¿Cuáles son los beneficios de las políticas y procedimientos?

Las políticas son reglas, principios y directrices de administración que una organización adopta para alcanzar sus metas a largo plazo, según el sitio web businessdirectory.com. Dan forma a todas las decisiones y actividades importantes. Los procedimientos son los pasos que los empleados llevan a cabo en las operaciones diarias para asegurarse que lo que hacen refleja y respalda las políticas existentes. Cuando las políticas y procedimientos se siguen al pie de la letra y están bien escritos promueven la eficiencia, eficacia y consistencia, mientras sostienen la filosofía o visión de la organización.

Las políticas definen y proporcionan orientación sobre cómo lograr las metas, estrategias y objetivos de una empresa, de acuerdo con AME Info, un sitio web de información de negocios del Medio Oriente. "Las políticas identifican las actividades clave y proporcionan una estrategia general para los encargados de tomar decisiones sobre la forma de manejar los problemas a medida que surgen," agrega AME. Las políticas describen las opciones y los comportamientos aceptables e inaceptables y establecen un contexto y límites para desarrollar los procedimientos. Por ejemplo, una política de no discriminación hacia ningún candidato del empleo por raza, género, edad o país de origen ayudará a que el departamento de recursos humanos desarrolle procedimientos para garantizar que todos los candidatos sean tratados de la misma manera.

Los procedimientos explican las funciones de trabajo de los empleados e indican el alcance de sus responsabilidades. Esta guía ayuda a evitar que los empleados interfieran entre sí o sobrepasen su límite, lo que puede llevar a errores y malentendidos. También son conjuntos de instrucciones que los empleados siguen para garantizar que lleven cabo tareas específicas a fondo y de manera consistente. Seguir un conjunto de procedimientos bien establecidos ayuda a los empleados a aprender y hacer muchos o todos los aspectos de su trabajo de manera independiente, lo que disminuye la necesidad de que los gerentes intervengan con frecuencia o de una microgestión. Un ejemplo de procedimientos serían los pasos que un empleado necesita para reparar una máquina rota. Estos pueden ser: arreglos para una evaluación de daños por expertos, obtener la aprobación para la compra de piezas y la mano de obra necesaria, identificar un proveedor correspondiente y coordinar el pago de productos o servicios prestados.

Las políticas y procedimientos establecidos garantizan que la forma de hacer negocios de la organización no se desvíe o deteriore con el tiempo, incluso si los líderes principales u otros empleados se van. Están diseñados para la organización y el trabajo, no para un empleado en específico. Seguirlos permite que, incluso el empleado más nuevo pueda aprender rápidamente cómo opera la organización y por qué, lo que se espera de cualquier persona en esa posición, y lo que el trabajo implica. Pero los gerentes deben revisar y actualizar las políticas y procedimientos regularmente para reflejar los cambios intencionales en la organización dice, Gene Levine, consultor de administración empresarial, en la página web de Gene Levine Associates.

Tener políticas y procedimientos bien establecidos puede ayudar a una empresa a refutar las denuncias de violaciónes legales o reglamentarias que los empleados o clientes presenten contra de ella, señala Levine. Éstos proporcionan la prueba de la intención, pero deben ir acompañados de esfuerzos verdaderos para apegarse a las normas federales, estatales y locales. Los directivos que insisten en verificar el cumplimiento de la organización en las leyes y reglamentos pueden ayudar a prevenir la acción por parte de la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo, el Departamento de Trabajo, la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo, el Servicio Interno de Impuestos o departamentos de salud locales, por ejemplo. Esto también puede ayudar a evitar demandas judiciales.