Cómo auditar a un proveedor

Escrito por Rose Johnson última actualización: February 01, 2018
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Los proveedores de calidad son una parte necesaria de una organización ya que proporcionan los bienes y servicios que utilizas para servir a tus clientes. Las prácticas comerciales de los proveedores tienen un impacto directo en tu organización. Si tienes uno que no es capaz de entregar sus productos a tiempo, esto afecta directamente tus ingresos. La auditoría es una parte necesaria de un sistema de gestión de calidad. Puedes decidir hacer una auditoría a un nuevo proveedor si estás considerando utilizarlo para tu negocio, o puedes decidir efectuar una auditoría a un proveedor actual, debido a un incidente ocurrido en el pasado.

Comunícate con tu proveedor y programa una cita para realizar la auditoría. Presta atención a su respuesta, especialmente a si es o no receptivo a la realización de la misma. Ten en cuenta el tiempo del proveedor y trata de programar un tiempo de auditoría que sea beneficioso para ambas partes.

Desarrolla tu plan de auditoría y revisa el historial de calidad del proveedor. Este plan estará determinado por tu razón para realizar la auditoría. Por ejemplo, si has experimentado algunos problemas de producción con el proveedor, entonces debes tomarte más tiempo en el área de producción.

Llega a las instalaciones del proveedor a tiempo. Es importante que tengas en cuenta el horario de tu proveedor. Si es posible, trata de evitar una reprogramación ya que hará que tu empresa luzca poco profesional.

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Presta atención al estacionamiento, al área de los contenedores de basura y al área de oficinas para verificar su prolijidad. Toma nota de si eres recibido de una manera profesional y cortés. Todo esto refleja los principios del equipo de gestión del proveedor.

Recorre las instalaciones. Busca cualquier defecto en los equipos o problemas de seguridad. Pregunta cuántos trabajadores son temporales y cuántos pertenecen a la nómina permanente de la empresa. Audita las políticas de envío del proveedor y observa los procesos de producción y de montaje. Documenta la actitud del gerente mientras hacen el recorrido y realizan la auditoría.

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Chequea las facturas y los contratos de precios de algún proveedor existente para asegurarte de que el proveedor te esté cobrando lo justo. Busca cualquier discrepancia en los precios, como cargos imprecisos y cambios de precios realizados antes del tiempo previsto. Colabora con tu departamento de cuentas por pagar para buscar inconsistencias en la facturación de los proveedores, incluyendo gastos varios inexplicables o tarifas erróneas por envío y transporte.

Verifica las condiciones de contratación de un nuevo proveedor. Después de un par de meses de usar sus servicios, debes revisar un lote de facturas línea por línea y de los contratos de negocios para ver si los términos coinciden. Si encuentras una discrepancia indicando que te han cobrado de más, ponte en contacto con el proveedor para solicitar un reembolso.

Toma nota de las cosas que estás observando. Esto te ayudará cuando llegue el momento de escribir tu evaluación y de presentarla a la gerencia. Sé tan detallista como puedas en tus notas para que se puedan abordar los problemas con la mayor eficacia posible.

Escribe tu evaluación. Incluye las recomendaciones y apóyalas con evidencias. Por ejemplo, si recomiendas un nuevo equipo, documenta el equipo defectuoso que observaste en el transcurso de la auditoría. Envía la evaluación al proveedor y discute con él sus inquietudes.

Consejos

Intenta hacer que el proveedor se sienta tan cómodo como sea posible.

Advertencias

Nunca sorprendas a un proveedor con una visita para realizar una auditoría. No va a dar resultados positivos.

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