Técnicas de control presupuestario

Escrito por Macarena Cansino Revisado por Karina Da Silva, Lic. última actualización: May 09, 2019

La elaboración de presupuestos es fundamental para planificar la ejecución correcta de un proyecto o negocio por parte de una empresa, un gobierno o incluso un individuo, pero esto a su vez implica la necesidad de contar con técnicas de control presupuestario que aseguren que esta planificación sea respetada y cumplida a cabalidad.

Como presupuesto se denomina un documento en el que un individuo u organización, pública o privada, expone su previsión de gastos y ganancias durante un determinado lapso de tiempo.

Por lo tanto, se identifica como una declaración formal de los recursos financieros que se manejarán y lo que se espera obtener por una actividad específica, por lo que tiene gran valor como herramienta de control financiero para el individuo u organización a la hora de ejecutar un proyecto o negocio.

Otra definición la explica como el plan de operaciones y recursos de una empresa, expresado en términos monetarios, que se formula con el objetivo de lograr ciertos objetivos en un plazo de tiempo predeterminado.

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En resumen, al hacer un presupuesto la empresa está planeando a futuro, previendo cuánto va a producir, cuánto va a vender, qué necesita para producir la cantidad de bienes o los servicios que desea y cuánto dinero tiene disponible para lograrlo.

Lo más importante es que también permite prever cuál será la ganancia obtenida de cada proyecto.

Elaboración del presupuesto

El presupuesto es un documento complejo, cuya elaboración requiere del uso de diversas herramientas. De estas, las tres más importantes son el ingreso, la hoja de balance y la declaración de flujo de efectivo.

En la mayoría de países se exige que los entes oficiales y privados presenten presupuestos a la hora de ejecutar proyectos financiados con dinero público. Estos presupuestos serán revisados a la hora de presentarlos dentro de la oferta del interesado en participar en el proyecto, luego debe ser aprobado por un organismo de control y una vez ejecutado, se someterá a un segundo control para detectar diferencias y buscar las causas de estas.

El problema es que una cosa es elaborar un presupuesto y otra muy distinta es lograr que se respete y se cumpla.

Para lograr esto, se debe aplicar un control de presupuesto o control presupuestario, que es el conjunto de acciones que se emprenden para la comparación entre los resultados generados, tales como gastos, recursos o tiempo invertido, respecto a las previsiones formuladas en búsqueda de posibles desviaciones y la aplicación de ajustes o correctivos.

La necesidad de usarlo es clara. En cualquier empresa, pero más aún en las de mayor envergadura o nivel de complejidad, los gerentes y directores deben realizar numerosas tareas que afectan de alguna manera su capacidad para ver claramente cómo evolucionan las operaciones y si los presupuestos hechos para cada una se están cumpliendo a cabalidad.

Por esta razón, existen en la contabilidad y en el manejo empresarial numerosas técnicas para levantar índices de gestión que permitan detectar desviaciones de los planes iniciales.

En este punto, el control presupuestario se convierte en un elemento indispensable para que las actividades de cada área de la empresa marchen según un plan prediseñado y en un tiempo preacordado.

Por normal, los presupuestos están basados en partidas de gastos fijos y partidas de gastos variables. Las partidas de gastos fijos reflejan aquellos que difícilmente variarán durante el tiempo estipulado en el presupuesto.

Las partidas de gastos variables reflejan los gastos sometidos a fluctuaciones de precios en el mercado, como las materias primas, combustible y otros que variarán según la inflación y que pueden influir en el cumplimiento del presupuesto hecho por cada área operativa d ella empresa.

Debido a la importancia de llevar elaborar y ejecutar correctamente los presupuestos, existen varias técnicas de control presupuestario muy usadas, especialmente el análisis de varianza, los centros de control y el pronóstico. Vamos a explicar en que consisten estas técnicas de control presupuestario.

Análisis de varianza en el control presupuestario

La técnica de control presupuestario más utilizada es el análisis de varianza. Esta técnica se basa en comparar el presupuesto original con los resultados actuales que se vayan obteniendo.

Con frecuencia se usan lapsos de tiempo de 30 días para levantar esta comparación, con un proceso de resumen de clausura cada trimestre.

Las varianzas o diferencias entre el presupuesto y los resultados actuales se observan, se señalan y se representan en gráficos y números. Con esta información, se puede luego tomar decisiones que ayuden a reducir los gastos o redistribuir los recursos para mantener las operaciones, gastos y ganancias dentro de lo inicialmente presupuestado o al menos lo más cercano posible.

Una ventaja de esta técnica es que reduce de forma exitosa la necesidad de ciclos de revisión comprensivos.

Centros de control presupuestario

En toda organización existen cuatro tipos de centros de responsabilidad: ingresos, gastos, beneficios e inversión. Estos a su vez están representados principalmente por el ingreso y el estado de flujo de efectivo.

Crear un centro de control presupuestario para cada una de estas áreas facilita mucho el seguimiento y rectificación de las operaciones de la empresa y el monitoreo continuo de los ingresos y el estado de flujo de efectivo.

De esta manera, se puede garantizar que las operaciones se ejecuten según el presupuesto inicial.

Los centros de control presupuestario permiten también medir la eficiencia operacional subyacente de una empresa al hacer mediciones de los presupuestos y logros de cada área.

Técnica del pronóstico

La técnica presupuestaria más importante es el pronóstico, que se expresa como un diálogo sobre qué se busca en el futuro y que será mas o menos exacto según la capacidad de análisis de quienes se encarguen de elaborar el presupuesto de la empresa.

Por tal razón, el buen uso de la técnica del pronóstico implica que cada gerente prepare planes detallados con los objetivos y recursos que considera que serán necesarios a corto, mediano y largo plazo.

Estas necesidades deberán compararse con el aspecto general para asegurar un alineamiento con los planes generales de la empresa.

¿Por qué es importante trabajar según un presupuesto?

En el mundo de la contabilidad y las finanzas no se puede trabajar sin una planificación previa. El presupuesto representa en muchas formas el resumen operativo y monetario de lo que la empresa espera lograr en un período de tiempo y de lo cual dependerá su éxito o su fracaso como unidad de negocio.

Trabajar con presupuestos parciales y globales permite a los dueños de una empresa planificar las operaciones y hacer un mejor uso de sus recursos iniciales, destinándolos solo a lo que permitirá cumplir los planes.

Si ocurre algún cambio, una comparación de los resultados con el presupuesto permitirá tomar decisiones y redirigir recursos técnicos, financieros o humanos a donde se necesite.

Además son útiles a la hora de medir el riesgo y disminuirlo.

Consideraciones

Los presupuestos se pueden clasificar de distintas formas según el tiempo cubierto por estos, ya sea corto o largo plazo.

En general, las empresas de gran tamaño y los gobiernos utilizan presupuestos a largo plazo.

También se dividen en flexibles o rígidos. Un presupuesto rígido no permite modificaciones en su contenido, ni siquiera en medio de fuertes cambios en el mercado, mientras que los flexibles si permiten hacer ajustes en cualquier momento que se requiera.

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Siempre es necesario realizar un seguimiento permanente a cada presupuesto una vez que está en marcha e ir comparándolo con los resultados obtenidos en el tiempo.

Además, todas las personas involucradas en el proceso productivo descrito en el presupuesto deben conocer los detalles del mismo para entender cuál será su participación y nivel de exigencia en el cumplimiento de las metas.

Esto incluye la realización de informes presupuestarios que se entregarán con regularidad a todos los involucrados y áreas de la empresa para que sepan si esta cumpliendo o no con lo estipulado y ayudarlos a tomar los correctivos necesarios.

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