Cómo hacer una factura con Excel

Escrito por Dawn Marcotte ; última actualización: February 01, 2018
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Las facturas varían de acuerdo al tipo de negocio. Incluyen información general como el nombre del negocio, la dirección postal, los números de teléfono y fax, la fecha de la factura y su correspondiente número. Las cuentas detalladas deberían tener un total antes y después de los impuestos y es posible que necesiten tener subtotales de acuerdo al tipo de elemento. Excel permite la flexibilidad para cambiar las facturas, según sea necesario. Crea una factura individualizada o elige una plantilla disponible en línea.

Realiza una factura en Excel

Abre un nuevo archivo de Excel. Escribe el nombre de la compañía en la primera celda y su dirección en la segunda. Ingresa la ciudad, el estado y el código postal en la tercera celda. Luego saltea 3 líneas.

Escribe el nombre de la persona a quien facturar en la siguiente fila. Sigue el patrón anterior para ingresar el nombre del negocio y la dirección postal completa del negocio al cual facturar en líneas, una debajo de la otra, en la columna A. Dirígete a la columna F en la misma fila del nombre de las personas de contacto y escribe el encabezado: número de factura. Escribe el título: fecha de vencimiento directamente debajo de la cabecera del número de factura.

Salta tres filas. En la columna A escribe el encabezado: artículo. En la columna B escribe el encabezado: fecha. En la C ingresa el encabezado: descripción. Salta hasta la columna G e introduce: total. Si se requiere información adicional utiliza las celdas D a la F y escribe el encabezado apropiado. Esto completa el diseño básico de la factura.

Cambia el tipo de fuente y el tamaño de las columnas o filas como lo desees. Los encabezados deberían ser de al menos 14 puntos de fuente y en negrita para hacerlos más visibles para el cliente. Agrega color a las líneas resaltando las celdas y eligiendo un color. Verifica que la impresión sea fácil de leer.

Dirígete a la línea 35, columna F y escribe el encabezado: subtotal. Escribe el título: impuesto en la línea 35, columna F y el encabezado: total en la línea 37, columna F. Si se necesitan encabezados adicionales específicos al negocio, insértalos como lo desees. Estos podrían incluir el depósito pago o los cargos por visita. Para hacer que la factura sea más fácil de leer estos encabezados podrían estar justificados a la derecha.

Dirígete tres líneas debajo del encabezado de saldo deudor y escribe cualquier información adicional necesaria como: "Por favor hacer los cheques a nombre de XXX" o "el pago vence en 7 días".

Guarda el documento. Ésta es la plantilla de la factura. Escribe la información correcta junto a cada encabezado, según sea apropiado.

Consejos

Los gráficos pueden insertarse en la plantilla como lo desees. Si la factura será larga, considera hacer una línea en medio del cuerpo de la factura de un color claro para facilitar la lectura.

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