Pasos en la preparación de un presupuesto operacional

Escrito por Ana P. Ferrari ; última actualización: September 28, 2018

La situación financiera mundial afecta a todos porque los temblores financieros amenazan la economía de las naciones debido a la deuda de cada país. Esto tiene el efecto de detener el desarrollo económico de cualquier empresa si no se tiene a mano un presupuesto operativo o presupuesto operacional.

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¿Qué es un presupuesto?

La palabra presupuesto en inglés (Budget) proviene de la palabra del francés antiguo para bolsa o cartera y son usadas para llevar el dinero. En este sentido, un presupuesto es un plan que se hace para los ingresos y gastos y conlleva a la toma de decisiones dependiendo el tipo de presupuesto.

¿Qué es un presupuesto de efectivo y un presupuesto pro forma?

Entre los principales presupuestos operativos se encuentra el presupuesto de efectivo y el presupuesto pro forma. El primero proporciona información de las posiciones prospectivas futuras del efectivo de una empresa, mientras que el pro forma se utiliza para determinadas fechas a futuro, es decir que incluyen cálculos de los activos y pasivos.

Ambos presupuestos se complementan porque la información de uno se utiliza en el otro presupuesto.

Sin embargo, el presupuesto pro forma precede al presupuesto de efectivo. Esto es porque el primero se trata de un resumen de los ingresos y egresos esperados de las empresas durante un periodo en el futuro, que termina con el ingreso neto, es decir, las “perdidas” de un periodo.

Al igual que en el presupuesto de efectivo el pronóstico de ventas es la clave para programar la producción dentro del presupuesto pro forma.

Ejercicio práctico de presupuesto

En la preparación de un presupuesto se calculan los gastos de venta, generales y administrativos. Después se calculan otros ingresos y gastos, además de los intereses pagados para determinar el ingreso neto antes de impuesto.

Posteriormente, como parte de un ejercicio práctico de presupuesto se calcula el impuesto sobre la renta con base a las tasa fiscales aplicables y se hacen las deducciones correspondientes para tener una estimación del ingreso neto después de impuestos. Finalmente, todos estos cálculos se combinan en un presupuesto de resultados.

Por ejemplo supongamos que las ventas estimadas entre agosto y diciembre de tu negocio fueron por un total de 1620000USD al multiplicar un promedio de tres años de los costos de los bienes vendidos y las ventas de 75% por ele estimado de seis meses de las ventas netas se obtiene el pronóstico de costo vendidos de 1290000USD.

Asimismo, se espera que los otros gastos (de venta, generales y administrativos) sean de 40$ al mes.

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¿En que consiste el presupuesto operativo o presupuesto operacional?

Un presupuesto operativo es un documento detallado de la actividad empresarial por un periodo de tiempo registra los gastos en determinadas áreas para realizar los ajustes correspondientes, ya sea en ventas, producción, compras, uso de materiales, mano de obra, entre otras operaciones.

Por consiguiente, un presupuesto de ventas e ingresos es una sub-sección de un presupuesto de operaciones y se refiere exclusivamente a las actividades de generación de ingresos de la empresa.

Por ejemplo, el presupuesto de ventas e ingresos de una empresa de servicios indicará el número de ventas proyectadas, el precio proyectado y las cobranzas en efectivo de los proyectos de esas ventas.

El presupuesto de ventas e ingresos dentro de un ejercicio práctico de presupuesto se traducirá en una estimación de las ventas totales en dólares durante el año y una estimación de la recaudación de efectivo para el año.

Por su parte, un presupuesto de costos es una proyección de todos los gastos de la empresa en que incurrirá durante el próximo período.

En general, un presupuesto de costos se divide en dos secciones: el costo de producir los ingresos y los costos fijos.

Hay que tomar en cuenta que para las empresas manufactureras, el costo de producción de ingresos es el costo de los bienes vendidos. Para las empresas de servicios, el costo de producción de ingresos es el costo de ventas.

En este sentido, para preparar el presupuesto operativo comienza con los ingresos previstos por el presupuesto de ventas. Resta el costo de producción de ingresos procedentes del presupuesto de costos. Esta suma es igual a la utilidad bruta.

A continuación, resta los costos fijos, luego resta los costos financieros, como intereses y depreciación. La suma final proyecta los ingresos.

En definitiva, preparar un presupuesto operacional es una forma útil para los dueños de negocios de capitalizar las oportunidades de mercado y monitorear amenazas.

Los negocios con altos ingresos proyectados puede que deseen investigar sobre expansión, mientras que las empresas con altas pérdidas proyectadas tal vez necesiten eliminar ciertos gastos.

Sin embargo, debes tener en cuenta que los ingresos por ventas no es lo mismo que el dinero recolectado. No olvides supervisar la recaudación de efectivo de tu empresa, además de tus ventas.

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