Definición de gastos necesarios y ordinarios

Los gastos de un negocio deben pasar la prueba de ser "ordinarios y necesarios" para que se consideren gastos deducibles por el Servicio de Impuestos Internos de Estados Unidos (IRS por sus siglas en inglés). Esto quiere decir que son gastos comunes en el giro de tu industria y que las cosas que compraste son de ayuda en el campo en que opera tu negocio. El IRS dice que un gasto no tiene que ser indispensable para que se considere necesario.

Los gastos de negocio disminuyen el ingreso gravable de tu empresa. Deducir la mayor cantidad de gastos posible reduce la carga impositiva de tu negocio, pero puede ser difícil saber exactamente qué califica según las reglas del IRS.

El criterio más importante que indica el IRS para este efecto es que el gasto debe ser tanto ordinario como necesario y, además, algunos gastos tienen reglas adicionales a esto. La definición de ordinario para el IRS es que debe ser un gasto “común y aceptado en la industria a la que se dedica el contribuyente”. Un gasto necesario es aquel que es “útil y adecuado para el oficio o negocio del contribuyente”. El gasto debe ser tanto ordinario como necesario para que califique como un gasto deducible de tu negocio.

Ver algunos ejemplos de gastos que el IRS considera como necesarios y ordinarios puede ayudar a aclarar la idea. La siguiente lista muestra algunos gastos que califican:

• nómina y planes para el retiro;
• alquiler por espacios inmuebles utilizados únicamente para tu negocio;
• espacio de oficina en tu hogar utilizado únicamente para actividades de negocio;
• papelería;
• equipo;
• gastos de mercadeo como impresión, gastos de envío y anuncios en línea;
• señalización de locales comerciales; y
• gastos para que los productos lleguen a los consumidores.

Un contribuyente que opere un negocio con fines de lucro puede reclamar una deducción por gastos de negocio. No es necesario que el comercio o negocio esté incorporado o registrado, pero si es importante que se pueda mostrar la diferencia entre ser un negocio y un pasatiempo. Alguien que hace manualidades o artesanías no puede deducir el costo del material utilizado a menos que esos artículos se comercialicen, pero esa persona se puede considerar como un trabajador autónomo si vende sus productos y si califica según algunas regla de elegibilidad.

El IRS no requiere que le dediques tiempo completo a tu negocio para que se te considere un trabajador autónomo. Tampoco necesitas tener ganancias cada año o cada mes del año, pero si se tiene que considerar que tus actividades sean con motivos de fines de lucro. Se necesitará presentar el formulario Anexo SE (disponible únicamente en inglés) y pagar los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia si ganas más de US $400 al año de tu negocio o empresa de trabajo autónomo.

También puedes reclamar otro tipo de gastos de negocio, pero no como gastos de operación ordinarios y necesarios. Estos se llaman gastos de capital.

La diferencia más grande entre los gastos de operación y los gastos de capital es que los gastos de operación proveen un beneficio de manera inmediata y generalmente son gastos mensuales recurrentes. A cambio, un gasto de capital es un gasto que puede ser recurrente o no y que seguirá dándole valor a la empresa a largo plazo.

Los gastos de capital pueden incluir la compra de equipo o mejoras a las instalaciones. Se espera que estas inversiones aumenten las ganancias de tu negocio de manera anual a largo plazo. Los costos iniciales de un negocio nuevo también se consideran gastos de capital. Puedes optar por tomarlos como deducciones únicas o puedes amortizarlos.

El IRS permite que reclames la depreciación de ciertos activos que son ordinarios y necesarios a tu empresa. Puedes dividir su costo durante múltiples años fiscales para reducir tu carga impositiva en lugar de declarar el gasto completo el año en que se adquirió. El activo debe tener una vida útil de más de un año para que se pueda depreciar y debe cumplir con el requerimiento de ser ordinario y necesario para que se pueda considerar un gasto de negocio.

Primero debes determinar la vida útil del bien para poder depreciar un activo. El IRS ha publicado lineamientos para determinar la vida útil de un activo. Para calcular la depreciación, divide el costo del activo entre la vida útil. Por ejemplo, para sistemas y servicios informáticos de servidores es siete años, mientras que para vehículos es solo cinco. La depreciación de una computadora que cuesta US $8,500 sería US $1,214 al año durante siete años.

Puedes utilizar los siguientes métodos para calcular la depreciación.

• ​La depreciación lineal, que divide los costos de manera uniforme a lo largo del tiempo.
• ​La depreciación por reducción de saldos doble, que toma la mayor parte del gasto en el primer año y luego reduce el valor durante los siguientes años.
• ​La depreciación por el Sistema Modificado de Recuperación Acelerada de Costos (MACRS por sus siglas en inglés) que utiliza el sistema establecido por el IRS.

Las últimas dos opciones son procesos complicados, así que podría ser una buena idea utilizar los servicios de un profesional en tema de impuestos para asegurarte de calcular bien el valor.

Los negocios que venden productos cuentan con otro tipo de deducción: el costo de los bienes vendidos. En términos básicos, no deberías de tener que pagar impuestos sobre US $75,000 en ventas por productos por los que tuviste que erogar US $25,000 para adquirirlos y mantenerlos hasta el momento en que se vendieron.

Puedes restar el costo de los bienes vendidos de tus recibos brutos al momento de declarar. Esto, junto con tus otras deducciones y gastos, da las ganancias brutas de tu negocio para el año fiscal. Cualquier gasto que incluiste en el costo de los bienes vendidos no se puede tomar como una deducción en otra parte de tu declaración. También puedes deducir costos asociados con la venta de estos bienes.

El IRS espera que realices la valoración de tu inventario al principio y al final de cada año fiscal.

