Cómo calcular los costos operativos totales y el volumen del punto de equilibrio

Escrito por Macarena Cansino última actualización: September 23, 2019

Para lograr una rentabilidad satisfactoria, es indispensable conocer cuánto estás gastando, invirtiendo y ganando; para ello deberás conocer tus costos operativos totales y tu punto de equilibrio.

El gasto económico que implica elaborar, distribuir y vender productos, o prestar un servicio, está disperso en diferentes rubros. Por lo general, las empresas que elaboran productos son las que tienen más clara esta clasificación.

Sin importar el tamaño de la empresa o el volumen de sus ventas debes controlar el costo de operación. Entrepreneur.com destaca este aspecto entre sus tips para hacer rentable tu empresa.

Es necesario conocer los costos del negocio o empresa con el fin de asegurar la viabilidad de la misma así como el punto de equilibrio.

El punto de equilibrio te da el valor en cantidades vendidas o valor monetario con el cual ni pierdes ni ganas. Es la referencia con la cual puedes medir el nivel de ganancia que estás obteniendo.

Si sabes calcular tus costos operativos, puedes analizarlos y determinar cuáles pueden ser reducidos o eliminados. Emprendepyme.net propone algunas estrategias para optimizar los costos fijos de tu empresa.

Te presentamos una forma sencilla de conocer tus costos operativos totales y saber cuál es tu punto de equilibrio.

No dejes de leer: ¿Cómo calcular el costo fijo, el costo variable y los puntos relevantes?

Costos operativos y punto de equilibrio

Ambos cálculos te ayudarán a definir nuevos precios y mejorar tus ganancias, compararte con tus competidores y conocer tu margen de maniobra en precios.

Recuerda que los costos operativos totales de un negocio o empresa se clasifican en costos fijos y costos variables.

Aunque existe variedad de herramientas tecnológicas que te pueden ayudar a calcularlos, esto no te garantiza tener los menores costos.

Estos apoyos tecnológicos ayudan a desglosar los rubros que componen los costos y gastos de producción de tu negocio. La evaluación, el análisis e interpretación de los mismos, depende de tu criterio.

En algunos casos puede ocurrir que los costos variables se comporten como semi-variables dentro de un rango de producción específico. Igualmente ocurriría con los costos fijos, se mantienen fijos en un nivel dado de producción.

Considerar estas particularidades de los costos dependerá del impacto que ellos tienen en el proceso de elaboración del producto o servicio.

Tomar en cuenta los costos semivariables, estará sujeto al producto o servicio que se presta.

Respecto a los costos semi-fijos se identifican porque van variando con el transcurso del tiempo, no son constantes.

Un ejemplo de costos semi-variables es el servicio de teléfono. Este tiene como característica que se paga una renta fija, pero tiene una renta variable de acuerdo con los megas o minutos que se usen sobre un básico.

En relación con los costos semi-fijos se tiene como ejemplo la variación que se tiene en el tiempo de los alquileres o algún servicio público, producto de la inflación de precios.

Te presentamos el desglose de cómo están compuestos los costos.

No dejes de leer: Ventajas y desventajas del costeo variable

Costos operativos totales

En cualquier actividad económica se generan diferentes tipos de costos. Algunos de ellos son los costos operativos, están relacionados con el proceso de producción o de prestación del servicio.

El costo operativo por unidad (CU) resulta de la suma de los costos fijos (CF) más los costos variables (CV) divididos entre la cantidad producida (Q).

CU = (CFT + CVT) / Q

Pongamos un ejemplo: si se produjeron 10 unidades. El costo fijo total es de 100 USD y el costo variable total es de 75 USD.

Entonces, CU = (100 + 75) / 10 = 17,5 USD / Unidad

Costos operativos fijos (CF)

¿Cómo diferenciar los costos fijos de los variables en tu empresa?

Los costos fijos son todos aquellos que no tienen relación directa en lo que produces y vendes. Es decir, no varían ni dependen de la producción o del servicio que se preste.

A veces es confuso poder diferenciarlos. Sin embargo, la palabra clave para ello es preguntarnos si ese ítem tiene relación directa con el volumen de producción.

Otra manera de verlo es de acuerdo con la labor que se realiza. Por ejemplo, si trabajas en una oficina y prestas un servicio determinado, la energía eléctrica que consumes es costo fijo.

