Diferencias entre la contabilidad devengada y contabilidad de caja

Escrito por Estefanía Mac última actualización: September 18, 2019

Manejar un negocio requiere de ciertas habilidades en ventas, producción, organización y, por supuesto, contabilidad. Y es que, aunque tengas a un experto contable -o a todo un equipo de contadores y administradores a tu lado- es imprescindible que conozcas ciertos conceptos básicos para que cuando discutan las cuentas e informes, hablen el mismo idioma.

Por tanto, deberías ser capaz de responder preguntas como qué se considera un ingreso, cuáles son los momentos contables y cuándo se registran; y para ello necesitas saber diferenciar entre la contabilidad devengada y la contabilidad de caja.

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¿Qué es la contabilidad de caja?

La contabilidad de caja o contabilidad de base de efectivo es uno de los dos métodos contables que se utilizan hoy en día para registrar los ingresos y egresos. Este tipo de contabilidad se rige por el criterio de lo percibido que considera que el momento contable ideal para registrar los egresos es cuando -en efecto- se pagan y no cuando el compromiso se genera.

Veámoslo en un ejemplo. Supongamos que la empresa ABC vende café en grano y que la Cafetería Kofit le pide el 3 de agosto 5 sacos de café. El contador de la Cafetería Kofit no va a registrar el egreso o “debe” en el día 3 de agosto sino que esperará a que la empresa realice el pago -dos semanas después- para hacerlo.

Tal como puede verse, la contabilidad de caja es simple, fácil de hacer y directa. Las transacciones -sean entradas o salidas- solo se registran cuando el efectivo ingresa o egresa de las cuentas. No obstante -y pese a su simplicidad- el criterio de lo percibido no funciona muy bien para las grandes empresas, ya que podría comprometer su liquidez a causa del surgimiento de compromisos imprevistos.

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¿Qué es la contabilidad devengada?

Si te preguntas qué es el devengado en contabilidad, la respuesta es simple. Es otro criterio contable completamente diferente al de la contabilidad de caja.

La contabilidad devengada, contabilidad por presupuesto devengado o contabilidad acumulativa es un método que reconoce al momento contable como el instante en el que se adquiere un compromiso.

La base general de la contabilidad acumulada se centra en el principio de igualación, es decir, la combinación entre las salidas actuales y las salidas futuras en las cuentas. Pensemos en el ejemplo anterior para verlo con más claridad.

Si el contador de la Cafetería Kofit se guiará por el principio de lo devengado, entonces registraría un gasto en la columna de “cuentas por pagar” el día 3 de agosto. Cuando pague la factura, debita el monto de la columna de “cuentas por pagar” del libro mayor y lo acredita a la cuenta de “efectivo”.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre la contabilidad de efectivo y la contabilidad devengada?

La principal diferencia entre la contabilidad de acumulación y la de caja es la concepción de cuándo ocurre el momento contable.

Mientras que el criterio de lo percibido afirma que los registros de egresos e ingresos deben hacerse cuando se realizan, el principio de lo devengado sostiene que ambos momentos deben registrarse bajo cuentas diferentes. De esta forma, se prevén los gastos e ingresos futuros y se tiene una imagen más real de la compañía.

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¿Qué criterio contable es mejor?

El criterio de lo percibido es mucho más simple, ideal para pequeños negocios. No obstante, podríamos concluir que el criterio de lo devengado es el preferido de los contadores. A fin de cuentas, la mayoría de las empresas a nivel mundial se basan en esta acepción para llevar sus libros contables.

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