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3 factores para hacer presupuestos

Escrito por Macarena Cansino Revisado por Karina Da Silva, Lic. última actualización: April 29, 2019

Un presupuesto es “la expresión en números de un plan para un tiempo determinado” quizás no exista definición más simple y concreta para un presupuesto.

Gracias al proceso de presupuestación empresas e individuos generan una guía, un curso de acción para procurar sus ingresos y ejecutar sus gastos bajo un criterio de racionalidad y eficiencia.

Cuando elaboramos un presupuesto familiar, procuramos apegarnos a él, prevemos cuales serán nuestros ingresos, qué costos debemos encarar y su cuantía. El presupuesto es clave para la economía y las finanzas del hogar.

Si encontramos alguna desviación entre lo que pronosticamos y la realidad, nos abocaremos a hacer ajustes o aplicar correctivos.

De la misma forma proceden las empresas. Una organización de trabajo formula presupuestos maestros, presupuestos de ingresos y gastos, de compras, producción y materiales, de capital e inversiones, entre otros más. Todos con el firme propósito de planificar y controlar sus operaciones.

Formular un presupuesto y seguirlo permite a personas y empresas apegarse a un plan para alcanzar sus metas de ingresos, control de gastos, ahorro e inversiones.

En fin, un presupuesto es una poderosa herramienta de planificación, organización y control en la consecución de un propósito.

Hagamos una revisión de al menos 3 factores para hacer presupuestos, entre otras consideraciones para lograr un proceso de presupuestación eficaz.

No dejes de leer: ¿Cuáles son las principales características de un presupuesto?

¿Qué es un presupuesto y para qué sirve?

Hemos dicho en nuestra introducción que un presupuesto es una herramienta esencial de planificación y control aplicable tanto al contexto familiar como empresarial y para este último a todos los niveles y áreas fundamentales.

Los presupuestos no solo son monetarios, también pueden referirse a recursos físicos o temporales. Aunque la gran mayoría de los presupuestos se presentan en términos monetarios y persiguen ganar un control exhaustivo sobre los flujos de dinero.

En el plano familiar o personal cuando creas un presupuesto y lo sigues tienes el pie de apoyo para saber en qué has gastado cada dólar. Apegarte a un presupuesto te permitirá pagar tus facturas a tiempo, mejorar tu puntaje de crédito y alcanzar tus metas financieras de ahorro e inversión.

Análogamente las empresas a partir de las herramientas de presupuestación buscan cumplir sus metas de participación de mercado y ventas, controlar sus recursos materiales y financieros, procurar las mejores inversiones de capital y hacer seguimiento de sus gastos y desembolsos.

Podemos definir un presupuesto como la presentación en términos cuantitativos, generalmente monetarios de un plan a ejecutarse en un horizonte de tiempo determinado que se elabora con fines previsivos.

El Instituto Colegiado de Contadores Gerenciales, originalmente “Chartered Institute of Management Accountants” o CIMA define al presupuesto como: “una expresión cuantitativa de un plan por un período de tiempo definido que puede incluir una planificación de ventas o ingresos, cantidad de recursos, costos y gastos”.

En términos expresamente dinerarios un presupuesto es una suma de fondos que se asignan para un propósito en específico, bajo un plan de gastos determinados y la propuesta sobre cómo cumplirlo.

Para Yourarticlelibrary.com el presupuesto se prepara con antelación sobre la base de un plan de acción y una serie de objetivos alcanzables.

No dejes de leer: La importancia del presupuesto para el negocio

El presupuesto en el plano personal

Un presupuesto en el contexto de finanzas personales es un plan de gastos realista para el dinero que ganas.

Crear un presupuesto te permite decidir con antelación cómo vas a gastar tus ingresos y poder saber adónde va el dinero.

