Cómo prorratear facturas

No es posible ignorar la importancia que tiene la transparencia en la información financiera. Las personas toman decisiones importantes respecto a inversiones y otorgamiento de financiamiento basados en los datos contables y financieros que deben ser transparentes.

La calidad del informe ayuda a los inversionistas a obtener una imagen aproximada del potencial de su inversión. La ironía es que algunas empresas preparan informes financieros, ocultando hábilmente algunos hechos. Ante ello, es aconsejable evitar a aquellas empresas que no entiendan la importancia de la transparencia en la información financiera.

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Transparencia en los registros contables

Para destacar la importancia de la transparencia en la información financiera, primero debemos entender qué significa la palabra transparente. La mejor definición de transparencia en los círculos de negocios son los estados financieros de alta calidad.

Hay muchas definiciones, sin embargo, el significado relevante es muy claro: tus reportes deben ser fáciles de entender y detallados en su contenido. Al respeto, el sitio Forbes.com enumera los grandes beneficios que reciben las empresas que actúan con transparencia.

La disciplina en el registro y seguimiento a los registros contables y financieras es muy importante. Con frecuencia, se observa que los gerentes operan una compañía sin prestar la atención requerida al mantenimiento de registros contables. Pero, los directivos de esas empresas son responsables de la administración de las mismas.

Generalmente se requiere que un director cumpla con ciertos deberes legales cuando actúa como tal. Estos deberes se deben a la compañía en lugar de a los accionistas. Los deberes legales de los directores están descritos en las leyes que regulan la actividad económica de las empresas.

Es importante que se conozcan estos deberes y responsabilidades. El sitio legal Lawdonut describe en detalle estas responsabilidades; se recomienda consultar a un abogado para asegurarse que ninguna de sus prácticas, políticas y procedimientos pueda llevar a infracciones.

La ley en algunos países establece que los directores de una compañía registren contablemente las transacciones de la empresa, así podrán asegurar que sus estados financieros cumplan con la práctica contable, generalmente aceptada, logrando con ello que los estados financieros sean auditados de manera fácil y adecuada.

Es necesario incorporar procedimientos o sistemas que permitan determinar la posición financiera y el rendimiento de la empresa. Se incluye el mantenimiento de los registros de activos, facturas e inventario.

Los principios contables generalmente aceptados establecen a detalle cómo deben hacerse estos registros contables. Ocasionalmente ocurre que los contratos de servicio deben suspenderse por mutuo acuerdo entre las partes; esta situación genera la necesidad de prorratear un pago que se realizó por todo el lapso de contratación.

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Ajustes por culminación temprana de contratos de servicios

Las facturas de servicios, tales como suscripciones a servicios web u otra, generalmente se pagan en períodos anuales o semestrales. Si terminamos prematuramente la contratación, debemos identificar la cuota parte asignable a cada periodo para realizar el registro contable correspondiente.

Para ello, debemos entender el concepto de prorratear, que es calcular la tarifa de servicios por día para determinar el monto total correspondiente al periodo de facturación real.

Este cobro parcial (o por prorrateo por el servicio) es un cálculo simple, que probablemente puedes realizar a mano. Identifica la tarifa total de servicios para el periodo, así como el número de días incluidos en ese periodo.

Considera que usualmente se utiliza la facturación mensual al enviar facturas por un servicio.

Aquí desglosamos un ejemplo, con una factura de 200 dólares mensuales:

  • Comienza tomando el número de días para ese mes particular
  • Para este ejemplo consideraremos 30 días
  • Divide la tarifa total del periodo entre el número de días del mes; en este ejemplo, el resultado sería de 200 dólares entre 30 días, ó 6.67 dólares por día.
  • Determina cuántos días, en el período, el cliente no utilizó el servicio. Supongamos, el cliente canceló el servicio después de 16 días,  esto significa que necesita un crédito de 14 días.
  • Multiplica el número de días en los que el cliente no utilizó el servicio por la tasa diaria prorrateada. En este ejemplo, esto equivaldría a 14 días por 6.67 dólares, con lo que obtenemos un resultado de 93.38.
  • Agrega una línea en la factura de servicios, acreditando este cargo al cliente (por ejemplo, "-93.38").
  • Deduce este valor del cobro total para el mes, que es de 200 dólares.
  • De esta forma, tendremos el saldo final de la factura para el mes previo, que será de 106.62 dólares
  • Por último, anota una descripción de la deducción en la factura, para clarificar el propósito del crédito. Por ejemplo, "Crédito prorrateado por 14 días - de junio 17 a junio 30".
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