Responsabilidades de una recepcionista

La recepción es una posición necesaria en cualquier oficina corporativa de alta frecuencia o en oficinas de servicios, tales como las de dentistas o de consultorios médicos. Las recepcionistas proporcionan atención al cliente, responden el teléfono, transfieren llamadas, programan citas, completan faxes y correos electrónicos y archivan papeles. Por lo general, esta posición requiere una carrera universitaria completa o en progreso y la demostración de la capacidad de realizar varias tareas al mismo tiempo y de mantenerse organizado.

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Responsabilidades de planificación

En general se utiliza un software de planificación para administrar citas.

Las recepcionistas, por lo general, están a cargo de la planificación de citas, a menudo usando programas básicos de computación para bloquear los horarios de las citas de los trabajadores de la oficina. Cuando las mismas deben ser re-programadas o deben realizarse llamadas para confirmar asistencia, también recaerá sobre las responsabilidades de la recepcionista.

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Responsabilidades de atención telefónica

Las recepcionistas siempre deben verse profesionales para recibir a las visitas.

Una recepcionista es responsable de revisar los mensajes al comienzo de su turno, de transferir llamadas a la oficina correcta y de mantener un comportamiento profesional al contestar el teléfono. Una recepcionista debe ser capaz de responder con precisión a preguntas generales y por lo tanto debe estar bien informada ​​sobre el funcionamiento básico de la oficina y debe saber el número de extensión de todo el mundo.

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Responsabilidades sobre trámites y papeleo

Las recepcionistas son responsables del mantenimiento y organización de varios tipos de documentos de oficina.

A la mayoría de las recepcionistas se les requiere cumplir con responsabilidades básicas de papeleo como entregar el correo, enviar y recibir faxes e ingresar datos. En algunas oficinas, en particular en las pequeñas empresas, las recepcionistas se encargan de organizar y mantener un sistema de archivo de documentos en papel.

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