Cómo organizar tu carga de trabajo en la oficina

Escrito por M.T. Wroblewski ; última actualización: February 01, 2018
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Cualquiera puede apreciar la vista de un ejecutivo ocupado de alto nivel, sentado detrás de un escritorio grande, sin siquiera un pedazo de papel, por no hablar de una mota de polvo a la vista. Las apariencias ocultan la realidad: tal vez el ejecutivo puede estar tan ocupado como tú. Sin embargo, él ha encontrado la manera de organizar su carga de trabajo en su oficina. Tú también puedes hacerlo, siempre y cuando desarrolles un sistema que te funcione. Esto podría significar el empleo de algunas técnicas "probadas y verdaderas" mientras descartas las demás. Al igual que los ejecutivos de alto nivel, recuerda que estás a cargo y que te corresponde para tomar el control de tu carga de trabajo, antes de que esta te controle.

Establece un sistema de archivos, tanto en electrónico como en papel, para que puedas administrar la información rápidamente una vez que hayas terminado de revisarla. Muchos profesionales de negocios son "maestros del apilamiento", lo que significa que tienden a acumular montones de papeles que a la larga les abruman. Haz un compromiso para trabajar en un proyecto y luego, cuando hayas terminado, rápidamente archívalo. Para los archivos de papel, establece un sistema de archivos codificados por colores, que cada color que denote un mensaje significativo para ti. Por ejemplo, implementar un sistema de jerárquico de tres colores en el que el verde signifique "alta prioridad", el color amarillo "prioridad moderada", y el rojo "baja prioridad". O bien, para reducir el número de archivos en tu escritorio, usa un sistema de dos colores. Sigue la misma lógica para crear un sistema de archivos informático.

Haz una lista de tareas pendientes y llévala contigo en todo momento para mantenerte enfocado. Tacha las tareas a medida que las completes. Del mismo modo, lléva un calendario contigo en todo momento, con referencias cruzadas a ambos si es necesario. Revisa tu lista de tareas pendientes al final de cada jornada y al comienzo de cada nuevo día para consolidar tus obligaciones diarias en tu mente.

Establece límites de tiempo y plazos para cada una de estas tareas. Sé optimista, pero también realista. Sé especialmente cuidadoso sobre el tiempo que asignarás a leer y a responder a mensajes de correo electrónico, ya que es muy fácil dejarse atrapar por el "vórtice de tiempo del correo electrónico". Etiqueta tu correo electrónico con mensajes de "alta prioridad" para ayudarte a enfocar tus esfuerzos, y luego decidir si debes o no responder en consecuencia.

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Comienza las llamadas telefónicas y las reuniones con un estimado de su duración. Luego, mira el reloj y apégate al plan. La gente respetará tu disciplina si dices algo como: "Como yo sé que todos estamos ocupados, vamos a hacer todo lo posible para mantener esta llamada telefónica o reunión hasta 30 minutos".

Establece límites a tus compañeros de trabajo que puedan tratar de atraparte en un almuerzo prolongado o una conversación prolongada sobre su terrible cita a ciegas de la noche anterior. Aunque algo de interacción social es importante para la construcción de relaciones entre compañeros de trabajo, ten cuidado de que no se te vaya de las manos, y te arruine el día de trabajo que tenías bien estructurado.

Reconsidera la multitarea. Puedes pensar que hablar por teléfono, escribir un correo electrónico y la revisión de una propuesta de comercialización al mismo tiempo te hace un súper empleado; pero, de hecho, es posible que la difusión de tu atención pueda ser contraproducente. Si es necesario, oblígate a centrar tu atención en una tarea a la vez y compara los resultados con el modo de tareas múltiples, en la organización del trabajo.

Evalúa tu actual volumen de trabajo antes de acceder a asumir nuevas responsabilidades. A pesar de que muchos empleados asumen que deberían dar un paso al frente y nunca decir no a tales peticiones, considera cuidadosamente si tienes tiempo para completarlas y si se pueden cumplir de acuerdo a tus propios altos estándares.

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Consulta a tu supervisor para asegurarte de que vas por el buen camino con tu plan de organizar tu trabajo en la oficina. Revisa tu "plan de acción" y pídele su opinión.

Consejos

Toma descansos. Es un hecho comprobado que las personas son más productivas cuando toman descansos.

Sobre el autor

With education, health care and small business marketing as her core interests, M.T. Wroblewski has penned pieces for Woman's Day, Family Circle, Ladies Home Journal and many newspapers and magazines. She holds a master's degree in journalism from Northern Illinois University.

Créditos fotográficos

  • Jupiterimages/liquidlibrary/Getty Images
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