Cómo preparar un presupuesto de capital

Escrito por Macarena Cansino Revisado por Karina Da Silva, Lic. última actualización: May 06, 2019

Todo nuevo emprendimiento, ampliación, reconversión, reestructuración y hasta las estrategias de consolidación ocupan grandes capitales que los financien.

Semejantes inversiones no pueden dejarse en manos de la improvisación, para su justificación, evaluación y regulación se emplean herramientas de planificación como estudios de factibilidad, planes de negocio y presupuestos de capital.

Un presupuesto de capital es una herramienta clave para determinar si una inversión a largo plazo vale la pena a nivel de financiación.

Sea en el contexto de los pequeños negocios o de las empresas globales, el presupuesto de capital es una pieza clave que permite la regulación de las inversiones significativas de una organización.

La elaboración de una herramienta de planificación tan importante demanda todo un proceso metódico para un cálculo certero de los costos de implementación o inversiones requeridas, los flujos de fondos estimados, los riesgos inherentes y las medidas de control.

Buildings.com nos presenta los atributos de un presupuesto de capital en términos muy concretos. Argumentan que el mismo debe ser “completo, preciso y significativo”, ya que se trata de una planificación que respalda y regula inversiones de largo plazo cuyo riesgo e incertidumbre puede comprometer la rentabilidad e incidir en toda la conducta del negocio en los próximos años.

Sin más preámbulo presentaremos para ti cómo preparar un presupuesto de capital completo, preciso y de significación.

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¿Qué es un presupuesto de capital?

El dinero o capital como otros factores productivos son finitos y siempre existirán diversas alternativas para invertirlo.

El presupuesto de capital es una herramienta de planificación y gerencia que brinda a potenciales inversores, acreedores y a la directiva de cualquier organización, una metodología para asignar el capital escaso a la opción de inversión de largo plazo de la manera más valiosa.

El capital ya sea por la vía del préstamo o de la venta de acciones es un recurso escaso y difícil de encontrar. Cualquier inversor, acreedor o directivo de una empresa debe ser realmente cuidadoso sobre las decisiones de inversión; estas son: dónde, cuándo y cuánto invertir.

Los dueños del capital deben procurar en todo momento que su dinero cree valor, generando retornos acorde a sus expectativas. La herramienta que soporta estas decisiones es precisamente el presupuesto de capital.

El presupuesto de capital es un proceso metódico, una planificación exhaustiva o de varios pasos que utilizan las empresas para determinar el valor de un proyecto o inversión y así conocer si su financiación se justifica.

Toptal.com nos explica en qué consiste esencialmente el presupuesto de capital: A través de esta metodología se lleva a cabo una comparación del costo o inversión requerida en un proyecto versus el flujo de efectivo generado por tal inversión.

Si el valor de los flujos de efectivo generados durante la vida útil del proyecto exceden a la inversión o el costo de implementación, existirá la posibilidad de crear valor por lo que pueden enfocarse esfuerzos, tiempo y dinero en buscar ese retorno o cumplir la expectativa bajo criterios de racionalidad y seguimiento constante.

La metodología de presupuesto de capital y sus componentes básicos de estimación de la inversión, cálculo de los flujos de fondos generados y métodos de valoración, determina un marco de acción para guiar las decisiones de inversión.

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¿Cuáles son los pasos para preparar un presupuesto de capital?

Antes de preparar un presupuesto de capital es muy importante que conozcas sus componentes y rubros fundamentales.

Para Toptal.com un presupuesto de capital se puede utilizar para analizar casi cualquier tipo de inversión, desde la compra de un equipo, a la inversión en operaciones ampliadas, de la creación de un nuevo negocio, a la compra de operaciones comerciales existentes, fusiones y adquisidores.

Ya sea que se trate de un proyecto de ampliación de capacidad productiva o espacio físico, la compra de activos productivos, el lanzamiento de un nuevo producto al mercado, un pequeño emprendimiento o la reestructuración o fusión corporativa, todo presupuesto de capital que se elabora para “regular” y evaluar esas inversiones sigue los siguientes pasos:

  • Identificar las necesidades de capital para los próximos años.
  • Determinar el monto total de la inversión.
  • Estimar los flujos de efectivo que devolverá la inversión.
  • Evaluar la inversión o posibles alternativas.
  • Medir avances, establecer controles y correctivos.

Identifica las necesidades de capital

Identifica los objetivos financieros, definiendo claramente las metas de desarrollo de capital de la organización e incluye un marco de tiempo de 3 a 5 años. Recuerda que la incertidumbre aumenta mientras mayor sea el horizonte de proyección.

Dale prioridad a tus necesidades y luego determina cómo afectará a tu presupuesto las distintas fuentes de financiamiento.

Debes diferenciar muy bien las necesidades a corto y largo plazo, y segregando las acciones o necesidades que deben ser manejadas por el presupuesto operativo, como reparaciones o mejoras menores, en comparación con aquellas que requieren nuevo capital de inversión.

Solicita apoyo para establecer las prioridades específicas de financiamiento. Ten en cuenta que no habrá suficiente dinero para financiar cada proyecto en la lista de tu organización, así que trabaja con otros miembros del comité financiero para establecer un criterio de evaluación para asignar prioridades.

