Cómo crear una agenda de reuniones

Escrito por Kendall Olsen ; última actualización: February 01, 2018
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Una agenda es una lista escrita de las tareas y temas de una reunión programada. Esta lista puede servir como marco para una reunión productiva, mantener grupos de ayuda en una tarea y lograr las cosas que hay que hacer. Las agendas que se preparan cuidadosamente antes de una reunión permitirán a los participantes completar la investigación de antecedentes antes de tiempo, agregar temas de interés o puntos de discusión, y pensar en ideas antes de llevarlas a la discusión. Las agendas preparadas debidamente crean reuniones más eficientes y empresas más productivas.

Crea una plantilla para la agenda de reunión que se pueda reutilizar en todo momento. Incluye espacios para la logística de la reunión, propósito, asistentes, expectativas de preparación y los temas de la agenda.

Completa la plantilla de la agenda listando la logística de la reunión. Incluye el tiempo de inicio y fin de la reunión, su fecha y lugar, quienes estarán presentes y una breve información biográfica de los participantes externos. Las reuniones en línea deben contener un aviso para iniciar la sesión unos minutos antes y cómo poner a prueba los sistemas de compatibilidad. Elimina las posibles preguntas proporcionando toda la información necesaria con anticipación.

Lista el propósito de la reunión y sus resultados deseados. Los participantes deben saber de antemano si se les va a solicitar que tomen una decisión, dar una opinión o una lluvia de ideas.

Agrega información relevante acerca de lo que los participantes deberán traer, listas de URLs u otros materiales de lectura que deben ser revisados ??antes de tiempo, así como la información sobre cómo acceder a los documentos pertinentes. Explica lo que los participantes deben hacer con anticipación para prepararse para la reunión.

Determina qué elementos deben incluirse en el programa y escribe títulos descriptivos para cada uno, indicando lo que se va a debatir. Todos los artículos deben tener un curso de acción para guiar a los participantes en la dirección correcta.

Usa verbos accionables para describir los temas de la agenda, como los que describen cómo llevar a cabo las tareas para alentar a los resultados tangibles durante la reunión.

Crea un orden lógico de un punto a otro a medida que agregues elementos a la agenda. Por ejemplo, puedes enumerar los temas de la agenda por el departamento, el orden de urgencia o cualquier tipo de organización que prefieras. Alterna temas difíciles con las tareas en forma rápida, sencilla y agradable para que los participantes puedan sentir una sensación de logro como los elementos que se han completado.

Escribe el tiempo aproximado que cada tema debe tener en la discusión al lado de cada tema del programa. Esto ayudará a mantener la reunión en pista. También incluye el nombre o las iniciales de la persona que se encargue de presentar la información.

Revisa la agenda de la reunión anterior para garantizar la continuidad y seguimiento a los temas anteriores.

Consejos

Asegúrate de dejar espacio en torno a temas de una agenda para que los participantes tengan espacio para tomar notas.

Advertencias

No intentes acaparar demasiado en una sola reunión. Largas reuniones no deben ser causadas por largas agendas, en cambio, los temas deben ser explorados y debatidos en profundidad según sea necesario. No dejes las decisiones importantes para lo último o éstas podrían no ser tomadas hasta que se considere una reunión de seguimiento.

Sobre el autor

Kendall Olsen has been writing for more than 20 years She is a University of Missouri-St. Louis Gateway Writing Project Fellow and has published instructional materials with the McDonald Publishing Company. Olsen holds an Ed.S. in educational technology, an M.Ed. in secondary English curriculum and instruction, a B.S. in elementary education and a B.A. in art history.

Créditos fotográficos

  • Polka Dot RF/Polka Dot/Getty Images
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