El dominio británico Money Advice Service nos resume las ventajas de realizar un presupuesto familiar o personal:

  • Te permite conocer con exactitud cuánto dinero llevas a casa.
  • Te ofrece claridad de cómo gastarás tus ingresos.
  • Controlas tus gastos previsivamente.
  • Haces ajustes acorde a tus prioridades financieras.
  • Mejoras tu capacidad para ahorrar y pagar tus deudas.
  • Te conviertes en una persona previsiva y organizada financieramente.
  • Organización y previsión redundan en mayor posibilidad de préstamos futuros, emprender tu propio negocio o adquirir una propiedad.

Con un presupuesto, sabrás con antelación si los fondos son o no suficientes para pagar todos los gastos y facturas del mes y tendrás más tiempo para responder a imprevistos, tomando pasos correctivos inmediatos para reducir posibles impactos.

Si ganas más de lo suficiente como para pagar todas las necesidades de tu familia, un presupuesto puede mostrarte exactamente cuánto tienes para gastar, ahorrar o invertir en aras de aumentar tus ingresos.

No dejes de leer: Una lista de gastos personales para un presupuesto familiar

Diferentes tipos de presupuesto empresariales

A partir de la información que te hemos presentado hasta ahora puedes inferir que hay dos contextos generales para los presupuestos: El presupuesto familiar o personal y los presupuestos organizacionales.

Estos últimos pueden aplicar a todo tipo de ente productivo desde la más pequeña empresa, pasando por las grandes corporaciones públicas o privadas y hasta los gobiernos.

Dependiendo del propósito o finalidad y su alcance, hay diferentes tipos de presupuesto. El Instituto Colegiado de Contadores Gerenciales (CIMA) nos resume los siguientes:

Presupuesto maestro

En cuanto ámbito de acción y jerarquía el presupuesto maestro está en la cúspide de la cascada.

Un presupuesto maestro consolida a toda una serie de presupuestos secundarios o subsidiarios conocidos como los presupuestos funcionales. Guarda estrecho vínculo con los estados financieros del negocio, en especial respecto a los ingresos y beneficios, así como el estado de flujo de efectivo.

De ellos se extrae la información histórica necesaria, que se ajusta con base en las tendencias del mercado y futuras perspectivas financieras.

Presupuestos funcionales

Como su nombre alude un presupuesto funcional abarca una función específica de la organización como mercadeo, ventas, producción, finanzas, personal.

Para cada área funcional se tendrá un presupuesto separado cuya formulación, administración y control es responsabilidad de un gerente funcional.

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Presupuestos operativos

En el ámbito más específico o minucioso tendremos los presupuestos operativos, tienen por alcance un aspecto dentro de un área funcional y se consolidan para formar los presupuestos funcionales.

Entre los presupuestos operativos podemos tener:

  • Presupuesto de compras: prevé todos y cada uno de los insumos necesarios para dar soporte a la operatividad del negocio.
  • De costos de venta y distribución: una previsión de los gastos inherente a las ventas y la distribución de los productos de una empresa durante el período determinado.
  • Programa de producción: Generalmente presentado en unidades físicas, muestra el detalle de las cantidades de artículos que deben producirse para alcanzar las metas o previsiones de ventas.
  • Presupuesto de costos de producción: El detalle de los costos de materiales, mano de obra y gastos generales para alcanzar el plan de producción.
  • Presupuesto de mano de obra: estimación del número de empleados y los tipos o perfiles requeridos para lograr el resultado o meta de producción y ventas.  
  • De gastos generales: El detalle estimado de los gastos fijos y variables en los que se incurrirá durante un período presupuestario.

Otros presupuestos empresariales:

Entre otros presupuestos que encontramos dentro de las empresas están:

El presupuesto de capital que prevé los desembolsos significativos que la empresa deberá realizar para inversión fija en el mediano o largo plazo.

Presupuesto de investigación y desarrollo: dependerá de la naturaleza del negocio o giro de la empresa, son desembolsos de rigor que la dirección lleva a cabo en nuevas tecnologías, productos o servicios.

