¿Cómo llenar un libro de contabilidad?

Los libros contables son archivos o registros que contienen información relevante de la empresa. Dependiendo del tipo de libro, pueden mostrar el inventario, los balances generales, los asientos cronológicos contables por día o por cuentas, entre otros.

El Código de Comercio de Colombia le dedica tres capítulos a la contabilidad y libros contables en su Libro Primero, Título IV.

Fuera del Código de Comercio, no hay una ley especial que regule la obligatoriedad y formato de los libros de contabilidad. Sin embargo, los artículos del Código se refieren a la existencia de los siguientes:

• El libro diario: es aquel en donde se registra cronológicamente la totalidad de las operaciones que haya realizado alguna empresa o sociedad mercantil. También se conoce como el libro diario continental o el libro diario multicolumnar
• El libro mayor y de balance: es un tomo que reúne un resumen con los movimientos que efectuó la empresa en el transcurso de un mes. Permite agrupar la información por cuentas de mayor y registrarlas como débitos o créditos para concluir si la cuenta es deudora o acreedora
• Los libros auxiliares: son aquellos que cuentan con información especializada. Según el sistema tributario colombiano, los libros contables obligatorios son el libro diario y el libro mayor y de balance, pero para su correcta elaboración, se debe analizar la información de los libros auxiliares

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Al ser el libro diario un libro contable obligatorio, es necesario que sepas llenarlo adecuadamente para evitar multas, fiscalizaciones o errores que afecten los balances de tu empresa.

Con este paso a paso, sabrás hacerlo como un experto:

La ley colombiana permite que puedas llevar el libro contable diario de dos formas:

• Por partidas individuales
• Por resúmenes no mayores a un mes  

Es recomendable decantarse por las partidas individuales, porque son más detalladas y permiten detectar irregularidades y corregirlas facilidad.

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Existen dos tipos de libros diarios en Colombia:

1. El diario general, conocido como el diario continental. Es uno de los formatos más sencillos e incluye: fecha, código de afectación, cuenta y detalle, número de folio del libro mayor y de balance, las columnas “debe” y “haber”, número de folio y número de línea.

1. El diario multicolumnar, que es el formato más nuevo. Aunque -en principio- es igual al libro diario, el libro multicolumnar incluye una afectación directa a las cuentas. Esto hace que el traspaso de la información al libro mayor y de balances sea más fácil de realizar.

El formato multicolumnar, incluye: número de folio del libro diario, fecha de los comprobantes, detalles del movimiento, cuentas T del libro mayor relacionadas con la operación, número de línea, una casilla para el registro de los códigos de las cuentas mayores afectadas y las columnas del libro diario general, es decir, cuenta, débitos y créditos.

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Es importante que tengas a la mano la información detallada de cada una de las operaciones que realizó la empresa en el mes correspondiente. Por ejemplo, si vas a llenar el libro diario general con los detalles del mes de marzo, es importante que tengas:

• Cierres de caja  
• Notas de entrega
• Pago de nóminas  
• Comprobantes de pago de servicios y de gastos de mantenimiento  
• Estados de cuenta del banco, cheques y transferencias bancarias  
• Facturas de compra gravadas o no con IVA (Impuesto de Venta Agravada)
• Etc.

Una vez que has ordenado cronológicamente todos tus comprobantes, empieza a vaciar cada movimiento en el libro diario:

1. Pon el día, mes y año de la operación en el recuadro correspondiente a la fecha
2. Escribe el nombre en la sección de “cuentas y detalle” y el código de afectación que tiene esa operación según el Plan Único de Cuentas (PUC)  
3. Debajo de ese renglón, registra todas las operaciones que afectaron a esa cuenta durante el día. Por ejemplo, en “proveedores” puedes anotar el pago de un pedido de mercancía
4. Para hacerlo, copia el código PUC de “pagos a proveedores” y escribe una breve descripción de la operación en “cuentas y detalles”. Por ejemplo: Código 01-00001, Pago a Inversiones XYZ
5. Escribe el monto en la columna del “debe” o “haber” según la naturaleza de la operación
6. Sigue con las demás cuentas que se hayan afectado durante ese día hasta que finalices el registro diario

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Recuerda mantener tu libro contable diario general actualizado. De esta forma, podrás declarar tus impuestos y llevar el libro mayor y de balances sin problemas.