Por otra parte, si tu negocio es coser zapatos y se requiere energía eléctrica para el funcionamiento de la máquina, pasa a ser costo variable porque éste valor va a cambiar de acuerdo con la producción.

Algunos costos fijos

Seguidamente se presentan algunos rubros que por lo general son costos fijos. Aunque te sugerimos que analices cómo se clasifica en tu negocio o empresa, ya que cada uno tiene características diferentes.

Nómina de los empleados: se refiere a la mano de obra indirecta. Incluye todo trabajador que devenga un salario fijo, el cual no participa directamente en la producción. Aquí se incluye personal obrero, administrativo y de vigilancia.

También se incluyen los pagos formales exigidos en la legislación de cada país. Como aguinaldos, prestaciones, fideicomisos, jubilación, beneficios en bonos, uniformes o capacitación.

Pago de alquiler: cuando se tienen las instalaciones en un local alquilado o arrendado. También se incluyen los vehículos o camiones alquilados.

Servicios públicos o privados: Pago de energía eléctrica, teléfono, internet, televisión por cable, agua por tubería y potable, entre otros.

Póliza de seguros: son gastos incurridos para proteger las instalaciones o cualquier activo como carros, camiones, equipos o herramientas.

Costos financieros: intereses, comisiones, gastos de un contrato de crédito bancario.

Otros ejemplos de costos fijos:

  • Gastos en publicidad y promociones. 
  • Servicios programados de mantenimiento a equipos o maquinaria.
  • Suministros de oficina.
  • Amortización de la maquinaria.
  • Licencias o patentes. 
  • Impuestos municipales o nacionales.
  • Los permisos de funcionamiento o de uso.

A mayor volumen de producción, los costos fijos se van diluyendo entre cada unidad producida. Hasta que en un punto el costo fijo puede llegar a ser totalmente irrelevante.

Más sobre el tema: Costos fijos discrecionales vs. Costos fijos comprometidos

Ejemplo para el cálculo de costos operativos fijos

Se fabricaron 10 unidades de un producto, ¿cómo calcular el costo fijo unitario?

Veamos la descripción de los costos:

  • Nómina de personal y vigilancia  con un valor de 1.000 USD.
  • Publicidad  100 USD.
  • Servicios básicos con un valor de 50 USD.
  • Alquiler con un valor de 200 USD.
  • Comisiones con un valor de 40 USD.
  • Seguros con un valor de 100 USD.
  • Amortización con un valor de 20 USD.

CFT = Suma de todos los gastos

= 1.000 + 100 + 50 + 200 + 40 + 100 + 20

CFT = 1.510 USD

Y el costo fijo por unidad producida es CFU = CF / Q

CFU = 1.510 / 10 = 151 USD

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Costos operativos variables (CV)

Los costos variables son aquellos rubros que intervienen directamente en la fabricación y venta de tu producto o servicio. Es decir, la cantidad consumida depende directamente del nivel de producción.

A continuación se presentan algunos costos que generalmente se consideran variables en cualquier tipo de negocio o empresa.

Materias primas: todos los componentes de tu producto. Pueden ser parte del producto o un componente semi elaborado que es incorporado al producto final.

Materiales o insumos directos: puede ser que se requiera algún material o insumo adicional para elaborar el producto.

Mano de obra directa si se paga a destajo: son los trabajadores contratados por una remuneración basada en la cantidad de productos o unidades que realice.

Incentivos o comisiones por ventas: asociadas a resultados de la empresa.

Servicios: la energía eléctrica o cualquier servicio público o privado que presente variación o tenga relación directa con la producción; transporte, fletes, valor del seguro, valor de aduana e impuestos.

Envases o empaque: embalajes, empaques secundarios y etiquetas.

Si tu empresa no es de producción solo es de comercialización, el costo variable es el costo del producto que le pagas al proveedor.

La relación entre los costos variables y la producción, es directamente proporcional. En cualquier gráfica que represente el volumen de ventas contra los costos operativos totales.

Podrás ver los trazos de los diferentes costos. Costos fijos (CF), costos variables (CV) y costos totales (CT)

A medida que tu nivel de producción aumenta, los costos variables van a ser mayores.

Ejemplo para el cálculo de costos operativos variables

Vamos a un ejemplo para calcular costos variables.

