¿Cuáles son las partes de una factura?

En términos simples, una factura es una cuenta de bienes o servicios que ofrece un relato detallado de lo que se compró y el precio de cada artículo.

La factura de compra (conocida también como mercantil) es un documento formal, una cuenta que se envía a un cliente una vez que éste ha recibido una mercancía o un servicio que no ha sido pagado.

Juega un papel primordial en el cobro oportuno, el seguimiento de las cuentas por cobrar, la recuperación del capital invertido y la eficiencia del ciclo operativo y es el último paso en la venta de un producto o servicio.

Como documento mercantil, debe reflejar a detalle toda la operación de compra-venta a fin de minimizar el tiempo requerido para perfeccionar el pago como identificación de la empresa proveedora, además que muestra información de contacto del cliente, el número de factura o número de orden de compra, la descripción del producto o servicio y su precio unitario, así como la fecha de vencimiento y el importe o valor de la facturación.

Revisamos cada uno de los elementos o partes que debe contener una factura como instrumento de registro, control y cobrabilidad de una cuenta.

Te puede interesar: ¿Cuál es la diferencia entre una orden de venta y una factura?

De acuerdo con el sitio Patriotsoftware.com, la factura cumple diversos roles, entre ellos, el ser un instrumento de cobro, una herramienta para el registro y control de la recuperación o cobranza, así como un registro financiero ante una auditoría del Servicio de Impuestos Internos o IRS.

Puedes emitir facturas y llevar un control de la facturación manualmente o con apoyo de un software contable.

Como instrumento de cobro es de suma importancia que sepas cómo facturar a tus clientes; debe ser precisa pues una inexactitud o error de facturación puede hacer lento el proceso de recuperación, afectando el ciclo de caja.

Sea que te apoyes en un software para facturación o utilices una plantilla manual, es importante que aprendas a reconocer los elementos o partes de una factura. Aquí te mostramos algunos elementos esenciales, según el sitio chargebee.com

Una factura debe contener la información de contacto, tanto del emisor o proveedor, como el destinatario o cliente.

La información básica que se suele incluir en la factura comercial es:

• Nombre completo o denominación, tanto de la empresa emisora como del cliente
• Dirección y apartado postal
• Número telefónico de ubicación
• y un correo electrónico.

La inclusión de la información de contacto es obvia pero, aunque resulte insólito, algunas empresas la omiten, lo que dificulta cualquier comunicación por parte del cliente ante alguna duda o necesidad de contacto.

Aun y cuando se trate de un negocio pequeño, un número de control (también conocido como número de registro o de factura) ayuda a llevar el seguimiento de la cuenta y otras gestiones internas asociadas al pedido, como la logística, el despacho y el inventario.

Este simple número ayuda a ubicar más rápidamente detalles específicos de la operación como son los datos del cliente, detalles de la venta, importe adeudado y términos de cobro, aún si el registro se lleva a cabo manualmente.

No dejes de leer: ¿Qué es una factura de venta en términos contables?

La fecha muestra el día en que se llevó a cabo el registro o despacho; también se suele incluir la fecha de vencimiento de pago.

Para esta última fecha, se debe cuidar que tenga expresiones como “Páguese antes de…”, en lugar de “vence en 30 días”. Esto ayuda con la recuperación; si se ofrece algún descuento por pronto pago, también debe ser indicado en esta sección.

Una parte imprescindible es la descripción detallada del producto.

Una factura no puede llamarse tal si no ofrece el detalle preciso de los artículos vendidos o servicios perfeccionados: cantidad, precio unitario, importe por artículo (cantidad por el precio) y finalmente, si es objeto de gravamen o exento.

Según el sitio chargebee.com “es un medio de transparencia” para que los clientes examinen con detalle lo que están comprando.

Te puede interesar: ¿Cómo calcular un descuento del diez por ciento?

La información del subtotal a pagar (importe antes de impuesto), impuestos o tasas aplicadas y el total a pagar se despliega al pie de la factura.

Se deja también un apartado por si el cliente, al momento del despacho, llevó a cabo un abono; sólo asegúrate de contabilizarlo.

Muchas veces, al pie de página también se incluyen los medios de pago aceptados; si se trata de una factura en formato digital, se incluye el sitio web de la empresa con un link directo para las instrucciones de pago, como los detalles para la transferencia o depósito directo.

Al pie de la factura se pueden incluir también ciertas notas, como si se tratara de las letras pequeñas de un contrato, para indicar alguna promoción, término de pago, recomendación acerca del producto, e incluso, algún lema o nota de agradecimiento.

Una visión esencial de los elementos y partes de una factura es un paso importante en la efectiva recuperación de las cuentas y una vinculación permanente y de largo plazo con clientes.