Las cosas que compres solamente para uso personal, incluyendo los gastos superfluos o discrecionales, no se pueden deducir como gasto de tu negocio. Sin embargo, pudiera ser que gastaras dinero en cosas que se usen tanto para tu empresa como en tu vida personal. Por ejemplo: los gastos de viaje asociados con utilizar tu auto personal para ir a reuniones o realizar otras actividades comerciales fuera de tu ciudad de trabajo. Al mismo tiempo que el coche lo usas por razones personales, también los gastos de ese coche se pueden considerar como gastos necesarios y ordinarios. En todo caso, es necesario calcular la deducción correspondiente.

Empieza con el porcentaje de uso del vehículo dedicado a tu empresa. Tal vez recorriste un total de 18,000 millas en 2021. De esas, 10,000 fueron por motivo de negocios, que es aproximadamente un 55%. Por lo tanto, solo puedes deducir el 55% de tus gastos relacionados como un gasto de negocio. Es imperativo que tengas registros detallados que indiquen cuándo, dónde y por qué hiciste los recorridos para tu negocio.

Puedes escoger entre dos métodos para la deducción del uso de un automóvil para fines de negocio: la tarifa estándar por milla o los gastos reales. La opción de la tarifa estándar por milla es la más fácil. Simplemente, deduces cierta cantidad por milla recorrida durante el año fiscal. Para el año fiscal ‌2022‌, cuya declaración se presenta en 2023, la tarifa es de ‌58.5 centavos por milla‌ manejada.

El método de gastos reales requiere que calcules el porcentaje de cada uno de los gastos de operación de tu vehículo relacionados con tu negocio durante ese año, incluyendo combustible, mantenimiento, reparaciones, peajes, pagos por arrendamiento y demás gastos. No se puede incluir lo abonado a capital del financiamiento de tus pagos mensuales porque eso está destinado al pago del préstamo para que eventualmente seas el dueño del auto. En el ejemplo anterior, donde el ‌55%‌ de las millas recorridas fueron por motivos de negocio, si te costó ‌US $9,000‌ operar tu auto ese año, tu deducción sería de ‌US $4,950‌, o el ‌55%‌ de tu costo de tus gastos de operación.

Puedes utilizar el método simplificado o el método de gastos reales si parte del espacio de tu hogar está dedicado a tu negocio o área de trabajo. El método simplificado dice que puedes deducir ‌US $5 por pie cuadrado‌ del área de tu casa dedicado a tu trabajo, hasta un máximo de ‌300 pies cuadrados‌.

El método de los gastos reales funciona igual que en el caso del auto. Esto incluye el total de todo lo que gastaste en tu casa en el año, incluyendo gastos fijos como el alquiler o interés de la hipoteca, el seguro, los gastos variables como los de servicios públicos, los impuestos sobre bienes raíces y el mantenimiento. De nuevo, lo abonado al capital de la hipoteca no se incluye porque contribuye a que eventualmente seas el dueño del activo. Multiplica este total por el porcentaje del espacio de tu casa que ocupa tu área de trabajo para saber cuál sería tu deducción.

Digamos que usas ‌250 pies cuadrados‌ de tu casa que tiene 2,800 pies cuadrados en total. El porcentaje utilizado para tu negocio es el ‌9%‌ de tu hogar. Si te cuesta ‌US $3,000‌ al mes para mantener tu residencia, tu deducción sería de ‌US $270‌ al mes o ‌US $3,240‌ por el año fiscal completo.

Los gastos de tu oficina en casa deben cumplir con otras reglas, además de ser ordinarios y necesarios. Es imperativo que el espacio sea utilizado únicamente para cuestiones de negocio. Por ejemplo, no puedes deducir el área completa de tu cuarto simplemente porque trabajas en un escritorio allí. También lo utilizas para dormir. El área por la cual puedes reclamar la deducción se limita al área que ocupa tu escritorio y demás área ocupada para uso de tu negocio.

El área necesita ser tu principal lugar de negocio y no cuenta en el caso de que seas un trabajador remoto a quien se le requiere trabajar desde el hogar. Tal vez tengas reuniones con clientes allí, o tal vez operes tu negocio exclusivamente desde ese escritorio. Por ejemplo, puedes reclamar esta deducción si eres entrenador canino y visitas las casas de tus clientes para proveer tus servicios, siempre y cuando operes tu negocio desde tu casa, incluyendo actividades como agendar citas, llevar los libros contables y ocuparte de la publicidad y promoción de tu negocio.

Guarda los recibos de todos tus gastos de negocios. Pudiera ser que quisieras descargar una aplicación que te permita escanearlos y guardarlos con facilidad, lo cual puede ser de mucha ayuda, especialmente si tu negocio involucra muchos viajes. O lo pudieras querer hacer a mano y guardar los recibos de papel y las facturas en carpetas.

Reclama las deducciones por los gastos de tu negocio en el formulario apropiado según tu tipo de negocio. El propietario único, los contratistas independientes y las Sociedades de Responsabilidad Limitada (LLC por sus siglas en inglés) necesitan usar el formulario Anexo C, mientras que las Corporaciones S utilizan el Formulario 1120-S. También necesitaras el Formulario 8829 si quieres reclamar una deducción por tu oficina en casa. Este formulario te explica como hacer los cálculos necesarios y tendrás que enviarlo junto con tu declaración de impuestos.

Cada gasto necesita pasar la prueba de ser ordinario y necesario, además de la prueba de uso personal o uso de negocio. Es importante poder demostrar el propósito comercial de cada gasto antes de reclamarlo. Ponte en contacto con un profesional en materia de impuestos si tuvieras alguna duda.