¿Qué es el sistema de archivo alfanumérico?

Escrito por Aron Mejias ; última actualización: June 18, 2018

En el siguiente post informativo, podrán conocer qué es el sistema de archivo alfanumérico. Ya que este es una de las formas para organizar archivos en un el lugar de trabajo, y como otros métodos, dan al usuario una forma sistemática de guardar y acceder a información crucial cuando lo necesite.

No dejes de leer: diferentes formas de archivar documentos en un archivo

Un empleado emprendedor, está en la capacidad de hacer un sistema de archivo alfanumérico cuando se lo requieran hacer.

Estos empleados destacados en esa área en específica dentro de una empresa, son especialistas en ordenar de forma sistemática registros alfabéticos y numéricos por separado, por lo que hacer un registro alfanumérico correctamente es una tarea fácil que no les tomará mucho tiempo realizar.

La Combinación de los sistemas de archivos alfanuméricos y los archivos alfabéticos

Un sistema de archivo alfanumérico es una combinación de registro alfabético, el cual estará ordenado desde la letra A hasta la letra Z del alfabeto.

Por otra parte, un registro numérico estará ordenado desde el número menor hasta el mayor que pueda llegar a existir. Ahora bien, al lograr hacer una perfecta combinación de ambos sistemas de archivado, estarán creando un sistema de archivo alfanumérico.

¿Cómo funciona el sistema de archivo alfanumérico?

El sistema de archivo alfanumérico utiliza una combinación de nombres, estos, comúnmente son un sujeto y uno o varios dígitos.

Por lo general, los grandes sistemas alfanuméricos emplean acceso indirecto, lo que quiere decir que un índice o código deberá ser consultado para obtener un archivo.

Esos grandes sistemas, normalmente están automatizados. Ya que es demasiada información que una persona no podría manejar y si llegase a lograrlo, podría tardarse demasiado, lo que una máquina no.

Ventajas de usar un código en un acceso indirecto

Usar un código en un sistema de acceso indirecto acorta los nombres de archivos y aumenta la seguridad de un sistema, debido a que el usuario deberá conocer el código para solicitar archivos,

De igual forma que otros trabajos de oficina, este trabajo en los próximos años, será remplazado por una máquina, evitando así, la disminución de errores al momento de hacer un cálculo alfanumérico.

Desventajas de usar un sistema alfanumérico

Las personas que deciden realizar un sistema alfanumérico, necesitan mayor entrenamiento que al usar un método únicamente alfabético o numérico. Clasificaciones incorrectas son más comunes en este caso y más difíciles de corregir que en un sistema simple.

Lo más recomendable para evitar esto, es capacitar al personal pertinente donde se hacen este tipo de labores. Así por lo menos, asegurarán no tener que salir de ellos al ser cambiados por la nueva tecnología.

Un ejemplo del método de archivo alfanumérico

Un ejemplo fácil de entender, podría ser el método de archivo alfanumérico que se utiliza en el sistema de catalogación de la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos. Este utiliza sus materiales tanto con letras para identificar temáticas amplias y números para indicar asuntos específicos e información de estantería.

Logrando de ese modo, que al momento de requerir cualquier información la puedan encontrar de una forma óptima y eficaz.

La historia de los números

Los primeros registros de números escritos encontrados por el ser humano, datan de hace 5000 años atrás, este hecho ocurrió en el valle asiático de Mesopotamia.

2000 años después, los Sumeros que al parecer vivían muy cerca de aquellas tierras, lograron crear un sistema de escritura numérica conocida como cuneiforme. Posteriormente fue aceptado por otras naciones, por lo que fue adaptado por los mercaderes babilonios.

La manera como lograban hacer aquellos cálculos, requería el uso de un palo de madera con la punta con forma de triángulo, algo parecido a una flecha. Aparte, también necesitaban una tabla de arcilla para lograr hacer impresiones en ellas y así colocarlas al fuego para su cocción y conservación.

Te puede interesar: ¿Cómo recuperar archivos del baúl de Avast?

Con este práctico método, los babilonios se aseguraban no perder ningún detalle importante de alguna negociación pendiente o por hacer. Por otra parte, los egipcios, prefirieron escoger simbolizar categorías de números en base a 10.

La manera cómo funcionaba su sistema numérico, era muy diferente a las demás mencionadas. Aquí alternaban los números de izquierda a derecha para luego colocarlos de derecha a izquierda, es más, era un método muy parecido a como araban sus tierras.

Es por esta y muchas otras razones, que actualmente se deben tomar en cuenta todas las ventajas del sistema de archivo numérico usado hasta ahora. Esto evitará demoras a la hora de encontrar cualquier documento.

Este artículo fue escrito, editado y revisado exhaustivamente por el equipo de Cuida Tu Dinero con la finalidad de asegurar que los lectores reciban la mejor y más detallada información posible. Para enviarnos tus inquietudes, ideas o simplemente saber más acerca de Cuida Tu Dinero, escríbenos aquí.

Cite this Article A tool to create a citation to reference this article Cite this Article