Formulario W-2: Qué es, quién recibe uno y cómo funciona

Tu empleador te debe proporcionar cada año el Formulario W-2 del Servicio de Impuestos Internos (IRS por sus siglas en inglés), generalmente en enero, antes de que presentes tu declaración de impuestos personales del año anterior. Tu W-2 es un documento fundamental porque detalla las ganancias del último año, así como la cantidad de impuestos sobre la renta de todas las categorías, sean impuestos federales, impuestos estatales, locales o municipales, que ya pagaste sobre tus ganancias a través de la retención.

El Formulario W-2 contiene información sobre tus ingresos obtenidos así como la cantidad de impuestos retenidos.

Recibirás un Formulario W-2 por cada uno de tus lugares de trabajo si tienes más de uno.

¿Qué es la W-2?

El Formulario W-2 es una declaración informativa. Literalmente, es para informarte a ti y a otras partes clave como el IRS, la Administración del Seguro Social (SSA por sus siglas en inglés) y los gobiernos estatales, locales o municipales, sobre tus ganancias y lo que has pagado en impuestos durante el año a través de la retención que se hace a tus salarios.

También encontrarás otra información que es importante en la W-2, como cuánto podrías haber contribuido a tu plan de jubilación en el año, como un 401 (k), y lo que tu empleador podría haber pagado por tu cobertura de seguro médico. Esta información puede afectar tu ingreso sujeto a impuestos y debes tenerla a la mano para preparar con precisión tu declaración de impuestos. Solo ingresa la información en las áreas correspondientes de tu Formulario 1040 del IRS para completar tus impuestos cuando recibas tu W-2.

Es un error común pensar que tu empleador no tiene que enviarte una W-2 si te pagaron menos de US $600 en el año, pero esta regla se aplica a otros formularios de impuestos, como a los que pertenecen a la colección 1099. Por ejemplo, si un contratista independiente recibe US $600 o más por concepto de regalías, recibirá el Formulario 1099-MISC de parte de su empleador. Tu empleador debe darte a ti y al IRS una copia de tu W-2, independientemente de la cantidad que te pagaron por el año o si trabajaste tiempo completo o parcial.

Diferencia entre Formulario W-2 y Formulario W-4

Es probable que hayas completado un Formulario W-4 cuando comenzaste tu trabajo. El Formulario W-4 del IRS, conocido como el Certificado de retención del empleado, se usa para determinar cuánto debe retener tu empleador de cada pago de tu salario para cubrir tu obligación tributaria del año. Deberás enviar un nuevo Formulario W-4 a tu empleador cada vez que tengas algún cambio en tu vida que también modifique tu estado civil y tu situación fiscal, como casarte o tener hijos.

Anteriormente, podías calcular los "subsidios" en tu Formulario W-4, pero la Ley de Empleos y Reducción de Impuestos (Tax Cuts and Jobs Acts) los eliminó del código tributario en 2018, al menos hasta 2025. El IRS editó el Formulario W-4 en 2020 para adaptarse a este cambio. El nuevo formulario es mucho más fácil de entender y completar.

La W-2 y la W-4 tienen nombres alfanuméricos similares, pero son muy diferentes y tienen diferentes propósitos. Tu W-2 no es para que hagas ajustes a tu retención de impuestos sobre la renta. Solo puedes hacerlo en el formulario W-4.

¿Quién debe presentar una W-2?

El Formulario W-2 no se usa para informar los ingresos pagados a los trabajadores por cuenta propia o contratistas independientes. Ellos reciben un formulario del IRS diferente que detalla los pagos que se les hicieron durante el año. Solo recibirás un Formulario W-2 del IRS si se te considera un empleado y se te retuvieron impuestos de tu salario en cualquier momento durante el año.

Los trabajadores y contratistas independientes a veces realizan tareas iguales o similares, e incluso pueden trabajar a la par para la misma empresa. Sin embargo, los trabajadores tienen menos autonomía con respecto a cómo y cuándo se realiza su trabajo. El IRS tiene evaluaciones muy específicas que determinan quién es un contratista independiente y quién califica como empleado. Un indicador claro de que tu empleador te considera un empleado es si te pidió que completaras un Formulario W-4 cuando comenzaste a trabajar.

¿Cómo se consigue la W-2?

Los trabajadores generalmente reciben sus formularios W-2 en enero o principios de febrero del año siguiente al año fiscal. Por ley, los empleadores deben emitir los formularios W-2 a más tardar el 31 de enero. De lo contrario, enfrentan sanciones si no cumplen con la fecha límite.

¿Cuándo llega la W-2 2022?

Para las ganancias de 2022, la emisión del formulario W-2 vence el 31 de enero del 2023 . Consulta esto con tu empleador si no tienes tu W-2 disponible para esta fecha o poco tiempo después. La demora puede ser el resultado de que tu empleador tenga tu información incorrecta, como una dirección anterior si te mudaste recientemente.

Puedes comunicarte con el IRS si es necesario y la agencia se comunicará con tu empleador en tu nombre para localizar el formulario faltante si no lo has recibido antes del 15 de febrero.

