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Cómo escribir una carta solicitando documentos importantes

Escrito por Ana P. Ferrari última actualización: September 26, 2018

La escritura es una extensión del discurso y un aliado en la comunicación. Evidencia inteligencia y utiliza la capacidad de las personas para procesar información relevante con un propósito.

En nuestra vida cotidiana intercambiamos nuestras ideas, pensamientos y otra información con nuestros amigos, familiares y otras personas. A veces hablamos directamente con ellos y otras veces también les escribimos cartas.

En las cartas expresamos nuestros sentimientos, podemos solicitar cualquier información o escribir para expresar una queja relacionada con nuestros problemas.

Del mismo modo, los hombres de negocios también intercambian ideas o información de forma escrita a través de cartas de negocios. Comunican información comercial a clientes, proveedores y otros y al mismo tiempo reciben una variedad de cartas de ellos.

En el ámbito empresarial es necesario tener habilidad respecto a cómo hacer una solicitud para pedir algo. Desde un intercambio de información hasta la entrega de bienes o servicios de calidad.

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¿Cuál debe ser el estilo de la comunicación?

Las palabras le dan sentido al mundo y a la vida. Las personas deben transmitir eficaz y eficientemente información significativa, una comunicación sólida mantiene al mundo moviéndose en la misma dirección.

En consecuencia, la comunicación es uno de los aspectos cruciales en el ámbito laboral. Es necesaria para formar relaciones de confianza, cerrar negocios, realizar entrevistas, atraer y retener clientes.

La comunicación escrita es muy importante ya que una acción laboral o personal puede verse empañada por una mala redacción. Un correo electrónico mal redactado o con errores ortográficos puede hacer que un posible cliente pierda interés en un negocio.

Es necesario que te informes respecto a cómo redactar una carta de solicitud si deseas tener éxito en la obtención de información o documentos.

Una carta de solicitud de documentos importantes debe ser elaborada con tanto cuidado como cualquier carta de negocios. Antes de escribir la carta pregúntate: ¿Quién la leerá? y ¿Cuál es exactamente el objetivo de la misma?. ¿Específicamente cuales documentos necesitas?

Las respuestas a estas preguntas clave te permitirán escribir una carta de solicitud de documentos efectiva para conseguir los documentos que deseas. Evitando que termine enterrada bajo un montón de correo basura en el escritorio de alguien.

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Modelo de carta solicitando documentos

Céntrate en la presentación. Utiliza papelería de buena calidad para escribir e imprimir tu carta. El papel y el sobre deben coincidir. Asegúrate que tu impresora esté funcionando correctamente. Límpiala para evitar manchas de tinta.

Utiliza una pluma de buena calidad, preferiblemente de tinta negra para firmar tu carta. Deseas que la persona que lea tu carta la respete y cumpla con tu solicitud. Tu carta de solicitud de documentos será tomada más seriamente si la presentación de la misma es profesional.

Writing Studio de la Universidad de Colorado recomienda dar a tu carta de solicitud de documentos un formato de comunicación de negocios, no utilices lenguaje y expresiones informales. Para obtener los documentos importantes que deseas debes transmitir una intención seria.

Incluye tu dirección de correo electrónico y número de teléfono en la sección del remitente. Así proporcionaras al destinatario múltiples opciones para ponerse en contacto contigo.

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Purdue Online Writing Lab, de la Universidad Purdue en Indiana, recomienda en primer lugar indicar la identificación de la persona a quien va dirigida la comunicación. Luego describe en el cuerpo de la carta de solicitud de documentos importantes que deseas obtener.

Mantén tu escritura lo más concisa posible. Refiérete específicamente a los nombres, fechas y temas de los documentos que estás solicitando, si corresponde.

Deseas que el destinatario pueda identificar y localizar los documentos que estás buscando lo más fácilmente posible. Cuanto más rápido el lector pueda encontrar los documentos, más rápido te los enviará.

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Como terminar una carta una carta de solicitud

Manteniendo el tono cortés agradece la atención que puedan brindar a tu correspondencia y escribe unas palabras de despedida.

Revisa tu carta en detalle antes de enviarla. Léela en voz alta: ¿Suena coherente el contenido? ¿Es posible expresar mejor esos pensamientos? ¿Estás usando una voz activa?

Asegúrate que el tono de tu carta siempre sea cortés aunque enfático sobre la necesidad de recibir tus documentos. Al igual que cualquier carta de solicitud de información la sobriedad y el respeto son deseables.

Si es posible, solicita a otra persona que revise tu carta antes de enviarla para asegurar que es fácil comprender tu requerimiento. Recuerda firmarla y colocar la identificación apropiada en el sobre antes de enviarla.

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