Cómo escribir una carta de despedida de empleado para clientes

Escrito por Araceli Rodriguez ; última actualización: June 07, 2018

Las cartas de despedida suelen marcar el fin de un camino y el rumbo hacia destinos distintos, por lo que suelen estilarse para conmemorar un suceso importante y es un documento que seguro tus clientes guardarán. Por ello, la forma de redacción de estas cartas dependerá de a quién se dirige, entreviendo así la confianza que tuvieron en el pasado por motivos de trabajo, por lo que conviene un tono amistoso y profesional.

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¿Qué aspectos debes tener en cuenta en la redacción de la carta?

Aunque ya no serán clientes tuyos, en el mundo de los negocios siempre es bueno mantener una relación positiva con todos en tu campo. Sin importar qué tan personal pueda haber sido tu relación con tus clientes, debes realizar un esquema para ordenar tus ideas y así ver cómo puedes plasmarlas en la carta, lo último que quieres es olvidar algo digno de mención.

Ya sean en un sobre o correo electrónico, no debes utilizar direcciones personalizadas o informales, ya que le restan credibilidad profesional al asunto. Por ello, debes enviar la correspondencia al correo institucional del cliente o su dirección de oficina.

Saluda a tu cliente por su nombre de manera formal (por ejemplo, "Estimada Sra. Gutiérrez"). Aunque el resto de tu carta puede ser copiada, cada cliente debe recibir una carta dirigida a él personalmente. Sin embargo, evita que tu saludo sea un cliché. Recuerda ser breve y claro.

Escribe un párrafo de introducción y explica que, aunque disfrutaste el tiempo que pasaste en tu trabajo y tener al destinatario como cliente, debes informarle que dejarás el puesto. Puedes incluir los motivos de tu despedida, pero no es necesario que los divulgues. Asimismo, evita contar chistes o desviar el tema con anécdotas que no van al caso, sólo básate en hechos que te permitan ser directo.

Luego, crea un segundo párrafo donde agradeces profundamente al cliente por su preferencia y apoyo. En este punto, puedes describir una o dos anécdotas que compartas con él. Pero esta parte deberá ser hecha de manera especial para cada quien, si escoges incluirla.

Escribe un párrafo de cierre y explica el siguiente paso. Por ejemplo, si tu cliente será transferido a otro empleado de tu departamento o si le ayudarás a encontrar un servicio nuevo. Agradece al cliente nuevamente, y luego cierra con una despedida ("Atentamente") y tipea tu nombre. Después de imprimir, firma tu nombre por sobre el nombre tipeado. Mientras que si es por correo electrónico, utiliza tu firma predeterminada.

¿Cuál es la mejora manera, a mano o correo electrónico?

El uso del correo electrónico puede ser muy común en la comunicación interna de la impresa, así como entre sus clientes y proveedores. Por ello, la redacción en este medio debe cuidarse tanto como si fuese una carta formal, ya que seguramente la dirección electrónica y el dominio pertenecen a la empresa y hay una imagen que mantener. Por otro lado, asegúrate de cuidar la dirección del destinatario y no recurrir a cadenas, ya que no sabes quién terminaría recibiendo la información.

Aunque el servicio de correo electrónico nos facilita mucho trabajo de escritura, evita usar saludos o despedidas de plantilla, así como tampoco utilices frases largas que pueden convertir tu mensaje en algo tedioso. En cuanto al contenido del cuerpo, sé breve, ya que el tiempo es fundamental en los negocios y muchos mensajes de correo electrónicos pasan sin ser leídos debido a su extensión.

En cambio, si escoges la carta como medio, debes tomarte tu tiempo para que sea lo más clara y legible posible, sin tachones ni borrones. Las cartas sobre papel limpio dan una buena impresión ya que se te asociará con acciones prolijas. Además, considera usar una pluma de tinta fina en lugar de una normal, así el trazo será más elegante.

Como archivo adjunto, puedes añadir tu nueva tarjeta de presentación, de esa manera mantendrás el contacto y dará un toque profesional a la misiva.

Lee la carta más de una vez, así evitarás errores gramaticales y de estilo. Una vez que tu mente esté fresca podrás percibir mejor los problemas de contenido. Inclusive puedes pedirle a alguien de confianza que lea la carta por ti y te haga sugerencias.

Advertencias que se deben tener en cuenta para causar una buena impresión

  • No adjuntes nada a menos que sea realmente necesario.
  • No utilices un lenguaje obsceno, incluso si es alguien que no volverás a ver. Lo ideal es mostrarte como una mejor persona, por eso deja los rencores de lado.
  • Recuerda: todo lo que escribiste puede ser exhibido a otras personas. No incluyas cosas que no sean agradables de leer para otros.

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