Usar tu W-2 para preparar tu declaración de impuestos

Se usará la información de tu Formulario W-2 para completar tu declaración de impuestos en el Formulario 1040 cuando sea el momento, pero no todas las casillas en el Formulario W-2 se transferirán a tu declaración. Algunas de las casillas son solo informativas, como el número de identificación de tu empleador (EIN por sus siglas en inglés).

Sin embargo, vale la pena prestar especial atención a otras casillas, y algunas pueden requerir que presentes otros formularios de impuestos.

El IRS indica que aproximadamente el 90 por ciento de los contribuyentes presentan electrónicamente sus declaraciones de impuestos. No tienes que incluir tu W-2 cuando presentes tu declaración si eres uno de estos millones de contribuyentes. Sin embargo, ‌debes‌ proporcionar a tu proveedor autorizado de archivos electrónicos del IRS una copia de tu W-2 antes de que tu declaración electrónica se envíe al IRS.

Puede ser importante para ti guardar tu W-2 y una copia de tu declaración de impuestos en un lugar seguro en caso de que el IRS alguna vez decida examinar más a detalle tu declaración.

Casillas importantes del Formulario W-2

El Formulario W-2 incluye numerosas casillas y líneas, pero algunas son más importantes que otras para tu declaración de impuestos. Las casillas con letras en el Formulario W-2 te identifican a ti y a tu empleador:

  • La casilla a muestra tu número de seguro social.
  • La casilla b muestra el número de identificación del empleador.
  • La casilla c muestra el nombre y la dirección de tu empleador.
  • La casilla d es para los registros de tu empleador. Identifica un número de control que se vincula a tu archivo de procesamiento de nómina.
  • Las casillas e y f muestran tu nombre y dirección. Es recomendable que los verifiques para asegurarte de que sean correctos.

Las casillas numeradas corresponden a tus ganancias e impuestos retenidos:

  • La casilla 1 detalla tu salario, propinas y cualquier otra remuneración que hayas recibido. Esto se transfiere y se informa en la línea 1 del Formulario 1040 del IRS. Notifica a tu empleador si crees que esta cifra es incorrecta.
  • La casilla 2 contiene la cantidad total de impuestos sobre la renta federales que se retuvieron de tus ingresos. Esta cantidad se ingresa en la ​línea 25a​ de tu declaración de impuestos. Comunícate con tu empleador de inmediato y solicita un W-2 corregido si notas algún error aquí. Por lo general, puedes comparar la cantidad con tu recibo del cheque de pago final del año para verificar que sea correcto.
  • Las casillas 3 y 4 contienen tus salarios para efectos del seguro social y los impuestos de seguro social retenidos de tu salario por este concepto.
  • Las casillas 5 y 6 muestran tus salarios para efectos de Medicare y los impuestos de Medicare.
  • La casilla 7 muestra el monto de las propinas que reportaste a tu empleador.
  • La casilla 8 incluye cualquier dinero que te haya dado tu empleador por propinas procesadas en una tarjeta de crédito. Éstas se conocen como propinas asignadas.
  • La casilla 10 muestra los beneficios para cuidado de dependientes sujetos a impuestos que podrías haber recibido de tu empleador.
  • La casilla 11 informa las asignaciones que se te puedan haber hecho de un plan de jubilación no calificado o no gubernamental.

Consulta la información sobre cómo declarar los ingresos de propinas en el sitio web del IRS para que sepas cómo informar con precisión tus propinas.

Presentar la declaración sin tu W-2

El IRS te enviará el Formulario 4852, el Sustituto del Formulario W-2 conocido como Declaración de salarios e impuestos, o te indicará que lo descargues del sitio web del IRS si aún no recibes una W-2 de tu empleador después de haberle sido contactado por la agencia. El formulario te indica cómo usar tu último talón de pago del año como reemplazo de una W-2 para que puedas presentar tus impuestos antes de la fecha límite de abril.

Tu último talón de pago del año debe incluir gran parte de la misma información que se informa en tu W-2, así que puedes seguir las instrucciones del Formulario 4852 del IRS para aproximarte a tu W-2 y completar con precisión tu Formulario 1040 del IRS. Incluye una breve explicación de los intentos que se hicieron para localizar tu W-2 faltante antes de firmar y enviar el Formulario 4852. Explica cómo reuniste la información que usaste para completar el formulario.

Revisa tu declaración de impuestos para asegurarte de que lo que informaste sea exacto y coincida con la información de tu W-2 en caso de que recibas tu W-2 faltante después de haberla presentado con el Formulario 4852. Consulta con el IRS para saber si debes presentar el Formulario 1040X del IRS, conocida como la Declaración enmendada de impuestos de Estados Unidos sobre los ingresos personales, si detectas alguna discrepancia.

No todos los errores, como un error matemático, son motivo suficiente para presentar una declaración enmendada. Consulta con el IRS, en línea o a su número de teléfono de atención, o con un preparador profesional de impuestos calificado para obtener orientación.

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