Cómo usar una máquina registradora eléctrica paso a paso

Cuando James Ritty inventó la caja registradora nunca imaginó que se convertiría en un símbolo del comercio. Y es que estas populares máquinas -antes mecánicas- son sumamente útiles, en especial en tiendas y negocios abiertos al público.

A fin de cuentas, las cajas registradoras no solo hacen cálculos matemáticos -como un descuento del 20% o el cálculo de los impuestos- sino que además registran las ventas del día, emiten facturas y compilan los movimientos entrantes por mes, trimestre, semestre o año.

Si bien en la actualidad han sido reemplazadas por los T.P.V. -también conocidos como P.O.S, terminales de puntos de venta o Point of Sales- siguen utilizándose en la mayoría de los comercios, en especial en las tiendas de abarrotes, restaurantes, pastelerías y cualquier otro negocio del sector retail.

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Esto dependerá del tipo de máquina. Y es que, dejando a un lado el año -que es un factor importante- las máquinas registradoras se diferencian de otras por el modelo, la marca e incluso la localidad en donde operan.

Recuerda que las leyes de imposición fiscal son distintas en cada país y podrían exigir a los fabricantes la incorporación de ciertas opciones en la máquina para cumplir con la normativa aplicable, como el cálculo de distintos porcentajes de impuesto al valor agregado (IVA, ISVA, IGV, etc.), el desglose de la compra por ítems, entre otros.

Además, algunas cajas registradoras son muy simples y solo cuentan con opciones básicas -registro de ventas y cierre diario- mientras que otras incorporan todo un abanico de herramientas que le permiten al comerciante analizar sus ventas mensuales, sumar el total de las ventas del mes, etc.

Estos cálculos son posibles porque los modelos más recientes incluyen ciertas mejoras, como una memoria de almacenamiento que puede registrar los movimientos durante 5-10 años, dependiendo del fabricante.

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Si bien todas las máquinas registradoras tienen sus diferencias, también cuentan con similitudes que hacen que manejarlas sea más fácil de lo que se piensa:

#1 Prepara la caja registradora

Conecta la máquina registradora a la toma de energía. Toma en cuenta que muchos modelos se encienden automáticamente, pero otros requieren un encendido manual ya sea con un suiche -o botón de encendido- o presionando la tecla “CAJERO”.

#2 Revisa si tiene papel de impresión

Probablemente tengas que desmontar la carcasa o tapa para asegurarte de esto. La mayoría de los modelos se desmontan a presión y usan dos rollos de cinta térmica: uno para imprimir las facturas que le das a los clientes y otro para emitir una copia o respaldo.

#3 Chequea la cinta de tinta

Las cintas de papel que usan las máquinas registradoras suelen ser térmicas, es decir, no necesitan tinta. Pero algunos modelos operan con cintas de tinta parecidas a las de un fax. Así que, si tu máquina utiliza tinta, verifica que haya suficiente.

#4 Familiarízate con las teclas

Las máquinas registradoras cuentan con tres tipos de teclas:

• Un teclado numérico para ingresar los montos, sumas, etc.
• Un teclado QWERTY para personalizar las facturas y recibos
• Un teclado de categorías que agrupa el inventario o los servicios
• Teclas de acciones rápidas, como “CHEQUE”, “TOTAL/EFECT” o “CAJERO”

Estudia las teclas y sus distintas combinaciones con el manual de la caja registradora o pregúntale a la empresa que realiza el mantenimiento de tu máquina si ofrecen tutoriales de uso.

#5 Registra las ventas

Una vez que conozcas a fondo a la máquina registradora, ¡estás listo para registrar las ventas! Si bien cada modelo es diferente, la mayoría de las cajas registradoras funcionan de la siguiente forma:

• Antes que nada, personaliza el recibo o factura. Para acceder al menú de personalización, presiona “ALT NVL + F1”.
• Introduce los datos del comprador: nombre, DNI, teléfono, dirección. Registra cada dato con las teclas QWERTY y presiona “ENTER” o “TOTAL/EFECT” cuando termines.
• Usa el teclado numérico para ingresar el monto de la venta. Verifícalo antes de continuar, ya que el sistema de anulación de las cajas registradoras es difícil de manejar.
• Busca la categoría de inventario a la que pertenece el producto y presiónala. Por ejemplo, “REVISTAS”.
• Si no hay más productos, registra el método de pago. Caso contrario, presiona “SUBTOTAL” y sigue con el ingreso de los productos.

#6 Registra el método de pago

Las cajas registradoras cuentan con distintas opciones de pago: efectivo, cheque, débito y crédito. Sin embargo, la mayoría de los equipos solo comparten dos teclas en común: “CRÉDITO/TICKET” y “TOTAL/EFECT”.

Después de registrar la venta, haz clic en la tecla relacionada con el método de pago. Automáticamente se imprimirá la factura y se abrirá la gaveta de la caja para guardar los billetes o el recibo del punto de venta y dar el cambio.

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#7 Haz el cierre de la caja registradora

La mayoría de los negocios retail hacen un cierre de caja diario, que no es otra cosa que sumar las ventas del día y verificar que coinciden con el efectivo y los recibos del punto de venta que están en la gaveta.

Puedes facilitar el cierre con la impresión de un reporte Z que detalle todas las operaciones del día por categorías y montos totales. Para hacerlo, sigue los siguientes pasos:

• Presiona “CAJERO” para ingresar al menú.
• Con ayuda de las flechas de navegación, escoge el método “MODO Z” y haz clic en “TOTAL/EFECT” o “ENTER”.
• Selecciona la opción “IMPRIMIR REPORTE DIARIO” o similar.
• Introduce la clave de la máquina registradora. Este es un pin de 4 o 5 números que, usualmente, es “0000” o “00000”. Sin embargo, los programadores pueden asignarte una clave personalizada.
• Haz clic en “TOTAL/EFECT” y ¡listo! La máquina comenzará a imprimir el reporte.

Recuerda: Este paso a paso puede cambiar dependiendo del modelo de la máquina. Asegúrate de leer el manual antes de comenzar a usarla.