El papel del recepcionista en un departamento de recepción

Escrito por Michelle McGriff ; última actualización: February 01, 2018
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El personal de recepción es frecuentemente la introducción a la empresa. Ciertamente, el departamento de recepción refleja la cultura organizacional de la empresa. Por lo tanto, la persona que ocupa el cargo de recepcionista también lo hace. Las primeras impresiones son de gran importancia en el mundo empresarial, pero hay mucho más en esta posición que causar una buena impresión a los visitantes externos. La de recepcionista es una posición multifacética que, si se dividiera en tareas de trabajo, podría requerir varios empleados.

Beneficios

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La recepción es el primer punto de presentación. La recepcionista saluda a los clientes y los anuncia al servicio administrativo o al personal de secretaría ejecutiva con el uso del correo electrónico o de un sistema de intercomunicación desde su escritorio. A menudo, la recepcionista puede crear interferencia cuando el ejecutivo no quiere que lo molesten. El departamento de recepción es capaz de manejar desbordamientos administrativos para que de esta forma los trabajadores temporales o contratados no sean necesarios

Características

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La posición de recepcionista entra en la categoría de administración. La mayoría de las recepcionistas informan directamente a recursos humanos, un coordinador administrativo o gerente. Multitarea es más que una palabra de moda con la recepcionista. Durante los momentos de calma, puede pasar a operar como secretaria u otro tipo de personal administrativo sin problemas. Esto elimina la necesidad de más personal administrativo en la oficina donde se encuentran los archivos.

Consideraciones

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El departamento de recepción requiere confidencialidad. Es una posición que requiere de un entrenamiento para dominarla. La persona seleccionada para el puesto de recepcionista tiene la responsabilidad de defender HIPPA, FERPA y otros códigos normativos y estándares de seguridad. Las verificaciones de antecedentes de los candidatos deben considerarse obligatorias para los gerentes de contratación.

Tareas

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Debido a que la recepcionista rara vez tiene informes directos, la posición requiere la capacidad de sobresalir en la gestión del tiempo, así como en la excelencia al cliente. Algunas funciones principales de la recepcionista son: contestar el teléfono, saludar a los clientes, archivar, hacer copias de seguridad para otros departamentos (por ejemplo, contabilidad), catering, confirmar y cancelar reuniones, realizar recorridos, clasificar y distribuir el correo.

Expectativas

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Se espera que una recepcionista tenga las mismas habilidades de un auxiliar administrativo, ya que las tareas son apenas diferentes. Los niveles de competencia de Microsoft Office u otra automatización de oficina deben estar por encima de lo básico. Mientras que un asistente administrativo en general realiza tareas administrativas en la administración, la recepcionista está a los ojos de todos los que vienen a la oficina en todo momento. Con esto en mente, la conducta de la recepcionista es siempre profesional. También se espera que conozca las prioridades diarias, ya que aparecerán tareas que distraigan la atención y sean menos importantes en cualquier momento.

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