Negocios
Cómo preparar un libro de gastos de caja chica
Información de compra
El libro de caja chica te permite registrar información relevante sobre la compra que has hecho. Dedica un campo especial a las descripciones de los elementos y utilízalo para ingresar tanta información como consideres necesario. Por ejemplo, si compraste un tornillo en la ferretería de la esquina, puedes anotar si la compra ha sido para reparar una pieza de un equipo de la infraestructura o como parte de un producto que le venderás directamente a un cliente. Incluye también campos para la fecha y el importe de la compra.
Información del saldo
Un libro de caja chica debe proporcionar un sistema claro y simple para saber qué cantidad de dinero hay ahora. Incluye campos para calcular el saldo y poder volver a calcularlo cada vez que extraes o añades dinero. Estos campos deben proporcionarte un marco para resolver ecuaciones simples, lo que te permite restar los importes de aquello que compres al saldo y añadir otros montos para ingresos de efectivo que repongas.
Comparación
Los importes que registres en el libro de la caja chica y el saldo que calcules cada vez que extraes o añades dinero deben coincidir con la cantidad de dinero que quede en la caja luego de que hayas llevado a cabo la transacción. Los protocolos del libro deben incluir un sistema de verificación, que permita determinar si los fondos se han añadido o sustraído de forma precisa y honesta. Por ejemplo, cuenta los fondos y compáralos con la cantidad de dinero que hay en el ilbro cada vez.
Integración
La información del libro es parte de un sistema de contabilidad más amplio que explica la actividad financiera de la compañía a los fines impositivos y que da información sobre la eficacia y rentabilidad del negocio. Integra de forma periódica la información del libro con los registros del sistema de contabilidad general, enumerando los importes de las compras en las categorías adecuadas y utilizando cifras para compensar las ganancias. Mantén además registros de cómo obtuviste los fondos que utilizaste para comentar y reponer la caja, como una extracción de dinero del banco.