Cómo crear un plan de proyecto simple

Escrito por Chuck Brown ; última actualización: February 01, 2018
Paul Bradbury/OJO Images/Getty Images

Los planes de proyectos, sin importar qué tan simples sean, son un elemento clave para poderlos dirigir exitosamente. Son útiles porque requieren que pienses en todo el proyecto y pongas los detalles del mismo en papel. Cuando son estrictamente respetados y te ciñes a ellos, los planes de proyecto pueden ayudarte a estar más organizado durante el proceso de trabajo en un nuevo emprendimiento.

Determina un objetivo. Comienza cualquier plan de proyecto con un concepto o idea claro y bien definido. Debes saber exactamente qué es lo que quieres conseguir. Haz una lluvia de ideas sobre los detalles específicos del proyecto. Estos deben incluir quién hará cada cosa, cuándo la hará y cómo encaja cada parte en la consecución general del proyecto.

Determina quién hará cada cosa. Contacta a cada una de las personas (socios) que planeaste involucrar en tu plan de acción. Habla con ellas para confirmar lo que necesitan para poder cumplir con su parte del proyecto. Luego de esto, usa tus listas de necesidades para establecer objetivos temporales a ser alcanzados por cada colaborador.

Escribe el plan de acción de manera tal que coincida con la lista de objetivos temporales. Ordénalos para que sean cumplidos cronológicamente, por departamento, en secuencia unos con otros. Una vez establecidos junto con sus fechas límite y la persona a cargo, podrás ver el proyecto encaminado hacia su consecución.

Distribuye el plan de comunicación establecido. Este tiene que estar listo antes de comenzar a trabajar. La comunicación debe ser continua. Todos necesitan saber qué está haciendo cada uno, las expectativas de progreso, y las fechas proyectadas y de finalización del proyecto.

Planifica considerando eventualidades. Esto te ayudará a ser flexible, porque pueden suceder eventos inesperados que cambien tu plan de proyecto. Aparta una "reserva" de tiempo para las tareas y fechas de finalización. Agrega un porcentaje del tiempo total al cronograma proyectado. Ten listo personal de reserva en caso de que haya emergencias con los colaboradores. Para ello, pídeles a ellos que tengan a alguien que pueda cubrirlos y que lo mantengan informado del progreso del proyecto. Calcula los riesgos y sus costos. Presupuesta todo con un extra para cubrir inconvenientes. Simplemente, aumenta el costo en un porcentaje del total estimado para ese elemento de la línea.

Consejos

Luego de que comience el trabajo, debes estar atento en caso de que necesites cambiar roles y responsabilidades. Solicita informes de progreso regulares programados.

Advertencias

Los recortes presupuestarios grandes pueden poner en peligro el proyecto total. Reevalúa las cuestiones relacionadas con la gestión de riesgos a medida que progresa el proyecto.

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