¿Cómo conciliar cuentas por pagar?

Escrito por Mary Ellen Popolo última actualización: February 01, 2018
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Cada mes de deben conciliar tus cuentas por pagar. Equilibrar tus cuentas regularmente las mantendrá al día y ayudará a evitar discrepancias con los proveedores. Cada proveedor debe conciliarse individualmente para ayudar a mantener el saldo de tu cuenta propia. Además, es más fácil de encontrar y corregir errores cuando equilibras una cuenta a la vez.

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Utiliza el estado de cuenta mensual proporcionado por cada proveedor para conciliar tus cuentas por pagar de esa cuenta. Imprime un resumen de las cuentas por pagar para el proveedor usando tu programa de contabilidad. Si no puedes imprimir un informe A/P, utiliza las facturas del proveedor para equilibrar tu estado de cuenta.

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Compara las facturas en tu declaración a las facturas que aparecen en la declaración del proveedor. Marca las facturas que coinciden en ambas declaraciones.

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Añade cualquier servicio mensual o cargos por intereses del proveedor en tu declaración.

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Deduce cualquier factura en la declaración del proveedor que se pagó recientemente. Si el pago se hizo hace poco tiempo, puede no aparecer en la declaración del proveedor. En el mismo sentido, puede haber facturas en la declaración del proveedor que aún no has recibido. Estas facturas se deben agregar a tu declaración.

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Encierra en un círculo todas las facturas que se muestren en una declaración que no estén en la otra declaración. Solicita copias de las facturas que el proveedor indique de las que no tengas una copia. Pídele que te sean enviadas por correo electrónico o por fax para evitar retrasos. Si tienes facturas en tu declaración que no se encuentren en la declaración del proveedor, verifica si se trata de un error. Si es así, elimínalo de tu estado de cuenta.

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Suma y resta los cambios que hiciste en cada declaración del total de la declaración. Compara los nuevos totales. Si coinciden, las cuentas se han conciliado. Si los nuevos totales no coinciden, se requiere un poco más de investigación. Verifica las sumas y las restas. Revisa las facturas de cada declaración para encontrar la discrepancia.

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