Cómo calcular una nómina manualmente

Escrito por Ana P. Ferrari ; última actualización: October 15, 2018

El pago justo y oportuno del trabajo realizado por los empleados o trabajadores es más que un derecho.

Para muchos negocios pequeños, en especial empresas de un solo propietario, sigue siendo muy común calcular la nómina manualmente. Recordemos que las entidades de un solo propietario son la estructura más simple dentro de los tres tipos de propiedad mercantil.

Hacer el cálculo de la nómina manualmente puede implicar tal como imaginamos, llevar a cabo los cómputos nada más que con papel, lápiz y una calculadora o sumadora. Un método menos arcaico será llevar una hoja de cálculo en Microsoft Excel, lo cual, también puede considerarse un cálculo manual.

La opción alterna a tener que hacer la nómina manualmente será invertir en un software de nómina o un software de contabilidad que incluya entre sus módulos la nómina del personal en el lugar de trabajo. Opción que puede resultar un tanto costosa para negocios pequeños. O ¿qué tal si ocurre un fallo en el sistema? Siempre es bueno estar capacitado.

Dado que el cálculo de la nómina trae consigo el necesario conocimiento de una serie de contribuciones e impuestos de nómina por ley federal y estatal, es preciso que manejes muy bien la información para evitar conflictos y sanciones contra tu negocio.

No dejes de leer: ¿Cómo calcular cuánto gana una persona en un año?

¿Cómo hacer una nómina de personal a mano?

Un sistema de nómina manual es recomendado si tu nómina es pequeña, de 5 o a lo sumo diez empleados. Si entiendes los procedimientos de tramitación de nóminas y las leyes de impuestos de nómina, puedes procesar manualmente o en una hoja de cálculo una nómina con éxito.

Calculo del ingreso bruto

Lo primero que debes hacer es tener en cuenta el pago de por hora de los empleados. Por lo general, los empleados por horas completan una hoja de asistencia o fichan sus horas de llegada y salida con una tarjeta. Asegúrate de que el empleado y su supervisor (si corresponde) firme la hoja de asistencia.

Calcula el ingreso bruto regular, es decir en tiempo regular y el ingreso por horas extra, recordando que por disposición de la Ley de Normas Razonables de Trabajo (FLSA-abreviatura en inglés) según el Departamento del trabajo de los EEUU. La jornada laboral semanal es de 40 horas y cualquier exceso será considerado como horas extra pagadas como mínimo 1.5 veces la tarifa en tiempo regular.

Por ejemplo, imagina que tienes un empleado que gana $12 por hora y su hoja de asistencia refleja de lunes a sábado: entrada a las 8: 30 a.m., salida para el almuerza a las 12: 30 p.m., entrada del almuerzo a la 1: 30 p.m., salida a las 5: 30. El receso corresponde a una hora para comer. Págale ocho horas por cada día, lo que equivale a 48 horas durante la semana.

El cálculo de pago regular es el siguiente: 8 horas x 5 días (de lunes a viernes) = 40 horas x USD 12 la hora = $ 480 de pago regular bruto.

Para pago de horas extras calcula: 8 horas x 1 día (sábado) x (USD 12 la hora x 1.5 recargo de sobretiempo) = $ 144 extra de salario bruto.

Repite el procedimiento para cada trabajador pagado por horas.

Si tienes empleados trabajando como asalariados. Determina el salario de los de esos empleados.

Los trabajadores asalariados se les abonan la misma paga cada fecha, generalmente dos veces al mes. A veces, puede ser que tengas que deducir o prorratear su salario, como cuando se trata de un nuevo empleado y los casos de terminación de la relación laboral, o cuando el empleado ha tenido más días de reposo de los permitidos. Prorratea la paga del asalariado en base a su tasa diaria o salario por hora.

Por ejemplo, si uno de tus asalariados gana USD 63.000 anual, pagado cada dos semanas. Calcula la tasa por hora: USD 63.000/26 (periodos de pago) = USD 2.423,08 cada dos semanas / 10 días trabajados / 8 horas el día = $ 30,29 por hora.

Si multiplicas los USD 30,29 la hora por las 8 horas diarias, tendrás $ 242,32 por día. Que es lo mismo que realizar el cálculo diario directo:

USD 63.000/26 periodos de pago cada dos semanas/ 10 días = $242,32 por día.

No dejes de leer: ¿Qué es lo que paga el empleado en los impuestos sobre la nómina?

Cálculo de las deducciones, contribuciones e impuestos

Generados todos los ingresos brutos de los trabajadores, corresponde ahora determinar las deducciones legales, contribuciones e impuestos federales y estatales. Calculo que se debe llevar a cabo para cada empleado de forma individual.

El impuesto sobre la renta federal del empleado se basa en su estado civil y número de ingresos registrados en el Formulario W-4 y en las tablas de retención de impuestos que aparecen en la Circular E del IRS o servicio de rentas internas de los EEUU cuyos parámetros se revisan anualmente. Para el manejo de la información actualizada consulta la guía de impuestos al empleador en la página de la IRS. Usa ya sea el soporte de los salarios o el método de porcentaje para calcular el impuesto.

Realiza la retención de impuestos de Seguro Social (OASDI/EE) en un 6,2% por ciento del ingreso bruto de cada empleado, hasta la base del salario anual de USD 128.400. Recuerda que otro 6,2% debe ser aportado por tu parte como contribución patronal de modo que una cuantía del 12,4% de los ingresos brutos de cada empleado debe ser aportado como impuesto OASDI ante el Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS)

Debes retener además el impuesto de Medicare en un 1,45 por ciento de todos los salarios brutos e igualmente otro 1,45% por la vía de aporte patronal.

Si se aplican los impuestos estatales, utiliza el formulario estatal y las tablas de retención de impuestos estatales para calcular el impuesto. Algunas páginas web como Symmetry.com ofrecen un estimador de impuestos locales con base en la ubicación de tu negocio.

Para los embargos de salarios, sigue las instrucciones que aparecen en la documentación emitida por el acreedor y deduce en consecuencia.

Reduce deducciones voluntarias, tales como cuotas de estacionamiento, beneficios de salud y contribuciones de fondos de retiro. El resultado es la paga neta del empleado.

Paga días de beneficio tales como por vacaciones, enfermedad y días festivos a los empleados en la cuota de pago regular. Algunos negocios como incentivo pagan el doble por hora a sus empleados por las horas trabajadas en los días festivos reconocidos por la compañía, pero la ley no exige que lo hagan.

Este artículo fue escrito, editado y revisado exhaustivamente por el equipo de Cuida Tu Dinero con la finalidad de asegurar que los lectores reciban la mejor y más detallada información posible. Para enviarnos tus inquietudes, ideas o simplemente saber más acerca de Cuida Tu Dinero, escríbenos aquí.

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