Ventajas y desventajas de sistemas de archivo

Escrito por Jennifer VanBaren ; última actualización: February 01, 2018
Ventajas y desventajas de utilizar sistemas de archivo.

Los sistemas de clasificación ofrecen ventajas y desventajas en entornos de oficina. La mayoría de las empresas utilizan sistemas tradicionales, en los que los documentos en papel son almacenados en archivadores. El tipo más común de los sistemas de archivo es el sistema alfabético.

Propósito

Los sistemas de clasificación se utilizan para mantener los documentos organizados y para que los empleados puedan encontrarlos fácilmente. Éstos deben ser configurados de alguna manera y los empleados deben seguir el sistema utilizado.

Ventajas

Los sistemas de clasificación alfabéticos son un tipo de sistema fácil de enseñar y aprender. Los documentos se presentan en orden alfabético, por lo general ordenados por el nombre del proveedor. Cualquier empleado puede encontrar el documento que necesita siempre y cuando conozca el nombre del proveedor.

Desventajas

Una desventaja de este sistema es que los documentos son frecuentemente traspapelados. Otra de las desventajas es que si algún documento está clasificado bajo el primer nombre de un proveedor en vez de su apellido, los documentos son difíciles de localizar. Además, los cambios de nombre en las empresas no pueden ser registrados adecuadamente, causando también confusión.

Sobre el autor

Jennifer VanBaren started her professional online writing career in 2010. She taught college-level accounting, math and business classes for five years. Her writing highlights include publishing articles about music, business, gardening and home organization. She holds a Bachelor of Science in accounting and finance from St. Joseph's College in Rensselaer, Ind.

Créditos fotográficos

  • Ryan McVay/Digital Vision/Getty Images
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