Para la elaboración de 10 unidades de un producto se requieren los siguientes componentes:

  • Materia prima con un valor de 500 USD.
  • Empaques con un valor de 50 USD.
  • Etiquetas con un valor de 20 USD.
  • Embalaje con un valor de 15 USD.

Entonces CVT = 500 + 50 + 20 + 15 USD

CVT= 285 USD

Y el costo variable por unidad producida es CVU = CVT / Q

CVU = 585 / 10 = 58,5 USD

Punto de equilibrio

Para cualquier empresario, negociante o emprendedor, es importante conocer el punto de equilibrio.

Este le permite observar el comportamiento de las ventas y determinar a partir de cuantas unidades vendidas empieza a obtener ganancias.

Para calcular el punto de equilibrio de tu negocio, tienes que iniciar estableciendo el precio de venta unitario del producto o servicio que prestas.

Posteriormente tienes que calcular los ingresos.

Cálculo de los ingresos (I)

Los ingresos se calculan multiplicando el precio de venta unitario (PVU) por la cantidad de unidades vendidas (Q).

Con estos datos puedes representar la curva de ingresos o ventas. La relación entre estos valores es directamente proporcional.

I = PVU x Q

Si analizas una gráfica típica de punto de equilibrio, éste se encontrará en la intersección entre la curva de los costos operativos totales y la curva de los ingresos o ventas.

Es el punto donde se igualan la producción y las ventas, es una cantidad o nivel de producción “Q” en la cual, no se tienen ganancias ni pérdidas. Es el punto donde se logra cubrir los costos fijos y los variables.

Lo puedes interpretar se la siguiente manera.

Cualquier producción o venta que se realice por debajo del punto de equilibrio, genera pérdida para tu negocio o empresa. Y la producción que esté por arriba del punto de equilibrio, va a generar ganancias.

Punto de equilibrio en unidades

Al restar el costo unitario variable del precio unitario del producto, se obtiene el margen bruto de ganancia. Medida que nos ayudará a saber cuánto de esa proporción cubre tus costos fijos.

De esta manera puedes calcular cuántos productos necesitas vender para cubrir el costo fijo.

Recuerda, el punto de equilibrio se obtiene cuando los ingresos son iguales a los costos totales.

PVU x Q = CFT + CVU x Q

PVU x Q – CVU x Q = CFT

Q x (PVU-CVU) = CFT

Q = CFT / (PVU – CVU)

La anterior ecuación corresponde al punto de equilibrio en unidades PEQ

No dejes de leer: La importancia de alcanzar el punto de equilibrio en las finanzas del negocio

Punto de equilibrio en valor monetario

Ya se tiene el punto de equilibrio en unidades PEQ y se tiene el precio de venta unitario PVU, con ello es posible determinar el punto de equilibrio en efectivo.

PE en dinero = PEQ x PVU

Ejemplo del cálculo del punto de equilibrio en unidades

Dado un precio de venta (PUV) de 150 USD/unidad, costos fijos totales (CFT) de 1.510 USD y costo variable por unidad (CVU) de 58,5 USD.

PEQ = CFT / (PVU – CVU)

PEQ = 1.510 / (150 – 58,5)

PEQ = 16,5 unidades

Esto quiere decir que para alcanzar el punto de equilibrio se debe vender 16,5 unidades o prestar 17 servicios. Lo que indicaría que al alcanzar esta meta no habrá pérdidas ni ganancias.

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Ejemplo del cálculo del punto de equilibrio en valor monetario

Con el anterior ejemplo, se calculó el punto de equilibrio en unidades, resultando 16,5 unidades.

También se conoce el precio de venta unitario de 150 USD. Podemos ahora estimar el punto de equilibrio en unidades monetarias.

Punto de equilibrio (PE) en unidades monetarias = PEQ x PVU

PE = 16,5 x 150 = 2.475 USD

Este monto representa el valor de ventas que se deben alcanzar para que no haya pérdidas.

Los resultados permiten deducir que el punto de equilibrio se logra vendiendo 16,5 unidades, generando un ingreso 2.475 USD.

Tienes así una medida, una meta obligatoria.

Las ventas que superen esta cantidad, generarán ganancias al negocio, en su defecto, cualquier valor por debajo de estas produciría pérdidas.

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