Funciones y responsabilidades de los empleados de cuentas por cobrar

Escrito por Frank Howard ; última actualización: February 01, 2018
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El alcance de los deberes y responsabilidades de los empleados de las cuentas por cobrar incluye la prestación de servicios financieros, administrativos y de oficina. Estos servicios deben prestarse de manera precisa y eficiente. Todas las tareas se deben realizar siguiendo las políticas y procedimientos establecidos por la empresa. La elaboración y seguimiento de los pagos y gastos en el momento oportuno haciendolo de forma competente son algunas de las principales responsabilidades del puesto de trabajo. Por ejemplo, los vendedores y los proveedores establecen plazos de pago y deben ser pagados dentro de los límites de tiempo.

Funciones de cuentas por cobrar

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Esta en el ámbito de las cuentas por cobrar el manejo de la facturación, la recogida y la presentación de informes cumpliendo los plazos específicos, el mantenimiento del sistema de facturación, el seguimiento de los cobros, así como preparar la conciliación de cuentas, el monitoreo del impago de los clientes, el seguimiento de los pagos atrasados ​​y las irregularidades en los reportes; además de procesar los pagos en efectivo, preparar los depósitos bancarios, hacer ajustes a los pagos; dar servicio al cliente para resolver las consultas de los mismos y comunicarse con ellos, y recibir y verificar las facturas y pedidos de bienes.

Responsabilidades de nómina

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La gestión de las funciones de nómina es otra área principal de responsabilidad de un empleado de cuentas por cobrar. La persona es responsable de asegurarse de que a los empleados se les paga con precisión y a tiempo cada semana o mes. Las funciones principales incluyen el cálculo de los sueldos y prestaciones, el establecimiento y el mantenimiento de los archivos de nómina de los empleados en forma confidencial, verificando los pagos al personal, calculando las horas trabajadas y las retenciones, según corresponda; la introducción de datos de nómina y de información general; el registro y distribución de los cheques de pago, la verificación de codificación del empleado; la obtención de firmas para los pagos, y la preparación del impuesto sobre la nómina.

Responsabilidades administrativas

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Las responsabilidades administrativas de un empleado de cuentas por cobrar pueden incluir la vigilancia y adquisición de los equipos de oficina, la negociación con los vendedores y proveedores para obtener los mejores precios, el mantenimiento de los archivos de inventario, la preparación de las órdenes de compra, la preparación de los viáticos para el personal que viaja por motivos de negocios, la revisión y verificación de los gastos de viaje, el establecimiento y mantenimiento del sistema de archivos de todos los documentos financieros, así como un sistema de archivos en papel. El empleado en esta área se encarga de mantener un alto nivel de confidencialidad en todos los asuntos financieros de la empresa.

Competencias clave para asumir responsabilidades

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La posición de un trabajo de cuentas por cobrar requiere de experiencia específica en contabilidad general y cuentas por cobrar. Este empleo requiere de conocimientos en contabilidad general y en las funciones y procedimientos de nómina, así como el conocimiento de los procedimientos administrativos de oficinas. El individuo debe tener atención al detalle y precisión, así como habilidades en la resolución de problemas, toma de decisiones, negociación, comunicación oral y escrita y el manejo de conflictos. Un empleado de cuentas por cobrar también debe demostrar habilidades numéricas y de gestión del tiempo.

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