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¿Cómo preparar un libro mayor general en una hoja de Microsoft Excel?

Escrito por Macarena Cansino Revisado por Karina Da Silva, Lic. última actualización: May 02, 2019

Para la mayoría de los contadores, el Libro Mayor General es el más importante de toda la contabilidad de una empresa pues allí se resumen las transacciones de todas las cuentas contables de forma individual, utilizadas durante un período en específico

Gracias al desarrollo de la computación, hoy en día es muy fácil preparar un libro mayor general en una hoja de cálculo Excel, programa de la empresa Microsoft que se ha convertido en el más usado para estas tareas.

De hecho, hoy en día es prácticamente imposible encontrar a alguien que haga uso de computadores y no haya usado al menos una vez alguno de los programas que forman parte de la suite de ofimática Microsoft Office.

A pesar de la disponibilidad de programas y sistemas operativos alternativos, la realidad es que Microsoft logró durante los últimos 30 años imponer su paquete Office como un estándar en el terreno de la elaboración digital de textos, presentaciones y sobre todo, hojas de cálculo.

El componente de Office especializado en hojas de cálculo se denomina Microsoft Excel y es muy utilizado en el mundo financiero pues permite realizar un seguimiento de los ingresos, gastos y muchos otros conceptos usados en la contabilidad y las finanzas en general.

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Excel incluye todo tipo de funciones, fórmulas y medios para generar gráficos relacionados con tareas financieras y contables, así como su propio lenguaje de programación y macros que permiten automatizar varias tareas.

Gracias a la popularidad de este paquete, hoy existen miles de libros impresos y tutoriales en internet sobre cómo preparar un libro mayor general en una hoja de cáculo Excel y hacer mejor uso de todas las capacidades de este programa.

Entre las numerosas ayudas disponibles se encuentra el uso de plantillas, o modelos prefabricados de hojas de cálculo con todas las fórmulas y casillas necesarias para hacer libros de contabilidad, inventarios, etc.

Aunque muchas de estas plantillas son genéricas y no incluyen todas las opciones que pudieras necesitar con unos sencillos pasos te diremos cómo preparar un libro mayor general en Excel, usando una plantilla descargada de internet o una que ya venga preinstalada en tu computadora.

Breve historia de Microsoft Excel

En el año 1982 Microsoft lanzó al mercado un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan, que tuvo mucho éxito en la plataforma CP/M, pero que no logró captar el gusto de los usuarios de sistemas MS-DOS de la propia Microsoft, que en esos momentos era muy usado en los primeros computadores personales (PC) en hogares y oficinas.

De hecho, Multiplan no tenía posibilidad de éxito frente al popular Lotus 1-2-3, entonces líder en esta área, pero aprovechando el éxito de la empresa Apple con sus computadoras basadas en gráficos, Microsoft lanzó en 1985 su primera versión de Excel para sistemas MacIntosh, mientras que en 1987 lanzó la primera versión para su ambiente gráfico Windows.

Debido a que Lotus tardó demasiado en adaptar su programa 1-2-3 al ambiente Windows, que ahora era el preferido de los antiguos usuarios del MS-DOS, quedó relegado ante Excel y este pasó a liderar el campo de la contabilidad en computadora.

Adicionalmente, Microsoft impuso su ventaja competitiva y consolidó el uso masivo a nivel mundial tanto de su sistema operativo Windows como de su paquete de ofimática Office, que incluye a Excel (hoja de cálculo), Word (procesador de textos), Powerpoint (presentaciones) y Outlook (gestión de correo), además de otros programas complementarios.

A esto se une que cada 2 a 3 años lanza nuevas versiones de este paquete, agregándoles más funciones y características para comodidad del usuario y manteniendo su ventaja tecnológica sobre cualquier rival.

Pasos para crear un libro mayor general en Excel

El paso más sencillo para empezar es descargar una plantilla disponible para libro mayor en Excel desde uno de los sitios que las proporcionan gratuitamente y los cuales puedes ubicar fácilmente con una sencilla búsqueda en tu navegador preferido.

Debes asegurarte que esta plantilla trabaje en todas las versiones de Excel, o al menos en las versiones de Office 2003 en adelante, que son las que con mayor frecuencia estarán en uso en oficinas y empresas hoy en día.