También existe la distinción entre presupuestos fijos o estático versus presupuesto flexibles.

El presupuesto estático es aquel diseñado para permanecer sin cambios, sea cual sea el volumen de contrataciones, producción o negocios alcanzados. Como consecuencia no prevé ningún tipo de ajuste en los cambios de actividad o eventualidades.

Un presupuesto flexible por su parte, es aquel que admite ajustes en función a posibles correctivos, cambios en los niveles productivos o eventualidades.

Entre las ventajas de un presupuesto flexible está su distinción entre costos fijos y variables, está diseñado para cambiar adecuadamente, admite correctivos respecto a la actividad real haciendo más efectiva la gestión.

No dejes de leer: El concepto de presupuesto y control de presupuesto

Los 3 factores fundamentales para hacer presupuestos

Una vez presentados suficientes argumentos inherentes a los presupuestos, podemos hablar de tres factores que debes considerar al hacer un presupuesto para poner a tus finanzas y las de tu negocio en orden.

Cálculo o estimación de tus ingresos mensuales

El primer paso fundamental que debes dar para elaborar un presupuesto es conocer con exactitud cuánto llevas a casa cada mes.

Aunque para una solicitud de préstamo y otros documentos oficiales a menudo se exigen tus ingresos brutos, tu presupuesto mensual estará basado exclusivamente en tus ingresos netos, ya que no tienes acceso al dinero que haya sido deducido de tu cheque.

Si te pagan cada semana, multiplica tu cheque por 52 y divídelo entre 12 para obtener un valor mensual.

Si te pagan cada dos semanas, multiplica a la cantidad del cheque por 26 y divide el resultado entre 12 para averiguar cuánto ganas mensualmente.

Adiciona cualquier otra fuente de ingresos extra como intereses por inversiones, trabajos eventuales, alquileres u otra actividad productiva. Debes por ende precisar tus fuentes de ingresos y su cuantía.

Sincerar los gastos

Listar a todos tus gastos puede ser el aspecto más desafiante de hacer un presupuesto, pero es otro paso fundamental.

Algunos gastos son menos esenciales que otros y si se trata de eliminar o reducir ciertos gastos de la lista, esto podría involucrar a un nivel de sacrificio que puede causar tensión en tu familia o tu pequeño negocio.

Todos los afectados por el presupuesto deben entender la razón por la que es importante crear y apegarse a un plan. Funciona mejor si declaras un propósito firme como la universidad para tus hijos, la casa añorada o un viaje por el mundo.

Puede que olvides uno o dos gastos al desarrollar un plan de gastos, por lo que es una buena idea buscar extractos bancarios y de tu tarjeta de crédito antes de comenzar el proceso.

Si tu preocupación es la estimación de gastos de tu pequeño negocio o firma de un solo propietario, estos son algunos gastos que no deben faltar en tu previsión:

  • El pago de la nómina o del personal.
  • Tus compras o materiales directos.
  • Costes administrativos: Personal indirecto, honorarios, alquileres, impuestos, servicios.
  • Costos de comercialización y distribución.
  • El pago de tus deudas.

Flexibilidad para los imprevistos o emergencias

Las emergencias siempre suceden cuando menos lo esperas. Por esto, si es posible, cada presupuesto debe tener un fondo de contingencia para cubrir esos eventos inesperados como reparaciones de vehículos, problemas de plomería o un incidente de salud.

Las contingencias se pueden amortiguar al incluir un fondo de ahorros en el presupuesto de cada mes, así tendrás un colchón que absorba los choques en tu flujo de dinero causados por las emergencias.

Todas las partidas de tu presupuesto deben ser administradas y monitoreadas frecuentemente para asegurar que estén en línea con el presupuesto inicialmente previsto.

Si notas algún cambio o desviación, lo más importante es actuar en consecuencia haciendo ajustes necesarios, por ello el carácter flexible de los presupuestos.

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