Contabilidad y reembolsos a los empleados por medio de nómina o de cuentas por pagar

Escrito por Forest Time ; última actualización: February 01, 2018
La empresa reembolsa a los empleados los gastos que estos realizaron en el cumplimiento de un servicio de trabajo.

El reembolso de gastos a los empleados es el proceso por medio del cual se compensa a los empleados por el dinero gastado durante un servicio realizado para una empresa. A los empleados se les reembolsa lo más a menudo por distancia recorrida y gastos de viaje, pero a muchos se les pueden reembolsar otros gastos relacionados con el trabajo. Dependiendo de la situación y la institución, el reembolso se puede hacer ya sea por medio de nómina o por medio del registro de cuentas por pagar.

Cuentas por pagar o por medio de nómina

Algunas compañías reembolsan al empleado por medio de nómina y otras de cuentas por pagar pero el proceso es el mismo.

Las cuentas por pagar son una cuenta de pasivo que incluye dinero que una compañía o institución debe por bienes y servicios, incluyendo dinero que una compañía debe a los empleados que han gastado dinero personal en negocios de la compañía. En las cuentas por pagar también se debe pagar dinero que una compañía o institución debe a los no empleados. El departamento de nómina es responsable de expedir los cheques a los empleados por su trabajo. El salario normal, bonos y beneficios de un empleado se pagan a través del departamento de nómina. Este departamento también es responsable por la deducción de impuestos del ingreso del empleado. Aunque algunas instituciones reembolsan directamente los gastos a través de las cuentas por pagar y otras del departamento de nómina, el proceso es el mismo.

Gastos reembolsables

Por lo general son reembolsables los gastos por alojamiento de un empleado cuando la compañía lo envía en viaje de negocios.

Las reglas para el reembolso varían de institución en institución, pero todas las organizaciones tienen gastos que son reembolsables y otras gastos que no lo son. Los gastos por viaje y alojamiento relacionados con la asistencia a una conferencia o evento relacionados con el trabajo, o gastos en los que se incurrió por la reubicación de un empleo, son a menudo reembolsables. Las comidas son reembolsables en algunas situaciones. Las organizaciones compensan con frecuencia a los empleados por distancias recorridas en asuntos de la compañía en vehículos personales. Los gastos que no pueden reembolsarse comúnmente incluyen boletos u otros gastos que tienen que ver con diversiones personales o dinero gastado en bebidas alcohólicas. Una organización puede no reembolsar a un empleado por artículos o dinero que pierde o le roban mientras está en negocios de la compañía, o por cualquier otro gasto que no haya sido autorizado explícitamente.

Proceso

El empleado debe elaborar un informe de gastos o llenar un formulario y acompañarlos con recibos.

Mientras que el proceso exacto para recibir los reembolsos varía de acuerdo a la organización, la mayoría de las organizaciones siguen el mismo procedimiento general. Los empleados deben obtener una autorización formal para los gastos antes de efectuarlos, y deben conservar todos los recibos. Para iniciar el reembolso, un empleado debe presentar un informe firmado de gastos o un formulario de gastos a cuentas por pagar; los informes de gastos deben acompañarse con recibos o cualquier otro comprobante de las adquisiciones. Cuentas por pagar expide entonces un cheque directamente al empleado, o envía esta información al departamento de nómina de modo que se pueda reembolsar al empleado en su siguiente cheque de salario.

Reembolso e impuestos

Por regla general los reembolsos de gastos al empleado no son gravables.

Los reembolsos por gastos no se consideran generalmente como ingresos, de modo que generalmente no se gravan. Incluso si el reembolso se maneja a través de nómina y se incluye en un cheque regular de salario, se registra por separado y no se grava. Las excepciones a esta regla general varían por estado y por organización específica. Por ejemplo, la Universidad de Colorado reembolsa algunos gastos que tienen que ver con reubicación que se gravan debido a que se consideran como salario. Esto incluye gastos de viajes que tienen por propósito encontrar casa, gastos por alojamiento temporal, o gastos de contratación asociados con la adquisición de una casa.

Créditos fotográficos

  • Comstock/Stockbyte/Getty Images
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