Contabilidad y reembolsos a los empleados por medio de nómina o de cuentas por pagar

El reembolso de gastos a los empleados es el proceso por medio del cual se compensa a los empleados por el dinero gastado durante un servicio realizado para una empresa. A los empleados se les reembolsa lo más a menudo por distancia recorrida y gastos de viaje, pero a muchos se les pueden reembolsar otros gastos relacionados con el trabajo. Dependiendo de la situación y la institución, el reembolso se puede hacer ya sea por medio de nómina o por medio del registro de cuentas por pagar.

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Las cuentas por pagar son una cuenta de pasivo que incluye dinero que una compañía o institución debe por bienes y servicios, incluyendo dinero que una compañía debe a los empleados que han gastado dinero personal en negocios de la compañía. En las cuentas por pagar también se debe pagar dinero que una compañía o institución debe a los no empleados. El departamento de nómina es responsable de expedir los cheques a los empleados por su trabajo. El salario normal, bonos y beneficios de un empleado se pagan a través del departamento de nómina. Este departamento también es responsable por la deducción de impuestos del ingreso del empleado. Aunque algunas instituciones reembolsan directamente los gastos a través de las cuentas por pagar y otras del departamento de nómina, el proceso es el mismo.

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Las reglas para el reembolso varían de institución en institución, pero todas las organizaciones tienen gastos que son reembolsables y otras gastos que no lo son. Los gastos por viaje y alojamiento relacionados con la asistencia a una conferencia o evento relacionados con el trabajo, o gastos en los que se incurrió por la reubicación de un empleo, son a menudo reembolsables. Las comidas son reembolsables en algunas situaciones. Las organizaciones compensan con frecuencia a los empleados por distancias recorridas en asuntos de la compañía en vehículos personales. Los gastos que no pueden reembolsarse comúnmente incluyen boletos u otros gastos que tienen que ver con diversiones personales o dinero gastado en bebidas alcohólicas. Una organización puede no reembolsar a un empleado por artículos o dinero que pierde o le roban mientras está en negocios de la compañía, o por cualquier otro gasto que no haya sido autorizado explícitamente.

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Mientras que el proceso exacto para recibir los reembolsos varía de acuerdo a la organización, la mayoría de las organizaciones siguen el mismo procedimiento general. Los empleados deben obtener una autorización formal para los gastos antes de efectuarlos, y deben conservar todos los recibos. Para iniciar el reembolso, un empleado debe presentar un informe firmado de gastos o un formulario de gastos a cuentas por pagar; los informes de gastos deben acompañarse con recibos o cualquier otro comprobante de las adquisiciones. Cuentas por pagar expide entonces un cheque directamente al empleado, o envía esta información al departamento de nómina de modo que se pueda reembolsar al empleado en su siguiente cheque de salario.

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Los reembolsos por gastos no se consideran generalmente como ingresos, de modo que generalmente no se gravan. Incluso si el reembolso se maneja a través de nómina y se incluye en un cheque regular de salario, se registra por separado y no se grava. Las excepciones a esta regla general varían por estado y por organización específica. Por ejemplo, la Universidad de Colorado reembolsa algunos gastos que tienen que ver con reubicación que se gravan debido a que se consideran como salario. Esto incluye gastos de viajes que tienen por propósito encontrar casa, gastos por alojamiento temporal, o gastos de contratación asociados con la adquisición de una casa.