Cómo alquilar una destructora de papel para oficinas

Escrito por Estefanía Mac última actualización: September 04, 2019

Las destructoras de papel o trituradoras de papel son máquinas que cortan cualquier pedazo de papel en pequeñas tiras que no se pueden volver a unir. Estas máquinas son importantes para muchas organizaciones, como bancos e instituciones financieras, pero también pueden ser utilizadas por particulares en el hogar.

En lo que respecta a la seguridad de los documentos y la información, la destrucción ha sido durante mucho tiempo la respuesta para los residentes y las empresas para deshacerse de sus archivos y dejar los datos contenidos en ellos inutilizables.

Si tienes una empresa y has tenido la necesidad de destruir documentos, seguramente te ha surgido la pregunta de si es más conveniente alquilar una destructora de papel, con todos los servicios incluidos, o si comprar una.

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Beneficios de alquilar una destructora de papel

Triturar documentos es algo que las empresas, especialmente las pequeñas y medianas, consideran es la forma más rentable de destruir sus documentos. Sin embargo, durante un período prolongado de tiempo, existen muchas más ventajas de alquilar una destructora de papel en comparación a comprar una.

En este sentido, comprar, en comparación con alquilar una destructora de papel, tiene sus propias ventajas y desventajas considerando los costos, el tiempo y la conveniencia. Por ejemplo, es importante considerar si una trituradora de papel personal es factible para manejar la cantidad de trituración que tienes que hacer, puesto que una oficina con cientos de miles de documentos que requieren destrucción será demasiado para que una trituradora personal pueda manejarla.

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¿Cuánto dinero ahorras al alquilar una trituradora de papel?

Considera la tarifa por hora del empleado que hace la trituración. Incluso si tu empleado con el sueldo más bajo está realizando la trituración, unas pocas horas a la semana podrían sumar el costo de rentar una trituradora.

Alquilar una destructora de papel, a la larga, te ahorra dinero, ya que siempre está listo y no requiere mantenimiento ni reemplazos.

A menos que tengas necesidades de trituración de poco volumen, alquilar una trituradora con servicios de trituración móvil es tu mejor opción.

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¿Es más seguro alquilar que comprar una destructora de papel?

La seguridad es probablemente el problema más crítico que las empresas pasan por alto cuando intentan triturar sus documentos por sus propia cuenta, especialmente ahora que las nuevas leyes de privacidad de Estados Unidos requieren que las compañías tengan mucho cuidado al manejar y administrar información confidencial y personal.

Cuando entregas la responsabilidad de triturar a los empleados, efectivamente les estás dando la posibilidad de acceder a toda la información personal contenida en los documentos, y esto puede crear riesgos innecesarios de robo interno e incluso espionaje corporativo de datos confidenciales.

En este sentido, alquilar una trituradora de papel, con todos los servicios que incluye, tiene ventajas como un certificado de destrucción o la opción de usar contenedores de trituración bloqueados para almacenar sus materiales que se triturarán en la próxima ocasión.

Además, un servicio de trituración no solo corta los papeles en tiras, sino que los separa en pedazos pequeños e indescifrables que luego se mezclan con otros desechos, lo cual dificulta, si no es que imposibilita, la recuperación de los datos.

¿Cuánto tiempo me ahorro?

Al solicitar los servicios de trituración, tienes la opción de elegir el tamaño de la máquina destructura que más te convenga, incluyendo trituradoras industriales, las cuales pueden triturar proyectos de gran volumen de forma rápida y sencilla.

En este sentido, las trituradoras de tamaño estándar no están destinadas a cargas de trabajo de gran magnitud, lo que hace que fallen antes de tiempo, causando más trabajo y gastos.

¿Cómo alquilar una trituradora de papel?

Paso #1

Reúne todos los papeles que necesitas destruir en un área. Ten en cuenta el volumen, porque la compañía de alquiler necesitará esta información para recomendarte la trituradora más conveniente.

Ten en cuenta también la calidad y el tipo de papel, ya que de esto depende el tipo de trituradora que te recomendarán. Además, si planeas destruir tarjetas de crédito, deberás informar al representante de la compañía para que te arrenden una máquina capaz de realizar el trabajo.

Paso #2

Determina tu presupuesto. Esto también puede ayudar al representante de la compañía de alquiler a seleccionar una trituradora para ti. Si tienes un presupuesto pequeño, es posible que tengas que conformarte con una trituradora convencional.

En consecuencia, con un poco más de dinero puedes obtener una trituradora que funcione un poco más rápido, lo que significa que no tendrás que alquilarla por un día adicional.

Paso #3

Busca una empresa de alquiler de trituradoras de papel cerca de ti. Luego, contáctalos y habla con el representante de la compañía y discute tus necesidades con él. Él podrá recomendarte la trituradora adecuada.

Paso #4

Da un depósito a la compañía de alquiler si es necesario. Es posible que debas usar una tarjeta de crédito para hacerlo, pero algunas compañías aceptarán efectivo.

Paso #5

Dependiendo de la empresa, del servicio y del tipo de trituradora, tendrás que ir a recogerla o esperar que la empresa te la envíe. Si estás alquilando una máquina grande, es muy probable que la compañía te la entregue.

Paso #6

Una vez hayas destruido los documentos, devuelve la trituradora y paga el saldo restante.

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Puntos adicionales a considerar

  • Las trituradoras de papel se alquilan por un promedio de 425$USD, sin incluir la entrega.
  • Las trituradoras de papel pueden triturar a una velocidad de 25 pies por minuto.
  • Algunos alquileres de trituradoras pueden triturar papeles, grapas, clips, tarjetas de crédito y CDs.
  • Algunas compañías ofrecen contenedores de basura.
  • Las trituradoras de papel están disponibles para alquilar por día, semana o mes.
  • Los alquileres de trituradoras de papel son perfectos para oficinas y eventos de temporada.
  • Algunos alquileres de trituradoras de papel tienen áreas de entrega limitadas debido a su gran tamaño, por lo que es mejor si contactas a la compañía que te interesa para una propuesta personalizada.

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