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Contabilidad de documentos por cobrar

Escrito por Estefanía Mac Revisado por Karina Da Silva, Lic. última actualización: May 02, 2019

Las compañías regularmente otorgan crédito a sus clientes bajo la promesa de pago de la cuenta en una fecha futura. Este crédito se realiza mediante dos principales maneras: cuentas por cobrar y documentos por cobrar.

Las cuentas por cobrar representan promesas de pago de parte de los clientes en una fecha determinada, la cual ocurre poco después de haberse realizado la compra, mientras que los documentos por cobrar representan a clientes que deben dinero y han acordado pagar a largo plazo.

Los documentos por cobrar se crean cuando los clientes firman documentos conocidos como promesas de pago y acuerdan pagar el valor nominal del documento, junto con los intereses, en una fecha determinada.

Registro de documentos por cobrar

Cuando una compañía acepta una nota de promesa de pago de un cliente, debe registrarla en sus libros contables como documentos por cobrar. Cada promesa de pago incluye el valor nominal del documento, o la cantidad debida, la fecha de pago y la tasa de intereses.

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La cuenta de documentos por cobrar representa un activo y mantiene un saldo deudor normal. Cuando la compañía registra el documento por cobrar de un cliente, carga a esa cuenta y abona a las ventas.

Registro de pagos de documentos por cobrar

Cuando un cliente paga el documento, también paga los intereses devengados. La compañía calcula el interés generado multiplicando el valor nominal de la promesa de pago por la tasa de interés y por el tiempo transcurrido. La compañía calcula el tiempo dividendo el número de días que una nota ha estado pendiente de cobro entre el número de días del año, o 365.

La compañía registra el pago recibido cargando a la cuenta de efectivo la cantidad total, abonando a documentos por cobrar el monto del valor nominal de la nota, y abonando a los ingresos por intereses por la cantidad resultante del cálculo.

Registro de descuentos en documentos por cobrar

En algunas ocasiones una compañía puede necesitar el efectivo antes de que el cliente pague el documento. En este caso, la compañía puede descontar la nota con una institución financiera. Esta última pagará a la compañía en efectivo a cambio del derecho de cobro del documento. Las instituciones financieras cobran una pequeña tarifa de descuento por este servicio.

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En este sentido, la compañía determina el valor del descuento multiplicando el valor al momento del vencimiento, el valor nominal más los intereses, por la tasa de descuento, por el tiempo remanente antes del vencimiento de la nota. La compañía calcula el periodo de tiempo dividiendo el total de números faltantes al vencimiento del documento, entre el número de días del año.

La compañía registra el descuento de la nota cargando al efectivo el valor del dinero recibido, abonando a los documentos por cobrar por el total del valor de la nota, y abonando a ingresos por intereses la diferencia.

Reporte de los documentos por cobrar

El periodo de tiempo de los documentos por cobrar varía de unos cuantos meses a años. Si un documento por cobrar vence en menos de un año, representa un activo circulante. Si la cuenta ha de cobrarse después de un año, representará un activo fijo.

Todos los documentos por cobrar son activos de una compañía, y siempre son reportados en el balance general. Los documentos por cobrar a corto plazo aparecen en la sección de activos circulantes del balance, mientras que aquellas cuentas de largo plazo aparecerán en los activos fijos.

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