Qué es un costo administrativo

Escrito por Louise Balle ; última actualización: February 01, 2018
Comstock Images/Comstock/Getty Images

Las empresas promedio llevan un control de diferentes categorías de gastos durante su actividad. Las dos categorías principales son los costos operativos y no operativos. En los informes y estados contables es posible que debas justificar los gastos administrativos.

Trabajo administrativo

El trabajo administrativo incluye cualquier tarea que requiera la atención de un empleado administrativo. Estas tareas incluyen fotocopiar, imprimir, escribir, contestar el teléfono, completar y procesar cuentas de activo y pasivo. En algunas compañías, los empleados administrativos también manejan el procesamiento de las nóminas de empleados. El trabajo administrativo se suele llevar a cabo en una oficina, aunque en algunos casos las empresas contratan asistentes virtuales para que se encarguen de esas obligaciones.

Gastos administrativos

Un gasto administrativo es aquel que está relacionado específicamente con el trabajo administrativo. En el estado de ingresos y gastos, se lo suele clasificar como un gasto operativo, como las tareas necesarias para el funcionamiento constante del negocio. Algunos contadores incluyen el conjunto de "Costos administrativos y de oficina" (u otro nombre similar) en un ítem separado de la sección de gastos operativos.

Consideraciones

Estos empleados no son el único grupo responsable de los gastos administrativos dentro de una empresa. Casi todos los sectores incurren en gastos administrativos de algún tipo. Por ejemplo, los empleados del sector de ventas necesitan producir objetos de ventas para los clientes, y el sector de recursos humanos lleva archivos de los empleados.

Disminución de los gastos administrativos con el uso de un software

El uso de un software es una forma básica para ahorrar dinero en gastos administrativos. Mantener un registro impreso de todo es costoso: debes abonar el papel, los costos de impresión y el almacenamiento. Muchos programas de computación te permiten crear archivos en la computadora o escanearlos para almacenarlos en el disco duro o un disco externo. El software también agiliza la búsqueda de información, reduciendo la necesidad de tener empleados administrativos dedicados a esa tarea.

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