Cómo hacer una factura con Excel

Las facturas varían de acuerdo al tipo de negocio. Incluyen información general como el nombre del negocio, la dirección postal, los números de teléfono y fax, la fecha de la factura y su correspondiente número. Las cuentas detalladas deberían tener un total antes y después de los impuestos y es posible que necesiten tener subtotales de acuerdo al tipo de elemento. Excel permite la flexibilidad para cambiar las facturas, según sea necesario. Crea una factura individualizada o elige una plantilla disponible en línea.

1

Realiza una factura en Excel

Abre un nuevo archivo de Excel. Escribe el nombre de la compañía en la primera celda y su dirección en la segunda. Ingresa la ciudad, el estado y el código postal en la tercera celda. Luego saltea 3 líneas.

Escribe el nombre de la persona a quien facturar en la siguiente fila. Sigue el patrón anterior para ingresar el nombre del negocio y la dirección postal completa del negocio al cual facturar en líneas, una debajo de la otra, en la columna A. Dirígete a la columna F en la misma fila del nombre de las personas de contacto y escribe el encabezado: número de factura. Escribe el título: fecha de vencimiento directamente debajo de la cabecera del número de factura.

Salta tres filas. En la columna A escribe el encabezado: artículo. En la columna B escribe el encabezado: fecha. En la C ingresa el encabezado: descripción. Salta hasta la columna G e introduce: total. Si se requiere información adicional utiliza las celdas D a la F y escribe el encabezado apropiado. Esto completa el diseño básico de la factura.

Cambia el tipo de fuente y el tamaño de las columnas o filas como lo desees. Los encabezados deberían ser de al menos 14 puntos de fuente y en negrita para hacerlos más visibles para el cliente. Agrega color a las líneas resaltando las celdas y eligiendo un color. Verifica que la impresión sea fácil de leer.

Dirígete a la línea 35, columna F y escribe el encabezado: subtotal. Escribe el título: impuesto en la línea 35, columna F y el encabezado: total en la línea 37, columna F. Si se necesitan encabezados adicionales específicos al negocio, insértalos como lo desees. Estos podrían incluir el depósito pago o los cargos por visita. Para hacer que la factura sea más fácil de leer estos encabezados podrían estar justificados a la derecha.

Dirígete tres líneas debajo del encabezado de saldo deudor y escribe cualquier información adicional necesaria como: "Por favor hacer los cheques a nombre de XXX" o "el pago vence en 7 días".

Guarda el documento. Ésta es la plantilla de la factura. Escribe la información correcta junto a cada encabezado, según sea apropiado.

×