Por ejemplo, las necesidades pueden ser medidas por su condición actual o por el uso de activos físicos como construcciones y equipos.

Por otro lado, puedes considerar qué proyectos elegir basándote en relaciones de costo/beneficio, en los factores de salud y seguridad o en el beneficio general para socios, empleados y la comunidad.

Metodologías de costo de oportunidad y costo diferencial pueden apoyar en éste paso.

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Determina el monto total de la inversión o gasto de capital

Recolecta los datos que permitan estimar el financiamiento necesario para los gastos de capital. Dependiendo del tipo de inversión podemos hablar de pre-inversión, inversión en activos fijos o gastos de arranque, cargos diferidos, investigación y desarrollo.

Considera la viabilidad de cualquier gasto de capital, como nuevas construcciones, reestructuraciones, nuevas locaciones, tecnología o maquinaria, considerando cuánto tiempo tardarás en recuperar el costo de cualquier inversión representativa.

Examina entre distintas alternativas y considera si la cuantía de la inversión se justifica o si hay formas de reducir el gasto de capital.

Si tu jerarquía de necesidades de inversión apunta a la compra de un activo productivo, como un vehículo de reparto, el monto de la inversión será el costo total del activo que se está adquiriendo.

El presupuesto debe describir con detalles cómo se financiarán los gastos individuales del capital. Un plan sólido de gastos necesita mostrar cómo será usado el dinero para cualquier mejora.

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Estima los flujos de efectivo que devolverá la inversión

Una vez que fijaste tu plan de inversiones prioritarias y conoces la cuantía del capital requerido, la metodología del presupuesto de capital precisa estimar los flujos de efectivo periódicos que la inversión generará durante su vida útil. Si es más de cinco años puedes limitarte a ese plazo.

Ya que muchos proyectos de capital tardan años en desarrollarse, a menudo se utilizan comparaciones anuales para evaluar el desempeño.

La decisión de invertir en nuevos proyectos o activos depende no sólo del costo a largo plazo de financiar el proyecto, sino que también recae en el flujo de caja que se espera que un proyecto genere con el paso de los años.

Recuerda que los flujos de efectivo son básicamente el ingreso neto adicionando las partidas que no representan salidas de efectivo como los gastos por depreciaciones.

Si la naturaleza de la inversión da cabida a un valor de salvamento o valor residual, éste se incluye como entrada de efectivo en el último período de la proyección.

Analiza los extractos financieros, incluyendo a la declaración de ingresos, la hoja de balance general y el estado de flujo de caja para tener una mejor idea de la salud financiera a largo plazo de la organización.

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Evalúa la inversión o las posibles alternativas

Financiar los gastos de capital con préstamos significa pagar más dinero en intereses. Por otro lado, no es una decisión inteligente que una organización financie toda la inversión con recursos propios.

Usar el dinero en caja puede afectar al flujo de la misma y reducir significativamente el capital de operaciones.

Si los fondos provienen de un acreedor, el servicio de la deuda se reflejará en el cálculo del flujo de efectivo.

La cuantía de la inversión o gasto de capital requerido se compara o contrasta con los flujos de efectivo proyectados a través de distintos métodos de evaluación de alternativas de inversión que toman en cuenta el valor del dinero en el tiempo.

Algunas herramientas de aplicación general usadas en la valoración de inversiones son:

Los análisis normalmente involucran el empleo de uno o varios de estos indicadores aplicados a uno o varios proyectos de capital.

Evaluar entre distintas alternativas implica analizar los proyectos potenciales disponibles y presupuestar sus flujos de efectivo proyectados.

Teniendo los insumos para el cálculo de indicadores como el valor presente de estos flujos de efectivo se determina y compara entre cada alternativa o proyecto.

Por lo general, la opción que ofrece el valor actual neto total más alto se selecciona o prioriza para la inversión

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Mide avances, establece controles y correctivos

Cuando la directiva de una organización decide seguir adelante con un proyecto de inversión, necesitará aparte del presupuesto de capital un plan de implementación.

El plan debe incluir un medio para sufragar el proyecto en cuestión, un método para seguimiento de los costos y un proceso para registrar los flujos de efectivo o los beneficios que genera el proyecto.

El plan de implementación requiere además de una línea de tiempo con hitos clave para el avance del proyecto, incluida una fecha de inicio, tiempo de ejecución y fecha de finalización, si corresponde.

Debes hacer un seguimiento del progreso al supervisar las operaciones regularmente a lo largo del año fiscal o tiempo de la implementación.

Planear proyectos de capital se trata tanto de evaluar los resultados como de seleccionar entre distintas alternativas. Estos deben ser completados dentro del marco de tiempo asignado y según los pasos descritos en el presupuesto.

Aunque crear un presupuesto de capital se centra en los planes a largo plazo, el progreso debe ser medido de forma rutinaria, ya sea diaria, semanal o mensualmente.

Si la ejecución se desvía de las previsiones, debes actuar para aplicar los correctivos necesarios. Algunas técnicas de control presupuestario también aplican durante la implementación de un presupuesto de capital.

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