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Cómo hacer una base de datos de ingresos y de gastos en Excel

Escrito por Estefanía Mac Revisado por Karina Da Silva, Lic. última actualización: May 23, 2019

Microsoft Excel puede ser una excelente herramienta para crear el presupuesto que necesitas para darte una idea de tus ingresos y gastos. Crear una base de datos que detalle tus ingresos y gastos mensuales, proporciona información valiosa que puedes utilizar para controlar tus gastos y encontrar maneras de reducirlos y sacar el máximo provecho de tu dinero.

¿Por qué hacer una base de datos de ingresos y gastos?

Tomarse el tiempo para rastrear y analizar tus ingresos y en qué los gastas es un elemento crucial para administrar tus finanzas personales.

Al hacerlo, eres capaz de verificar si existen gastos innecesarios que pueden ser recortados, además de administrar y asignar más eficientemente tus recursos financieros, asegurando así obtener siempre el máximo de tus ingresos.

Por otro lado, rastrear y analizar tus ingresos y gastos también hace que sea más fácil establecer objetivos financieros.

Por supuesto, antes de crear una base de datos de ingresos y de gastos, tienes que registrarlos.

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Reuniendo la información necesaria

Para poder armar tu base de datos de ingresos y de gastos en Excel, es necesario que reúnas toda la información necesaria. Para ello, busca y recolecta todos tus comprobantes de pago y la documentación de cualquier otra fuente de ingresos que recibas.

También es necesario que reúnas todas tus facturas mensuales, incluyendo los costos esenciales, tales como pagos de alquiler o hipoteca y servicios públicos, junto con los recibos de los gastos discrecionales, como comidas en restaurantes y gastos de entretenimiento.

Armando la base de datos

  1. Abre una nueva hoja de cálculo de Microsoft Excel. Dale un nombre descriptivo, como "Presupuesto Mensual" o "Ingresos y Gastos" y guárdalo en tu disco duro o en algún recurso compartido de red.
  1. Introduce la etiqueta "Ingresos" en la parte superior de la hoja de cálculo, a continuación, lista cada fuente de ingresos en una línea separada. Luego, registra la cantidad del ingreso mensual de cada fuente en la siguiente columna.

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  1. Crea una fórmula para sumar todas las fuentes de ingreso. Si tus fuentes de ingreso se enumeran desde las celdas B2 a la B5, la fórmula sería "= SUMA (B2: B5)", la que se ubicaría en la celda donde deseas que aparezca el total.
  1. Introduce la etiqueta "Gastos" en la siguiente hoja de tu base de datos. Ingresa cada uno de tus gastos en una línea separada. Divide cada gasto tanto como sea posible. Por ejemplo, divide los costos de comida en tiendas de comestibles, comida para llevar y comidas en restaurantes, en lugar de utilizar una categoría que una todos los gastos de alimentos. Ingresa el monto de cada gasto en la siguiente columna.
  1. Crea una fórmula para sumar todos tus gastos mensuales. Si tus gastos están enumerados desde la celda D2 hasta la celda D15, la fórmula sería "= SUMA (D2: D15)", la que se ubicaría en la celda donde deseas que aparezca el total.
  1. Resta tus gastos mensuales totales de tu ingreso mensual total. Si tu ingreso total está en la celda B15 y tus gastos totales se muestran en la celda D15, la fórmula sería "+B15-D15", con la cual obtendrás la diferencia. Compara tus ingresos con tus gastos y busca la manera de recortar tu presupuesto y liberarlo de gastos adicionales.

¿Qué se puede incluir en la base de datos?

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En una base de datos de Excel puedes incluir, básicamente, todas las categorías de ingresos y gastos que poseas. Una hoja de cálculo de Excel dedicada a administrar los ingresos y los gastos de una persona puede desglosar categorías como:

  • Ingreso principal
  • Ingreso secundario
  • Ingreso recurrente
  • Becas
  • Prestamos
  • Utilidades
  • Gastos médicos y dental
  • Gastos en transporte y automóvil
  • Comestibles
  • Gastos del hogar
  • Entretenimiento
  • Impuestos
  • Retiros en cajeros automáticos

Para tomar en cuenta

  • Si nunca has usado una hoja de cálculo, no te dejes intimidar, ¡no son difíciles de usar! Sí, las hojas de cálculo son herramientas extremadamente poderosas para aquellos que saben cómo aprovechar todo lo que tienen para ofrecer. Pero para la mayoría de las personas, los conceptos básicos necesarios para realizar un seguimiento adecuado de los gastos se pueden aprender en menos de 30 minutos.

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  • Si recién estás comenzando, es importante que tengas al menos una hora disponible al mes para que puedas reunir la información necesaria y actualizar los datos de la hoja.
  • Al actualizar con frecuencia tu base de datos de ingresos y gastos, no solo podrás detectar rápidamente cualquier error potencial en tus estados de cuenta, sino que también evitarás quedarte atrasado en tus deberes financieros.
  • Si no es un experto en Excel, no hay necesidad de desesperarse; Microsoft tiene una gran cantidad de plantillas de hojas de cálculo de presupuestos para que las descargues y modifiques según tus necesidades.

Puedes también crear una base de datos de ingresos y gastos en Google Sheets. Para ello, necesitas una cuenta Gmail. La mayor ventaja de este programa es que, al estar totalmente en la nube, puedes tener acceso al archivo desde cualquier dispositivo conectado a internet, además que todos los cambios se guardan automáticamente.

Este artículo fue escrito, editado y revisado exhaustivamente por el equipo de Cuida Tu Dinero con la finalidad de asegurar que los lectores reciban la mejor y más detallada información posible. Para enviarnos tus inquietudes, ideas o simplemente saber más acerca de Cuida Tu Dinero, escríbenos aquí.