Si usas una plantilla hecha para una versión muy antigua de Excel es posible que puedas cargarla luego en otro computador, pero seguro faltarán muchas funciones y fórmulas que puedes necesitar para hacer un libro.

Recuerda que un libro mayor es un registro de las transacciones de cada cuenta dentro del sistema contable. Dado que usar un libro mayor general y las técnicas de contabilidad adecuadas requiere el uso de la contabilidad de doble entrada, cada transacción debe afectar a dos cuentas.

  • Al abrir un documento nuevo usando la plantilla descargada, haz clic en la celda justo por encima del "1" y a la izquierda de la "A." Esto pondrá de relieve toda la página en la hoja de contabilidad en general.
  • Sostén las teclas "Ctrl" y "C" para copiar la hoja. Haz clic en el botón "Insertar" en la barra de menú superior y baja hasta "Hoja", luego haz clic en ella.
  • Haz clic en la celda de la esquina superior izquierda por encima del "1" y a la izquierda de la "A" en la nueva hoja de cálculo y mantén presionadas las teclas "CTRL" y "V" para pegar la plantilla de libro mayor general en otra hoja. En esta plantilla hay espacio para ingresar las transacciones del libro mayor en nueve cuentas diferentes.

Crea por lo menos cinco hojas idénticas, lo que te da un total de 45 cuentas diferentes a las que puedes dar seguimiento.

  • La primera hoja debe ser de cheques, ahorros o cuentas de nómina; nómbrala "Cuentas bancarias". Se crea el título haciendo clic en la pestaña en la esquina inferior izquierda en la etiqueta "Hoja 1" y eligiendo el botón "Renombrar".
  • La segunda hoja debe ser las cuentas de "Ingresos". Incluyen los ingresos por ventas, los ingresos por servicios y el reembolso de los honorarios pagados.
  • La tercera hoja debe ser para las cuentas de "gastos". Estos incluyen las rentas que se pagan, los servicios públicos, mano de obra y las licencias o impuestos.
  • La cuarta hoja deben ser las cuentas de "Capital", incluyendo la inversión inicial para poner en marcha la empresa, ya sean aportaciones del propietario y cualquier reinversión en la empresa.
  • Finalmente, la quinta hoja debe ser para el "Pasivo", incluyendo préstamos para edificios, vehículos, equipos y tarjetas de crédito.

Ahora crea hojas adicionales para aquellas áreas que tengan más de nueve cuentas. Si por alguna razón una de las categorías tiene más de nueve cuentas de "Gastos", por ejemplo, crea una o dos hojas más y cambia su nombre a "Gastos 2" y "Gastos 3".

Cada cuenta que crees debería tener asignado un número. Por lo general, todas las cuentas bancarias inician con 10, mientras que las cuentas de ingresos comienzan con 20, las de gastos con 30, las de patrimonio con 40 y las cuentas de pasivo con 50.

No dejes de leer: Cómo hacer un libro mayor de cuentas

Ten en cuenta las columnas en cada entrada general de la contabilidad. Las columnas de fecha y descripción se explican por sí mismas. La Columna "Registro de Referencia" es para ingresar el número de la otra cuenta afectada en la misma operación. Las columnas restantes son "Débito", "Crédito" y "Balance".

La mayoría de las veces un débito en una cuenta agrega dinero a esa cuenta y un crédito retira dinero de esa cuenta. Para cada débito debe haber un crédito.

Otra forma de verlo es esta: Un débito es "lo que tienes" y un crédito es "de dónde proviene". Por ejemplo, pagas US$400 por tu factura de electricidad, usando para ello un cheque de tu cuenta de negocios. Pregúntate a ti mismo ¿qué se obtiene? Tienes un valor de US$400 de electricidad, por lo que cargas a la cuenta Utilidades (#3010) US$400.

Ahora pregúntate, ¿de dónde viene? Viene de tu cuenta de cheques, por lo que tienes que abonar US$400 en la cuenta bancaria (#1010). En la cuenta de utilidades coloca #1010 en la columna "Registro de referencia" y en la cuenta bancaria registra (#3010) en esa misma columna.

Este artículo fue escrito, editado y revisado exhaustivamente por el equipo de Cuida Tu Dinero con la finalidad de asegurar que los lectores reciban la mejor y más detallada información posible. Para enviarnos tus inquietudes, ideas o simplemente saber más acerca de Cuida Tu Dinero, escríbenos aquí.