Cómo llenar el formulario W-9 en español

¿Trabajas en Estados Unidos y te han pedido el formulario W-9? Muchas personas se sienten confundidas porque no saben si deben presentarlo y por qué es necesario. Pero no te preocupes, en CUIDA TU DINERO hemos preparado este artículo para despejar todas tus dudas sobre el formulario W-9: qué es, para qué sirve, quién debe completarlo, y mucho más.

De acuerdo al Servicio de Impuestos Internos (IRS por sus siglas en inglés), el formulario W-9 (‌form W-9‌), llamado Solicitud y Certificación del Número de Identificación del Contribuyente, sirve para proveer la información personal, es decir, el nombre, la dirección y el número de identificación del contribuyente (TIN) correcto a la persona que debe presentar una declaración informativa ante el IRS.

Es más utilizado por contratistas independientes a quienes una empresa les paga US $600 o más. También es usada cuando se requiere que una persona o entidad informe ciertos tipos de ingresos que no corresponden a un trabajo personal subordinado o como trabajador independiente.

El TIN para los ciudadanos de EE.UU., que operan como individuos, es su número de Seguro Social (SSN). Para otras entidades o negocios, el TIN será el número de identificación del empleador (EIN) asociado con el nombre del negocio o nombre comercial. Y para los extranjeros residentes y no residentes, sus cónyuges y dependientes que no pueden obtener un ‌Social Security Number‌ se debe solicitar un número especial de identificación individual del contribuyente (ITIN).

Un contratista independiente es una persona física o entidad que trabaja por cuenta propia, pudiendo ser, por ejemplo, de propietario único o de responsabilidad limitada (LLC), y es contratada para realizar trabajos o servicios a otra entidad, sea persona o empresa, como no empleado. Como regla general, según el ‌Internal Revenue Service,‌ si quien paga por tu trabajo solo tiene el derecho de dirigir o controlar tus resultados, más no el proceso para llegar a estos, entonces se te considera contratista o trabajador/a independiente. Como resultado, los contratistas independientes deben pagar sus propios impuestos de Seguro Social y Medicare y sus ingresos están sujetos al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

A muchos trabajadores no les quedan claras las diferencias entre un empleado fijo y un contratista independiente a los ojos de la ley estadounidense. Por eso hemos preparado esta tabla donde se aclaran dichas diferencias.

La información obtenida en un formulario W-9 se usa con mayor frecuencia para completar el formulario 1099, que contiene información sobre cualquier ingreso que pueda haber sido recibido por el titular del TIN que normalmente no figuraría en un formulario W-2, dado que este formulario solo se emite a empleados de una empresa.

Si tienes que llenar el formulario W-9 del IRS es porque eres trabajador/a independiente y tu empleador realizó una solicitud de número de identificación y datos necesarios para llenar el formulario 1099. Este se llena en los casos en que se haya pagado más de 600 dólares durante el año fiscal.

El formulario W-9 es un requisito indispensable al momento de hacer tu ‌tax return‌ como trabajador independiente. Debes tener en cuenta que cuando entablas una relación con una empresa, no figuras como parte de ella, aunque realices funciones similares a las de otros empleados. No obstante, aunque no haya un vínculo directo, la empresa o empleador debe justificar las transacciones hechas.

Este formato es solicitado en el caso de que una persona deba presentar una declaración informativa de ti sobre cualquiera de los siguientes tipos de ingresos:

• los ingresos pagados;
• las transacciones inmobiliarias;
• los intereses hipotecarios;
• la adquisición o el abandono de propiedad garantizada;
• la cancelación de una deuda;
• las aportaciones que realizaste a un arreglo IRA.

Como has podido observar, es necesario presentar el formulario W-9 del IRS como requisito para completar el formulario 1099. De hecho, si ya llenaste tu formulario W-9, es probable que más temprano que tarde la persona o empresa que paga tus honorarios te envíe el formulario 1099. En este, se declaran los pagos brutos y es vital para la declaración de impuestos que debes presentar como independiente al finalizar el año.

Cuando llenes el formulario 1099 debes incluir todos los montos reportados en tu ingreso bruto, pues estos son gravables, como lo son los de un empleado regular. La idea es que tengas especial cuidado con esta parte, porque si no declaras alguno de tus ingresos por los que debes pagar impuestos, es probable que te sancionen y aumente notablemente la cantidad que debes.

Algunos otros formularios de impuestos relacionados con el formulario 1099 que se presentan al IRS son los que te compartimos a continuación.

El formulario 1099-MISC se utiliza para reportar ingresos misceláneos que requieran una retención adicional, además de salarios, sueldos y propinas.

El formulario 1099-INT se utiliza para declarar los ingresos que ganaste por concepto de intereses.

El formulario 1099-DIV es utilizado por los bancos y otras instituciones financieras para informar dividendos y otras distribuciones a los contribuyentes.

Si tramitas un préstamo y lo recibes, no es necesario que incluyas esa cantidad en tu ingreso bruto, ya que después tendrás que devolver ese dinero al prestamista. Si el prestamista te cancela la deuda, entonces sí deberás incluir ese monto dentro de tus ingresos. En ese momento, el prestamista deberá emitir una forma 1099-C.

El Formulario 1099-G reporta el total de ingresos sujetos a impuestos que fueron emitidos por el Departamento del Desarrollo del Empleo (EDD) durante el año.

Si recibes pensiones de la Corporación de Garantía de Beneficios de Pensiones (PBGC), también deberás declararlas al IRS por medio del formulario 1099-R.

El Formulario 1099-K se utiliza cuando has recibido ingresos con tarjetas de pago, sea tarjeta de débito, crédito o de compra, o por liquidación de transacciones de redes de pago de terceros.

El formulario 1099-S se utiliza para declarar ganancias obtenidas por medio de transacciones de bienes raíces.

Toda empresa debe tener clara la importancia del formulario W-9, porque cada relación que se tiene con empresas o personas independientes, debe ser reportada como actividad financiera al IRS.

Es importante tener en cuenta que este formulario solo se le solicita a los ciudadanos estadounidenses, no importa si son nacidos en Estados Unidos, o si son extranjeros residentes. También incluye cualquier patrimonio nacional o fideicomiso, y cualquier empresa radicada en Estados Unidos. Puedes visitar el sitio web del IRS si quieres profundizar más en este tema.

También te puede interesar: Cómo calcular tasas de impuestos

El formulario W-9 no vence, ya que la persona que lo solicita (o tú, si lo solicitas a tus contratistas independientes) usará esa información para preparar otras declaraciones, como los Formularios 1099 y los Formularios 1098, así como para determinar si es necesario retener impuestos federales de los pagos que recibas.

Los formularios 1099 deben entregarse a más tardar el 31 de enero del año en curso.

El empleador sí necesita la información contenida en el formulario W-9 para poder emitir el formulario 1099.

Ahora que ya sabes qué es el formulario W-9, es importante que recuerdes que llenarlo es un requisito vital tanto si eres trabajador independiente, si en tu empresa recurren a servicios de personas externas, o si un contribuyente percibió ingresos de índole distinta al trabajo. Nunca puedes olvidar que evadir los impuestos constituye un delito y puede traer grandes represalias para las partes involucradas.

Si deseas obtener más información de valor sobre finanzas y negocios, te invitamos a seguir consultando los artículos de CUIDA TU DINERO.