Cómo escribir una carta solicitando documentos importantes

Escrito por Mary Lambert ; última actualización: February 01, 2018
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Una carta escrita para solicitar documentos importantes debe ser elaborada con tanto cuidado como cualquier carta de negocios para lograr los resultados deseados. Antes de escribir la carta, pregúntate quién la leerá y cuál es, exactamente, el objetivo de la misma. ¿Qué documentos específicos quieres? ¿Cuáles son sus títulos y fechas? Las respuestas a estas preguntas clave te permitirán crear una carta que te conseguirá los documentos que deseas, en lugar de una que termine en una trituradora de oficina o enterrada bajo un montón de correo basura en el escritorio de alguien.

Céntrate en la presentación. Utiliza papelería de buena calidad para escribir e imprimir tu carta. El papel y el sobre deben coincidir. Asegúrate de que tu impresora esté funcionando correctamente. Límpiala para evitar las manchas de tinta. Compra una pluma de buena calidad, de tinta negra, para firmar tu carta. Deseas que la persona que lea tu carta la respete y cumpla con tu solicitud. Tu solicitud será tomada más seriamente si la presentación de la misma es profesional.

Da a tu carta un formato de carta de negocios, no de una carta amistosa. Para obtener los documentos importantes que deseas, deberás transmitir una intención seria. Un formato de carta amistosa no lo hará. Incluye tu dirección de correo electrónico y número de teléfono en la sección del remitente a fin de proporcionar al destinatario múltiples opciones para ponerse en contacto contigo.

Describe en el cuerpo de la carta los documentos importantes que deseas obtener. Mantén tu escritura lo más concisa posible. Refiérete específicamente a los títulos, fechas y temas de los documentos que estás solicitando, si corresponde. Seguramente quieras que el destinatario pueda identificar y localizar los documentos que estás buscando lo más fácilmente posible. Cuanto más rápido el lector pueda encontrar los documentos, más rápido te los enviará.

Revisa tu carta a fondo antes de enviarla. Léela en voz alta. ¿Suena raro el contenido? ¿Puedes expresar mejor esos pensamientos? ¿Estás usando una voz activa? Asegúrate de que el tono de tu carta sea cortés en todo momento. Si es posible, haz que otra persona revise tu carta antes de enviarla. Recuerda firmarla y colocar el franqueo apropiado en el sobre antes de enviarla.

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