Cómo crear un presupuesto familiar en Excel

Escrito por Macarena Cansino Revisado por Karina Da Silva, Lic. última actualización: May 13, 2019

Administrar los ingresos y gastos en tu hogar puede ser una tarea complicada y difícil, pero necesaria para asegurar la salud financiera de tu grupo familiar. Al igual que una empresa o unidad de negocio, las finanzas de tu casa pueden controlarse a través del uso de un presupuesto familiar, que ayudará a tener en claro cuánto dinero ingresa y cuánto sale cada mes.

El presupuesto familiar no implica muchos conocimientos de contabilidad. De hecho, hoy puedes elaborar un presupuesto familiar en Excel, la hoja de cálculo de Microsoft que seguramente tendrás en alguna computadora en tu casa.

Al elaborar un presupuesto familiar en Excel ahorras tiempo y esfuerzo para la transcripción de los datos financieros, pero lo más importante, es que te ayudará a planificar el gasto para no incurrir en endeudamientos que puedan poner en riesgo la propiedad de tu vivienda, vehículos y otros bienes.

Lo más importante es que te ayudará a planificar el ahorro para los gastos futuros, como la educación de tus hijos, mejoras en la infraestructura de tu casa o un cambio de vehículo, entre muchas otras necesidades que puedas tener.

El uso de un presupuesto familiar es importante no solo en tiempos difíciles, sino también en tiempos de bonanza, pues ayudan a tener disciplina financiera y prever cualquier situación futura que pueda afectar la capacidad de padres o responsables del hogar para mantenerlo.

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Elaborar un presupuesto familiar en Excel ayuda a esa gran mayoría de personas no son expertas en contabilidad. El programa informático Excel, es una hoja de cálculo electrónica que forma parte del paquete Office de la empresa Microsoft y el cual se ha consolidado como el más usado a nivel mundial.

Con Excel puedes llevar fácilmente tu presupuesto familiar en una hoja electrónica y administrar y supervisar el dinero de tu hogar de forma responsable y productiva. Vamos a explicarte la manera más sencilla de crear una hoja de cálculo Excel en la que puedes colocar todos los datos de ingresos y gastos de tu hogar y visualizar la situación financiera de tu familia.

¿Cómo elaborar un presupuesto familiar con Excel?

La forma más fácil es a través del uso de plantillas, o documentos pre-formateados que se pueden usar como base para crear todo tipo de cartas, tesis de grado, hojas de cálculo, presentaciones y muchos otros tipos de documento que puedas necesitar en tu hogar u oficina.

a) Abre el navegador de tu computadora y accede a la página del Centro de Descarga de Plantillas y Temas de Microsoft Office.

b) Justo bajo el título de la página se encuentra un cajón donde puedes poner una palabra o grupo de palabras clave para buscar lo que necesitas. Allí escribe las palabras “presupuesto familiar” y pulsa en el icono de una lupa que se encuentra a la derecha de ese cajón.

c) La página te mostrará varias plantillas relacionadas con presupuestos familiares. Escoge la que consideres más adecuada pulsando sobre ella.

d) Ahora se te mostrará información adicional sobre la plantilla que has seleccionado y tendrás la posibilidad de descargarla en tu disco duro.

e) Una vez descargada la plantilla, ábrela con Microsoft Excel. Recuerda que ante tí aparecerá una página pre formateada en forma de presupuesto familiar genérico, posiblemente con muchos títulos en inglés.

f) Personaliza el presupuesto con tus detalles específicos de gastos e ingresos familiares y guárdalo con otro nombre.

Cuanta más información y detalle introduzcas sobre tus hábitos de gasto, más fiable y efectivo será tu presupuesto.

Al respecto, es recomendable que distingas gastos e ingresos según una lista de categorías, como por ejemplo esta simple lista genérica:

a) Salarios

b) Ingresos adicionales

c) Gastos de Alimentación

d) Gastos en Ropa y Calzado

e) Gastos del hogar (servicios públicos)

f) Gastos en Medicinas y Salud

g) Gastos de Transporte y Combustible

h) Pagos de deudas (hipotecas, seguros)

i) Gastos en Educación

j) Ahorros bancarios

k) Dinero reservado para Fondo de Gastos Eventuales

l) Gastos de Diversión

m) Otros gastos

Esta es solo una lista genérica. Puedes incluir o eliminar cualquier categoría que desees, pues el objetivo es que el presupuesto esté adaptado a tus necesidades, ¡incluso si tu hogar es de una sola persona!.

