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Qué significa conciliar una cuenta bancaria

Escrito por Nelly Acosta última actualización: December 21, 2018

La definición más coloquial que podemos ofrecer sobre conciliación bancaria o conciliación de una cuenta bancaria sería “cuadrar las cuentas”. Es la simple tarea de hacer un seguimiento del dinero que se gasta de una cuenta y asegurarse de que se contabilice en el papel.

La conciliación bancaria es una tarea que consiste básicamente en confrontar los registros que la empresa posee a nivel de su libro mayor, o diarios auxiliares, en específico su cuenta de bancos, con los registros que realiza la propia institución bancaria. Podrá sonar sencillo pero hasta el negocio más pequeño maneja más de una cuenta de cheques, cuenta de activos líquidos, ahorros o productos bancarios similares.

La conciliación bancaria nos permite un seguimiento del comportamiento de buena parte de las transacciones financieras de la empresa y saber cuál es el saldo real de efectivo que maneja periódicamente, de forma semanal o mes a mes.

Conciliar una cuenta bancaria permite detectar cualquier inconsistencia entre los registros contables de la compañía y los estados de cuenta bancarios, analizar la fuente del “descuadre” y de ser necesario proceder a la contabilización del ajuste respectivo o indagación ante el banco.

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¿Por qué es importante conciliar una cuenta bancaria?

La conciliación bancaria puede ser considerada como una tarea tediosa y compleja por lo que puede ser omitida por muchos propietarios de pequeños negocios, sin embargo la conciliación de una cuenta bancaria, como nos explica wealthpilgrim.com, es fundamental para un mejor control de las finanzas. Con una simple revisión del balance de tus cuentas podrás saber:

  •       Si has gastado más de lo que gravaste
  •       Si has registrado más de lo que depositaste
  •       Si alguien no cobró algún cheque
  •       Algún cargo doble u omisión por parte del banco
  •       “Si alguien está echando mano al frasco de los dulces”

La conciliación bancariaes una forma certera para saber si alguno de estos inconvenientes está ocurriendo y en todo caso aplicar los correctivos y hacer los ajustes necesarios.

Para Captio.net la conciliación bancaria es la base para un mejor control de las transacciones financieras, brindándonos la certeza de que los asientos contables son confiables y exactos, ofreciendo seguridad ante una auditoria y un insumo válido para la toma de decisiones. Asimismo permite mantener los registros contables actualizados.

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Insumos para la conciliación bancaria

Para llevar a cabo la conciliación de una cuenta bancaria necesitas nada más que los estados de cuenta bancarios y los registros del libro mayor o diarios auxiliares. Veamos un poco más a fondo.

El estado de cuenta bancario

Los estados de cuenta bancarios son documentos esenciales para realizar una conciliación bancaria adecuadamente.

Un estado de cuenta es un resumen de toda la actividad económica a lo largo de un período determinado (generalmente un mes) en tu cuenta bancaria.

Los bancos normalmente envían los estados de cuentaa sus clientes, de forma digital o en físico, todos los meses para que puedan realizar la conciliación de cuentas. El estado mostrará todos los retiros y depósitos, débitos y créditos realizados en la cuenta y en algunos casos incluye detalles de cargos automáticos, cheques cancelados, reversos de operaciones y otros registros bancarios específicos.

El libro mayor

Por lo general cualquier entidad, sea individuo o negocio que posea una cuenta bancaria, en especial una cuenta corriente, tendrá un libro de contabilidad, sea el libro mayor o un auxiliar que actuará constantemente con un registro de las transacciones realizadas.

Un libro contable de verificación típico contendrá espacios para rellenar los números de cheques o recibos, las fechas de compra o venta, dónde se realizó la transacción, la cantidad, una columna para asentar los gastos o débitos, un espacio para escribir los depósitos y un saldo que muestra la cantidad actual de dinero disponible en la cuenta.

A menudo, hay un lugar para hacer la comprobación de las transacciones contabilizadas. Los libros auxiliares o libro mayor son la otra pieza esencial necesaria para conciliar tu cuenta bancaria.

La coincidencia de los registros

El primer paso en la conciliación de una cuenta es buscar la coincidencia entre las transacciones en tu libro mayor con las transacciones de la cuenta bancaria.

Lo primero es asegurarte del período que comprende el estado de cuenta y del saldo inicial de efectivo reportado en dicho documento. Deberás iniciar tu proceso de conciliación en tus registros en la misma fecha del extracto bancario y partiendo del mismo saldo de efectivo inicial.

Si para el inicio de un mes en particular no coinciden los saldos iniciales tendrás que remontarte a la última vez que coinciden e iniciar desde allí tu tarea de conciliación bancaria.

Trabaja a partir del extracto bancario. Si la primera transacción que aparece en ese mes es un depósito de US$ 500, entonces busca un depósito de US$ 500 en tu libro mayor y colócalo como conciliado. Mira el siguiente elemento, si se trata de un cargo de US$ 23,50 en una tienda, entonces busca la cantidad correspondiente a ese cargo en el libro mayor y confróntalo.

En el caso de que encuentres una transacción en tu estado de cuenta bancario que no aparece en tu libro o registros, indaga un poco más acerca la transacción, busca comprobantes, recibos u otros soportes. Si lo ubicas, entonces es probable que sólo hayas olvidado hacer el asiento, contabilízalo y actualiza el saldo. Si piensas que es un cargo irregular, consulta con tu banco.

Es muy común que algunas entradas o salidas del estado de cuenta no estén registradas en tus libros contables. Debemos recordar que la contabilidad de causación o principio del devengo usado en nuestros registros contables es distinta de la contabilidad de caja que manejan los estados de cuentas.

En el caso de que una entrada en tu libro mayor no quede conciliada en el proceso de comparación con los estados de cuenta, entonces tienes lo que se llama un “descuadre” o “registro de excepción”.

A menudo, este puede ser el caso hacia el final del mes o período de presentación, en muchas ocasiones por diferencias de tiempo en el registro de las transacciones y no debe ser motivo de alarma.

Serás capaz de conciliar esas mismas operaciones cuando tengas a la mano el siguiente estado de cuenta, dichas transacciones muy probablemente estarán en las fechas iniciales del estado bancario.

Para aquellos que necesitan con urgencia conocer cuál es el saldo final de dinero exacto, hay una forma sencilla de determinarlo.

Totaliza todos los recibos pendientes de conciliaciónen tu libro mayor o registros y compáralos con la diferencia en el saldo actual de tu contabilidad y el saldo final de tus estados de cuenta.

Así por ejemplo, si los recibos pendientes suman unos US$ 250 y la diferencia de saldos entre tus registros y el estado bancario es esa cantidad, entonces tienes una cuenta perfectamente conciliada. Si este es el caso, puedes seguir adelante con tus compras y estar seguro de que tu talonario de cheques o asientos son correctos.

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Referencias

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