¿Cuál es la diferencia entre una secretaria ejecutiva y un asistente administrativo?

Escrito por Araceli Rodriguez ; última actualización: June 27, 2018

El vocablo latín que conforma la palabra secretaria quiere decir secreto, y es que según la Revista AméricaEconomía, así se denominaba a los empleados de gran confianza que disponían de información privada para la empresa. De tal manera, si se tuviese que pensar en algo en común a todos los secretarios y asistentes, se señalaría la prudencia, la capacidad de guardar información. Aunque otra de las cosas en común es que la secretaria ejecutiva y el asistente administrativo son personal de alto nivel que trabajan para la alta gerencia o gerentes ejecutivos, hablaremos de las diferencias entre ambos, ya que sus tareas en el trabajo determinan sus roles, así como la distinta titulación.

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¿Cómo debe ser el nivel académico de una secretaria ejecutiva? ¿Es similar al de un asistente administrativo?

En algunos países se piensa que el cargo de secretarias ejecutivas se logra después de ser asistentes administrativos, mencionándose que para esta labor se requiere un mínimo de dos años de labores secretariales. Y también hay exigencias de actualización de conocimientos en las técnicas secretariales, así como habilidades comunes como recordar personas y detalles.

¿Cuáles tareas realizan uno y otro? ¿En qué se diferencian?

Tanto las asistentes administrativas como las secretarias ejecutivas realizan labores de oficina como parte de su trabajo. Una de las diferencias más contrastantes es que la asistente administrativa está limitada principalmente a labores de oficina mientras que las secretarias ejecutivas por lo general toman decisiones independientes y tiene más trabajos que realizar, llegando algunas veces a desarrollar aptitudes intelectuales como la empatía y la autonomía, ya que establece contacto con los clientes, socios y dueños de otras empresas.

Los asistentes administrativos organizan ficheros, supervisan la realización del trabajo administrativo asignado a su cargo, y por supuesto, guardan reserva en asuntos confidenciales. Su desempeño está más ligado al hecho administrativo, mientras que la secretaria ejecutiva tiene labores gerenciales, como la gestión de eventos y las relaciones públicas.

En Perú, las secretarias ejecutivas deben tener formación académica que respalde sus habilidades. Existen programas de capacitación como el Diplomado para Asistentes de Gerencia y otras especializaciones en distintas áreas: contabilidad, finanzas, marketing, entre otras.

Las secretarias ejecutivas supervisan a otros miembros del personal mientras que los asistentes administrativos sólo se ocupan de las áreas que le son asignadas. Incluso, la primera puede supervisar al asistente, siempre y cuando la jerarquía lo permita, así como también debe atender al público.

Las tareas de investigación son comunes para las secretarias ejecutivas y para asistentes administrativas, aunque solo las secretarias pueden recibir instrucciones directas del CEO sobre contenido de notas, tomando apuntes en la mayoría de los casos.

Aunque una asistente administrativa podría tener más independencia en el tipo de investigación y reportes que elabore, las secretarias ejecutivas pueden realizar algunas de estas labores si su empleador se las permite. De hecho, las diferencias principales entre los dos puestos dependen principalmente de lo que su empleador defina como sus actividades a desempeñar.

En cuanto al manejo de archivos, aunque el asistente administrativo debe colocar los archivos en sus espacios destinados para cada gestión, las secretarias ejecutivas suelen verificar la correspondencia, creando un archivo adecuado para contener todos los documentos que ingresan a la empresa.

¿Quién tiene más autoridad o responsabilidades? ¿Las secretarias ejecutivas o los asistentes administrativos?

Otra diferencia importante entre las dos es la responsabilidad compartida que la asistente administrativa a menudo tiene con su empleador. Muchas veces, colaboran en proyectos con sus empleadores y están involucradas íntimamente con los detalles del proyecto, ya sea de investigación u otra cosa.

Las secretarias ejecutivas tienden solo a realizar investigaciones o colaborar de acuerdo a lo que le indique su empleador, sin participar en la toma de decisiones. Pero para este cargo también es importante una relación de empatía con el jefe, ya que una buena comunicación permitirá que la secretaria pueda anticiparse a los hechos mostrando sentido común y buen trato.

El asunto se complica cuando en algunas regiones se llama asistente de gerencia a las secretarias ejecutivas, e incluso se intercambian los roles de uno y otro. A pesar de esto, ambos títulos exigen a alguien que juegue un rol clave en la gestión, brindando soluciones creativas a los conflictos que surjan durante los proyectos.

Sin importar el cargo del personal, alguien que maneje varios idiomas puede convenir como secretarias ejecutivas o asistente de administración, ya que podrá atender clientes y proveedores foráneos, y concertar reuniones.

¿Entre estos dos empleados quién ostenta el mayor sueldo?

De acuerdo con el Buró de Estadísticas Laborales de Estados Unidos, no hay diferencias importantes entre las asistentes administrativas y las secretarias ejecutivas en términos de compensación. La compensación anual promedio para ambas es de US$44.010 al momento de publicación. Los profesionales con salario más alto en esta industria ganan más de US$64.330, mientras que el promedio está entre US$33.700 y US$52.240.

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