Asegúrate de que tu pareja e hijos entiendan también el presupuesto familiar y cuánto está permitido gastar en cada categoría. Sin su participación total, el presupuesto no será efectivo.

Tips para elaborar tu presupuesto familiar

Empieza por definir cuánto dinero tienes en tu banco, en efectivo y en tu billetera el último día de cada mes. Igual debe hacer tu pareja si son dos los que mantienen el hogar.

Supongamos que tienes US$ 950 en tu cuenta bancaria y en tu billetera tienes otros US$ 300. Esto da un total de US$ 1.250. Sobre esta cifra es que vas a planificar el presupuesto del mes siguiente, es decir, sobre el dinero que tienes el último día de cada mes.

El dinero que recibirás en los días siguientes se sumará luego al presupuesto. Por ahora vas a usar solo el dinero disponible el 30 de cada mes.

Estos US$ 1.250 deberán ser distribuidos a las categorías de gastos que has elaborado. ¿Qué pasa con el dinero, que recibirás en breve? Nada todavía. Lo agregarás al presupuesto más tarde cuando lo tengas.

A continuación, vas a asignar este dinero a las categorías específicas de gastos que son más importantes y que no puedes eludir, como pago de hipoteca, alquiler, alimentación y medicinas.

De esta manera podrás ver si lo que tienes a final de cada mes te permite cubrir las necesidades de tu hogar o no. En caso negativo, es evidente que tu nivel de ahorro es insuficiente y deberás revisar bien en qué utilizas el dinero que recibes durante el mes por salarios y otros ingresos que puedas tener.

¿Cuál es la importancia de seguir un presupuesto familiar?

Una de las razones por las cuales la mayoría de las familias no se preocupan por hacer un presupuesto mensual y seguirlo es porque consideran que esto es innecesario y no entienden las razones por las cuales habría que dedicarse a la tarea de “sentarse a transcribir los datos sobre gastos”, lo que consideran una pérdida de tiempo.

El problema es que un presupuesto familiar es mucho más que una simple tabla de gastos e ingresos. Su verdadero objetivo es ayudar a diagnosticar la situación real financiera del grupo familiar y establecer un plan de gastos que permita darle el mayor valor y utilidad a cada dólar, peso o la moneda de uso en el país donde se vive, gastándolo solo en aquello que realmente sea necesario.

Otra ventaja es que no solo se anotan los gastos fijos como alquiler, pagos de hipotecas, primas de seguros de vivienda y vehículos y otros similares, sino también esos gastos ocasionales que poco a poco van menguando los ahorros de la familia y que podrían eliminarse o reducirse con un poco de conciencia y disciplina.

El presupuesto permite también mejorar el plan general de gastos y ahorro de la familia, según como vaya evolucionando la situación. Por esta razón muchos expertos afirman que el presupuesto es un plan para el futuro, no para el presente.

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Resumiendo estas consideraciones, se puede decir que existen dos grandes razones que justifican el elaborar y aplicar un presupuesto familiar:

Ayuda a conocer el verdadero nivel de los gastos y verificar cuánto es lo que ingresa a la familia cada mes y a cual categoría corresponden los diferentes haberes y deberes. De esta manera, se puede ajustar el gasto según las necesidades reales de la familia.

Permite planificar qué hacer con el dinero que se tiene, tanto en ahorros como en excedentes mensuales al reducir los gastos cada vez más.

Esto permite a muchas familias invertir en nuevas formas de ingresos, reducir el tiempo para pagar deudas pendientes con bancos o entes financieros o planificar un gasto futuro en educación o mejoras físicas a la casa.

Este artículo fue escrito, editado y revisado exhaustivamente por el equipo de Cuida Tu Dinero con la finalidad de asegurar que los lectores reciban la mejor y más detallada información posible. Para enviarnos tus inquietudes, ideas o simplemente saber más acerca de Cuida Tu Dinero, escríbenos aquí.